Gli Archivi Federali raggiungono i loro limiti con i servizi di digitalizzazione
L’Archivio Federale non se lo aspettava: la sua offerta di digitalizzare gratuitamente i fascicoli sta riscuotendo grande successo. Il personale è al limite delle proprie capacità e i clienti attendono i propri ordini da oltre sette settimane.

L'Archivio federale di Berna è più antico della Costituzione federale (1848). Già nel 1798, i consiglieri della Repubblica Elvetica (1798-1803) decisero di istituire un archivio nazionale. Oggi, l'imponente edificio principale si trova alla fine della Archivstrasse. Un piccolo parco e un sentiero lastricato di pietra riportano i visitatori ai tempi passati.
Nei 220 anni trascorsi dalla sua fondazione, sono stati registrati così tanti documenti che, messi insieme, raggiungerebbero una lunghezza di oltre 66 chilometri. E ogni anno l'inventario cresce di oltre un chilometro.
Forte aumento dei dossier digitali
La manutenzione ha il suo prezzo. Nel 2018, le spese finanziarie dell'Archivio federale sono state pari a 19,2 milioni di franchi. L'anno scorso le sale di lettura hanno contato 1007 visitatori (2017: 1510). Il numero di unità archivistiche consegnate digitalmente è in forte aumento. Tra il 2014 e il 2018, le richieste di informazioni sono triplicate, raggiungendo i 3432 fascicoli.
L'Archivio federale sta progettando di aumentare ulteriormente il numero di unità di archivio digitale. Sarà inoltre possibile ordinare lavori di digitalizzazione comodamente da casa. Il tutto gratuitamente.
Nella newsletter di agosto 2019, l'archivio si è rivolto direttamente ai suoi utenti: "Stiamo cercando utenti pilota per mettere alla prova l'accesso online nei prossimi mesi". Il pubblico target comprende storici e non.
Ora potranno ordinare documenti che il personale dell'Archivio federale scannerizzerà e invierà per e-mail. In questo modo si elimina il lungo viaggio a Berna.
L'Archivio federale parla di "errore di valutazione".
E gli utenti non dovrebbero aspettare a lungo per la consegna: Secondo quanto riportato dall'Archivio federale sul suo sito web, la digitalizzazione "richiede due giorni lavorativi".
Ora sembra che questa promessa non possa essere mantenuta. Secondo una ricerca dell'agenzia di stampa Keystone-SDA, gli utenti pilota stanno già aspettando più di sette settimane per la digitalizzazione dei documenti ordinati.
Tre settimane dopo il lancio del progetto pilota, i tester hanno ricevuto un messaggio da Berna: "A pochi giorni dal nostro appello, 300 persone si erano già iscritte". Il grande interesse ha portato a "grandi ritardi".
Ciò sta sconvolgendo la pianificazione dell'archivio. Si aspettavano un numero molto inferiore di ordini per utente pilota, ha dichiarato Simon Meyer, responsabile della comunicazione dell'Archivio federale: "È stata una valutazione sbagliata".
L'Archivio federale come pioniere
Oggi, fino a nove dipendenti cercano di far fronte alla marea di ordini giornalieri. Due terzi dei dipendenti sono specialisti esterni. "Grazie ai miglioramenti apportati al processo di lavoro, oggi digitalizziamo un numero di fascicoli giornalieri nettamente superiore rispetto alla fase iniziale", ha dichiarato Meyer. Tuttavia, è stata introdotta una restrizione sugli ordini.
L'Archivio federale si considera un pioniere della digitalizzazione. "Per quanto ne sappiamo, attualmente non esiste nessun altro archivio nazionale che sia arrivato a questo punto con il nostro approccio", ha dichiarato Simon Meyer. L'Archivio federale digitalizza i dossier "su richiesta", cioè indipendentemente dal fatto che il dossier sia disponibile in archivio in forma analogica o digitale.
Nei prossimi giorni l'Ufficio federale comunicherà agli utenti pilota quanto tempo dovranno attendere per ricevere i loro ordini. (SDA)
















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