L'éternel va-et-vient de Mediapulse concernant l'audimat TV de l'année dernière, l'affaire Carlos ou encore la série de reportages peu flatteurs sur les événements survenus à l'université de Zurich - de telles situations de crise peuvent facilement détruire la bonne image d'une marque. Mais un désastre est toujours une chance ; pour l'amélioration de la structure de l'entreprise, du produit, de l'image médiatique, de la gestion de crise. Mais comment le "maître du désastre" se présente-t-il face aux médias ? Si tant est qu'il existe un Bruce Lee de la communication de crise. La plupart du temps, le lecteur secoue la tête avec étonnement à la lecture quotidienne des journaux - moins à cause de la crise que du drame médiatique qui en résulte. Mais si l'on observe le foyer de crise de l'intérieur plutôt que du point de vue du lecteur, les liens deviennent clairs : les différents intérêts du conseil d'administration, les mécanismes d'éviction, la peur panique d'un éventuel comportement fautif, les restrictions juridiques et d'autres foyers de crise découverts au mauvais moment. Les difficultés rencontrées dans la gestion des crises ne s'arrêtent pas là, loin de là. Le plus difficile est qu'il n'y a souvent pas de stratégie ni d'attitude générale de l'entreprise qui pourrait être appliquée de manière conséquente à la communication en cas de crise. De même, les analyses approfondies des crises passées sont loin d'être suffisantes dans la recherche. Et lorsque des spécialistes de la communication de crise issus des domaines de la recherche, de la formation et du conseil parlent de leurs expériences et de leurs points de vue, il s'avère qu'il existe des approches divergentes de la communication de crise qui se contredisent déjà sur la question de savoir si un concept préfabriqué pour la communication de crise a un sens.
Stratégie de communication de crise - une contradiction dans les termes ?
L'ancien chef de l'information de la conseillère fédérale Ruth Metzler-Arnold et aujourd'hui partenaire dirigeant de l'entreprise de conseil Klaus-Metzler-Eckmann, Hans Klaus, est convaincu que l'expérience et le tact jouent un rôle prépondérant dans la communication de crise. Selon lui, il serait fondamentalement erroné de se contenter de suivre des concepts préétablis. Roland Binz, vice-président de l'Association pour la communication de crise, n'est pas non plus un fan des procédures standardisées. "Aujourd'hui, la communication de crise moderne doit être flexible et s'adapter à chaque cas et aux besoins des personnes concernées", dit-il. Les exigences en matière de communication de crise ont fondamentalement changé au cours des dernières années. D'une part, l'expérience dans la gestion de situations difficiles et d'autre part, la capacité à anticiper les développements médiatiques possibles et à les devancer par la communication sont des facteurs décisifs. Selon Christian Pieter Hoffmann, professeur assistant de gestion de la communication à l'université de Saint-Gall, les concepts et les lignes directrices peuvent également être utiles. Pour lui, leur pertinence réside surtout dans la prévention d'une crise. Ils sont importants pour la préparation en cas de crise. En effet, dans de tels cas, ils offriraient une orientation. Mais comme chaque crise est différente, les lignes directrices doivent être appliquées de manière flexible. C'est surtout l'expérience qui aide à garder son sang-froid et à garder une vue d'ensemble. "Les premières expériences de crise peuvent rapidement être accablantes", explique Hoffmann. Les connaissances techniques seules ne suffisent donc pas toujours, surtout si l'expérience fait défaut. C'est entre autres pour cette raison que Hans Klaus n'est pas un partisan des agences qui proposent la communication de crise "comme des croissants frais". Celles-ci manquent souvent de l'expérience nécessaire, dit-il, un peu inquiet. "La coordination de processus de gestion complexes sous haute pression est mieux maîtrisée si l'on dispose d'expérience, mais une partie importante peut également être acquise par la pratique", écrit également Andrea Frei Gschwend de Farner Consulting, interrogée par e-mail. L'expérience est donc essentielle pour une bonne communication de crise. Mais aborder une communication de crise sans concept préétabli n'est pas considéré par tous les spécialistes comme la bonne solution. En effet, une procédure claire permet sinon d'exclure, du moins de réduire les erreurs, explique Frei Gschwend pour justifier sa position à ce sujet. Elle est d'avis que c'est justement dans la communication qu'une direction claire est nécessaire et qu'elle est visible de l'extérieur. "Les structures et les processus servent à cette direction, tant que la procédure est planifiée, introduite et régulièrement exercée", écrit-elle. Car une bonne communication de crise ne repose pas seulement sur des contenus, elle fonctionne surtout grâce à des processus clairs, qui doivent être réfléchis et bien rodés. Ainsi, Farner Consulting conçoit la gestion de crise comme un processus de travail d'état-major. "Celui-ci suit systématiquement le rythme de la direction : réglementation du droit à l'information, clarification interne des faits, élaboration de règles linguistiques, information proactive, mais uniquement sur la base de faits avérés", explique-t-elle. La préparation et des processus clairs ne sont pas en contradiction avec la flexibilité et la rapidité de réaction, mais améliorent au contraire la capacité d'action en cas de crise, par exemple par la création d'équipes de réaction rapide. Par ailleurs, il est également important d'assurer le fonctionnement normal, d'apporter un soutien psychologique aux personnes concernées, d'informer le personnel et les autres parties prenantes en interne et de surveiller l'évolution de l'incident dans les médias classiques et sociaux. "Celui qui respecte de tels processus commet moins d'erreurs et survit mieux à une crise avec pression médiatique", est convaincue Andrea Frei Gschwend. Des erreurs peuvent aussi se produire dans la communication de crise, constate Hans Klaus. C'est difficile à éviter. Selon lui, il est plus important de réagir rapidement, d'être authentique et d'informer avec empathie que d'avoir une communication de crise absolument assurée et obsédée par les détails - également pour éviter d'éventuelles spéculations qui pourraient rapidement conduire à d'autres foyers de crise si la crise éclatait. "Je pense que la préparation est essentielle", affirme Oliver Schroeder, directeur d'études et formateur en médias au MAZ. Il faut être préparé à la crise. Tout le reste doit être examiné au cas par cas. "Nous essayons d'enfermer la communication de crise dans des grilles - c'est aussi bien pour la rendre maîtrisable", constate Oliver Schroeder. Malheureusement, cela ne fonctionne pas toujours. Dès qu'il s'agit de transmettre des informations, il y a différents intérêts, comme ceux des différentes parties prenantes. C'est pourquoi il faut savoir que "quelle que soit la grille ou les processus que nous avons, chaque crise est un peu différente et nécessite toujours une réflexion rapide avec les bonnes personnes pour prendre les bonnes décisions", résume-t-il les difficultés de la communication de crise. C'est le grand défi. Les spécialistes de la communication de crise ont donc des approches différentes quant à savoir si et quand des lignes directrices et des structures claires peuvent être utiles. Selon Christian Pieter Hoffmann, les concepts et les lignes directrices peuvent très bien être utiles, notamment pour la prévention d'une crise. Tant qu'ils sont appliqués de manière flexible. Andrea Frei Gschwend considère la communication de crise comme un processus de travail d'état-major qui suit le rythme de la direction et qui est visible de l'extérieur. Elle est d'avis qu'il faut les planifier, les introduire et les exercer régulièrement, justement pour éviter les erreurs. Selon Hans Klaus, il est plus important de réagir rapidement, d'être authentique et d'informer de manière globale que d'avoir une communication de crise absolument sûre et sans erreur. Oliver Schroeder est convaincu que "sans préparation, cela ne marche pas ou plutôt mal". Il n'est pas possible de trouver une position commune parmi les professionnels sur la manière de procéder pendant une crise. Ils s'accordent plutôt sur l'attitude à adopter face à l'information ciblée du public par les médias. Mais quel est le rôle des médias dans le processus de communication de crise et quelle est l'attitude d'un conseiller de crise à leur égard ?
Médias : "Le capital le plus important en temps de crise ?"
Hans Klaus défend une "philosophie assez divergente de l'opinion scolaire classique". Selon lui, ce que nous apprenons dans les universités est dépassé depuis longtemps. "Ce que le Tages-Anzeiger écrit sur l'UBS n'a plus la même importance aujourd'hui qu'autrefois", fait-il remarquer. Des entreprises comme UBS, CS, Roche, etc. sont mises en réseau à l'échelle mondiale et actives sur des milliers de canaux ; "la pertinence d'un article paru dans un quotidien local est-elle toujours aussi grande ? Malgré tout, Klaus est convaincu que les personnes impliquées dans une situation de crise devraient, dans la mesure du possible, rester en dehors du drame médiatique. Car une personne concernée a toujours une opinion colorée, ce qui ne favorise pas la transparence. Klaus cite l'exemple de l'université de Zurich et des différents intérêts des responsables. "La gestion de crise a échoué dans ce cas. On a trop longtemps fait du surplace et jusqu'à aujourd'hui, il règne une confusion dans la communication. Une telle procédure est durablement dommageable pour l'université", estime Klaus. La seule façon de gagner dans ce cas est de faire preuve de rapidité et d'une transparence totale.
Les médias et leur perspective sur une situation donnée ont-ils vraiment si peu d'importance ? Selon Andrea Frei Gschwend, il existe au moins des principes clairs dans le contact avec les médias. L'écoulement lent d'informations - dans le pire des cas encore incertaines - revient à jeter de l'huile sur le feu. Christian Pieter Hoffmann est lui aussi convaincu qu'une bonne préparation serait ici particulièrement précieuse. Car la méfiance naturelle augmente encore en temps de crise. De plus, les faits ne sont généralement pas encore clairs. C'est précisément pour cette raison que la communication avec les médias est particulièrement difficile en temps de crise. "Les relations existantes avec des journalistes dignes de confiance en font partie", souligne Hoffmann. Les relations personnelles doivent être établies avant la crise. Elles constituent un capital important en temps de crise : les relations avec les journalistes, mais aussi avec les ONG, les actionnaires, les communautés en ligne. L'authenticité joue un rôle particulier dans les échanges personnels. "Des relations personnelles : oui", dit également Hans Klaus, "car avec de telles relations, les journalistes auraient plutôt tendance à faire des reportages équilibrés et justes. "Mais les histoires exclusives sont souvent contre-productives dans la communication de crise. Selon Klaus, les médias doivent être informés de manière absolument identique en ce qui concerne le contenu et les conditions temporelles. Roland Binz recommande également de traiter tous les médias de la même manière : Les traitements de faveur, l'instrumentalisation des médias et la diffusion exclusive d'histoires font partie de la vieille école, dont l'effet est rarement durable. "Au contraire, en privilégiant certains médias ou acteurs avec des informations, on risque par négligence de provoquer des réactions d'autant plus fortes", explique-t-il. En outre, il s'avère utile de prendre au sérieux les questions critiques des journalistes, même si elles semblent exagérées. Il ne s'agit pas de donner une interview exclusive ou d'autres histoires à dormir debout, souligne également Oliver Schroeder. Au contraire, en période de crise, il est tout simplement préférable de savoir quels sont les médias qui fournissent des informations justes et pertinentes. "Dans la communication de crise, je trouve qu'il est difficile de dire : si on avait pu, si on aurait dû", ajoute-t-il. Mais il n'en reste pas moins qu'une entreprise devrait investir des ressources en amont, notamment dans le domaine des relations publiques. Par exemple dans le domaine des médias sociaux. Schroeder cite l'exemple de Nestlé. Après le désastre de Kit Kat et le spot de Greenpeace sur l'huile de palme sur YouTube, l'entreprise a mis en place une équipe d'accélération numérique : Environ 10 spécialistes s'occupent principalement de l'analyse numérique et des médias sociaux. "Vous devez tout simplement avoir l'argent, c'est-à-dire les personnes et les ressources", souligne Schroeder. Toutes les moyennes entreprises ne l'ont pas encore compris ou ne sont pas prêtes à libérer ces ressources pour se préparer aux crises, ajoute-t-il. "Car un manuel de crise et un concept de communication de crise écrit ne suffisent pas".
Ursina Maurer
En bref :
Tout ce qui attire l'attention des médias ou fait appel à des conseils en communication n'est pas forcément une crise. "Il est très important de distinguer une situation de crise d'une situation exceptionnelle et difficile dans une entreprise", souligne Hans Klaus. Selon lui, il y a situation de crise lorsqu'une entreprise ou une partie d'une entreprise est menacée dans son existence par la situation. Ou par exemple lorsqu'une entreprise est confrontée à des difficultés financières ou juridiques à cause de cela, comme par exemple différents instituts financiers suisses aux Etats-Unis. Les accidents ou autres événements délicats n'entraînent pas toujours des situations de crise pour l'entreprise. Mais souvent, ajoute Klaus, les situations difficiles dans les entreprises se transforment en véritables crises parce qu'il manque un regard extérieur calme et expérimenté pour gérer la situation. La démission surprise d'un président de conseil d'administration ou d'un CEO, par exemple, n'est pas forcément une crise. Si, dans de telles situations "normales", la gestion est bonne et l'information transparente, les crises peuvent presque toujours être évitées. La gestion de crise et la communication de crise vont de pair, on ne peut pas séparer l'une de l'autre.
Pour Oliver Schroeder, la communication de crise fait partie du quotidien depuis longtemps. Car le temps de paix, comme il l'appelle, contient déjà les enjeux qui peuvent se transformer en crise. "Nous vivons dans une période permanente de crise", définit-il plus précisément. Il y a bien sûr aussi la crise aiguë, et il faut alors agir immédiatement en fonction de la crise. Mais à notre époque - notamment avec les médias sociaux, où chacun peut communiquer et échanger immédiatement - Schroeder estime que l'on se trouve en permanence dans une crise potentielle. Parfois, celle-ci éclate et il faut se préparer à cette éventualité. Le développement d'une crise ne dépend donc pas seulement de l'action de l'entreprise, mais aussi de l'environnement. Il existe ainsi des crises dont on est soi-même responsable, mais aussi des situations de crise imprévisibles, comme une tuerie. Pour Schroeder, cela signifie concrètement : "Avant la crise, c'est après la crise". Oliver Schroeder recueille en "passant" des situations critiques du point de vue de la communication qu'il découvre dans le quotidien des médias et qui suscitent l'étonnement, le hochement de tête et la réflexion (mediencoach.ch). Il s'agit toutefois plutôt de remarques marginales que d'analyses. Elles ne visent donc pas non plus à répondre à une exigence scientifique ou à un conseil professionnel. Elles ne visent qu'à donner des pistes de réflexion.