Les Archives fédérales atteignent leurs limites avec leur offre de numérisation
Les Archives fédérales ne s'y attendaient pas : leur offre de numérisation gratuite de dossiers connaît un vif succès. Le personnel est débordé, et les clients attendent leurs commandes depuis plus de sept semaines.

Les Archives fédérales à Berne sont plus anciennes que la Constitution fédérale (1848). Dès 1798, les Chambres de la République helvétique (1798-1803) ont décidé de créer des Archives nationales. Aujourd'hui, l'imposant bâtiment principal se trouve au bout de la rue des Archives. Un petit parc et un chemin pavé de pierres ramènent les visiteurs aux temps anciens.
Au cours des 220 années qui se sont écoulées depuis sa création, tant de documents ont été enregistrés que, mis bout à bout, ils représenteraient une longueur de plus de 66 kilomètres. Et chaque année, le fonds s'accroît de plus d'un kilomètre supplémentaire.
Forte augmentation des dossiers numériques
L'entretien a un prix. En 2018, les charges financières des Archives fédérales se sont élevées à 19,2 millions de francs. L'année dernière, les salles de lecture ont accueilli 1007 visiteurs (2017 : 1510). Les unités d'archives livrées sous forme numérique ont fortement augmenté. Entre 2014 et 2018, les demandes ont triplé pour atteindre 3432 dossiers.
Les Archives fédérales prévoient désormais d'augmenter encore le nombre d'unités d'archivage numérique. Désormais, il sera également possible de commander des commandes de numérisation confortablement depuis chez soi. Et tout cela gratuitement.
Dans sa newsletter d'août 2019, les archives se sont adressées directement à leurs utilisateurs : "Nous recherchons des utilisateurs pilotes pour tester l'accès en ligne sous toutes les coutures au cours des prochains mois". Le public cible comprend des historiens, mais aussi des profanes.
Ils pourront désormais commander des documents que les collaborateurs des Archives fédérales scanneront et leur enverront par e-mail. Cela évite de devoir se rendre à Berne, ce qui prend beaucoup de temps.
Les Archives fédérales parlent d'une "erreur d'appréciation
Et les utilisateurs ne devraient pas avoir à attendre longtemps avant de recevoir leurs documents : La numérisation, écrivent les Archives fédérales sur leur site Internet, "dure deux jours ouvrables".
Il s'avère aujourd'hui que cette promesse ne pourra pas être tenue. Selon les recherches de l'agence de presse Keystone-SDA, les utilisateurs pilotes attendent déjà depuis plus de sept semaines la numérisation du document qu'ils ont commandé.
Trois semaines après le lancement du projet pilote, les testeurs ont reçu un message de Berne : "Quelques jours après notre appel, 300 personnes se sont déjà manifestées". Le grand intérêt suscité a entraîné "des retards plus importants".
Cela bouleverse la planification des Archives. On s'attendait à beaucoup moins de commandes par utilisateur pilote, a déclaré le chargé de communication des Archives fédérales, Simon Meyer : "C'était une erreur d'appréciation".
Les Archives fédérales en tant que précurseur
Désormais, jusqu'à neuf collaborateurs tentent chaque jour de gérer le flot de commandes. Deux tiers des collaborateurs sont des spécialistes externes. "Grâce à des améliorations dans le processus de travail, nous numérisons désormais nettement plus de dossiers par jour que dans la phase initiale", a déclaré Meyer. Malgré cela, une limitation des commandes a été introduite.
Les Archives fédérales se considèrent comme des précurseurs en matière de numérisation. "A notre connaissance, il n'existe actuellement aucune autre archive nationale qui soit déjà aussi avancée avec notre approche", a déclaré Simon Meyer. Les Archives fédérales numérisent les dossiers "à la demande", c'est-à-dire indépendamment du fait que le dossier se trouve dans les archives sous forme analogique ou numérique.
L'office fédéral entend informer les utilisateurs pilotes dans les prochains jours du temps qu'ils devront encore attendre pour recevoir leurs commandes. (SDA)
















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