L'eterno tira e molla sugli ascolti televisivi dell'anno scorso da parte di Mediapulse, il caso Carlos o anche la sgradevole serie di notizie sugli incidenti all'Università di Zurigo: queste situazioni di crisi possono facilmente distruggere la buona immagine di un marchio. Ma un disastro è sempre anche un'opportunità: per migliorare la struttura aziendale, il prodotto, la presenza sui media, la gestione della crisi. Ma come fa il "Maestro del disastro" ad affrontare i media? Se esiste un Bruce Lee della comunicazione di crisi. La maggior parte dei lettori scuote la testa per lo stupore quando legge i giornali ogni giorno, non tanto per la crisi, quanto piuttosto per il dramma mediatico che ne deriva. Tuttavia, se si osserva il problema dall'interno invece che dalla prospettiva del lettore, le connessioni diventano chiare: interessi diversi del consiglio di amministrazione, ad esempio, meccanismi di soppressione, paura panica di una possibile cattiva condotta, restrizioni legali e altri problemi scoperti al momento sbagliato. Queste non sono affatto tutte le difficoltà nel gestire le crisi. La cosa più difficile è che spesso non c'è una strategia e un atteggiamento aziendale generale che possa dare una forma coerente alla comunicazione in caso di crisi. Inoltre, le ricerche sull'analisi approfondita delle crisi passate sono ben lungi dall'essere sufficienti. E quando gli esperti di comunicazione di crisi provenienti dai settori della ricerca, della formazione e della consulenza parlano delle loro esperienze e dei loro punti di vista, diventa chiaro che esistono approcci divergenti alla comunicazione di crisi, che già si contraddicono l'un l'altro nella domanda se un concetto prefabbricato di comunicazione di crisi abbia senso.
Strategia di comunicazione di crisi: una contraddizione in termini?
Hans Klaus, ex responsabile dell'informazione della Consigliera federale Ruth Metzler-Arnold e ora senior partner della società di consulenza Klaus-Metzler-Eckmann, è convinto che l'esperienza e il tatto giochino un ruolo fondamentale nella comunicazione di crisi. Sarebbe fondamentalmente sbagliato seguire solo concetti preconfezionati, afferma. Anche Roland Binz, vicepresidente dell'Associazione per la comunicazione di crisi, non è un fan delle procedure standardizzate. "Oggi la moderna comunicazione di crisi deve essere flessibile e adattata al singolo caso e alle esigenze delle persone coinvolte", afferma. Le esigenze della comunicazione di crisi sono cambiate radicalmente negli ultimi anni. Da un lato, sono fondamentali l'esperienza nel gestire situazioni di stress e, dall'altro, la capacità di prevedere i possibili sviluppi mediatici e di anticiparli attraverso la comunicazione. Ma anche i concetti e le linee guida possono essere utili, secondo Christian Pieter Hoffmann, professore assistente di gestione della comunicazione presso l'Università di San Gallo. Per lui sono importanti soprattutto per la prevenzione di una crisi. Sono importanti per la preparazione in caso di crisi. In questi casi, forniscono un orientamento. Ma poiché ogni crisi è diversa, le linee guida devono essere gestite in modo flessibile. In questo caso, l'esperienza è l'aiuto principale per mantenere i nervi saldi e la visione d'insieme. "Vivere una crisi per la prima volta può diventare rapidamente opprimente", spiega Hoffmann. Quindi le conoscenze specialistiche da sole non sono sempre sufficienti, soprattutto quando manca l'esperienza. Per questo motivo, tra l'altro, Hans Klaus non è un sostenitore delle agenzie che offrono comunicazione di crisi "come croissant freschi". Queste agenzie in particolare spesso non hanno l'esperienza necessaria, afferma un po' preoccupato. "Il coordinamento di complessi processi di gestione sotto alta pressione è gestito al meglio se si ha esperienza, ma una parte significativa può essere acquisita anche con la pratica", scrive anche Andrea Frei Gschwend di Farner Consulting in risposta a una richiesta via e-mail. L'esperienza è quindi fondamentale per una buona comunicazione di crisi. Ma non tutti gli esperti ritengono che affrontare la comunicazione di crisi senza un concetto già pronto sia la soluzione giusta. Frei Gschwend spiega la sua posizione affermando che con un approccio chiaro è possibile ridurre, se non eliminare, gli errori. È dell'opinione che sia necessaria una leadership chiara, soprattutto nella comunicazione, che è visibile al mondo esterno. "Le strutture e i processi servono a questa leadership, purché la procedura sia pianificata, introdotta e praticata regolarmente", scrive. Poiché una buona comunicazione di crisi non si basa solo sui contenuti, funziona soprattutto grazie a processi chiari, che devono essere ben studiati e praticati. Farner Consulting intende la gestione delle crisi come un processo di lavoro del personale. "Segue sistematicamente il ritmo di gestione: regolamentazione del diritto all'informazione, chiarimento interno dei fatti, sviluppo di regole linguistiche, informazione proattiva, ma solo sulla base di fatti verificati", spiega. Preparazione e processi chiari non sono in contraddizione con la flessibilità e la rapidità di reazione, ma al contrario migliorano la capacità di agire in caso di crisi, ad esempio attraverso la formazione di squadre di reazione rapida. Inoltre, è importante garantire la normalità delle operazioni, fornire supporto psicologico alle persone colpite, informare internamente il personale e le altre parti interessate e monitorare l'evoluzione dei problemi sui media classici e sociali. "Chi si attiene a questi processi commette meno errori e sopravvive meglio a una crisi con pressione mediatica", è convinta Andrea Frei Gschwend. Gli errori possono verificarsi anche nella comunicazione di crisi, afferma Hans Klaus. È difficile evitarlo. È più importante reagire rapidamente, essere autentici e informare con empatia che essere assolutamente sicuri e ossessionati dai dettagli nella comunicazione di crisi - anche per evitare possibili speculazioni, che potrebbero rapidamente portare a ulteriori punti critici quando la crisi scoppia. "Credo che la preparazione sia il fattore decisivo", è convinto Oliver Schroeder, responsabile degli studi e media trainer del MAZ. Bisogna essere preparati alla crisi. Tutto il resto deve essere valutato caso per caso. "Cerchiamo di inserire la comunicazione di crisi in griglie - anche questo va bene, per renderla gestibile", afferma Schroeder. Purtroppo, questo non funziona sempre. Anche quando si tratta di trasmettere informazioni, ci sono interessi diversi, come quelli dei singoli stakeholder. Ecco perché bisogna saperlo: "A prescindere dalla griglia e dai processi che abbiamo, ogni crisi è un po' diversa e richiede sempre una riflessione rapida con le persone giuste per prendere le decisioni giuste", afferma Schroeder, riassumendo le difficoltà della comunicazione di crisi. Questa è la grande sfida. Gli esperti di comunicazione di crisi hanno quindi approcci diversi sul se e quando linee guida e strutture chiare possano essere utili. Secondo Christian Pieter Hoffmann, concetti e linee guida possono essere molto utili, soprattutto nella prevenzione di una crisi. A patto che vengano gestiti in modo flessibile. Andrea Frei Gschwend vede la comunicazione di crisi come un processo di lavoro del personale che segue il ritmo della gestione ed è visibile all'esterno. È dell'opinione che queste debbano essere pianificate, introdotte e praticate regolarmente, proprio per evitare errori. Secondo Hans Klaus, è più importante reagire rapidamente, essere autentici e fornire informazioni complete che avere una comunicazione di crisi assolutamente affidabile e priva di errori. "Senza preparazione, le cose non funzionano o tendono ad andare male", è convinto Oliver Schroeder. Tra i professionisti non si trova un atteggiamento uniforme su come procedere durante una crisi. C'è più accordo quando si tratta dell'atteggiamento verso un'informazione pubblica mirata attraverso i media. Ma quale ruolo svolgono effettivamente i media nel processo di comunicazione di crisi e quale atteggiamento assume un consulente di crisi nei loro confronti?
Media: "Il capitale più importante nella crisi?".
Hans Klaus rappresenta una filosofia "piuttosto divergente dall'opinione scolastica classica". Quello che impariamo nelle università è ormai superato da tempo. "Oggi quello che il Tages-Anzeiger scrive su UBS non è più così importante come un tempo", dice, facendo finta di niente. Aziende come UBS, CS, Roche, ecc. sono collegate in rete a livello globale e attive su migliaia di canali; "la rilevanza di un articolo su un giornale locale è davvero ancora la stessa? Tuttavia, Klaus è convinto che le persone coinvolte in una situazione di crisi dovrebbero, se possibile, essere tenute fuori dal dramma mediatico. Perché una persona coinvolta ha sempre un'opinione colorata, che non giova alla trasparenza. Klaus cita come esempio l'Università di Zurigo e i diversi interessi dei responsabili. "In questo caso la gestione della crisi è fallita. Ci sono state troppe manovre e ancora oggi c'è un disordine nella comunicazione. Una procedura del genere è dannosa per l'università a lungo termine", afferma Klaus. L'unico modo per vincere in questo caso è la rapidità e la piena trasparenza.
I media e il loro punto di vista sulla situazione hanno davvero così poca importanza? Secondo Andrea Frei Gschwend, ci sono almeno dei principi chiari nel contatto con i media. La lenta diffusione di informazioni - nel peggiore dei casi ancora non protette - è come gettare olio sul fuoco. Christian Pieter Hoffmann è anche convinto che una buona preparazione sarebbe particolarmente utile in questo caso. Dopo tutto, la diffidenza naturale aumenta in tempi di crisi. Inoltre, di solito i fatti sono ancora poco chiari. Questo è uno dei motivi per cui la comunicazione con i media è particolarmente difficile in tempi di crisi. "Questo include anche le relazioni esistenti con i giornalisti affidabili", sottolinea Hoffmann. Le relazioni personali devono essere costruite prima della crisi. Sono una risorsa importante in caso di crisi: relazioni con i giornalisti, ma anche con le ONG, gli azionisti e le comunità online. L'autenticità gioca un ruolo speciale nello scambio personale. "Rapporti personali: sì", dice Hans Klaus, "perché con tali rapporti i giornalisti tendono a riferire in modo equilibrato e corretto". "Le storie esclusive, tuttavia, sono solitamente controproducenti, soprattutto nella comunicazione di crisi. I media devono essere informati in modo assolutamente paritario in termini di contenuti e tempistica", afferma Klaus. Anche Roland Binz raccomanda di trattare tutti i media allo stesso modo: Il trattamento preferenziale, la strumentalizzazione dei media e l'esclusiva delle storie appartengono alla vecchia scuola, che raramente ha un effetto duraturo. "Al contrario, chi favorisce singoli media o attori con informazioni in modo negligente rischia un contraccolpo ancora più duro", spiega. Inoltre, è bene prendere sul serio le domande critiche dei giornalisti, anche se sembrano esagerate. Non si tratta di concedere un'intervista in esclusiva o di altre storie strampalate, sottolinea Oliver Schroeder. Piuttosto, secondo lui, in caso di crisi è semplicemente vantaggioso sapere quali sono i mezzi di comunicazione che realizzeranno un reportage corretto e basato sulle informazioni. "Trovo difficile, soprattutto nella comunicazione di crisi, dire: uno dovrebbe avere, uno dovrebbe avere", interviene. Tuttavia, un'azienda dovrebbe investire in anticipo nelle risorse, soprattutto nella sfera pubblica. Ad esempio, nell'area dei social media. Schroeder cita la Nestlé come esempio. Dopo il disastro di Kit Kat e lo spot di Greenpeace sull'olio di palma su YouTube, è stato creato un team di accelerazione digitale: Circa 10 specialisti si concentrano sull'analisi dei media digitali e sociali. "Bisogna semplicemente avere i soldi, cioè le persone e le risorse", sottolinea Schroeder. Non tutte le medie imprese se ne sono ancora rese conto o sono disposte a liberare queste risorse per prepararsi alle crisi, aggiunge. "Perché non si fa con un manuale di crisi e un concetto di comunicazione di crisi scritto".
Ursina Maurer
In poche parole:
Non tutto è una crisi che attira l'attenzione dei media o richiede una consulenza in materia di comunicazione. "È molto importante distinguere una situazione di crisi da una situazione eccezionale e difficile in un'azienda", sottolinea Hans Klaus. Una situazione di crisi, dice, si ha quando un'azienda o parte di essa è minacciata esistenzialmente dalla situazione. Oppure, ad esempio, se un'azienda si trova in difficoltà finanziarie o legali a causa di questa situazione, come è successo a diversi istituti finanziari svizzeri negli Stati Uniti. Gli incidenti o altri eventi sensibili non sempre portano a situazioni di crisi per l'azienda. Tuttavia, aggiunge Klaus, le situazioni difficili nelle aziende spesso si trasformano in vere e proprie crisi perché manca una prospettiva esterna calma ed esperta per affrontare la situazione. Le dimissioni a sorpresa di un presidente del consiglio di amministrazione o di un amministratore delegato, ad esempio, non devono necessariamente rappresentare una crisi. Se in queste situazioni "normali" vengono fornite informazioni trasparenti e una buona gestione, le crisi possono quasi sempre essere evitate. La gestione delle crisi e la comunicazione delle crisi sono due cose che vanno di pari passo; non si può separare l'una dall'altra.
Per Oliver Schroeder, la comunicazione di crisi è diventata da tempo parte della vita quotidiana. Perché il tempo della pace, come lo chiama lui, contiene già le questioni che possono diventare una crisi. "Viviamo in un'epoca permanente e di crisi", definisce più precisamente. Certo, c'è anche la crisi acuta, nel qual caso è necessario agire immediatamente secondo le linee della crisi. Ma al giorno d'oggi - soprattutto con i social media, dove tutti possono comunicare e scambiarsi informazioni immediatamente - Schroeder ritiene che ci si trovi costantemente in una crisi potenziale. A volte scoppia e bisogna prepararsi. Lo sviluppo di una crisi dipende non solo dalle azioni dell'azienda, ma anche dall'ambiente. Ci sono crisi autoinflitte, ma anche situazioni di crisi imprevedibili, come una furia. Per Schroeder, questo significa: "Prima della crisi è dopo la crisi". Oliver Schroeder raccoglie situazioni comunicativamente critiche di "passaggio" che scopre nella vita quotidiana dei media e che suscitano stupore, scuotimenti di testa e riflessioni (mediencoach.ch). Tuttavia, si tratta di osservazioni marginali e meno di analisi. Non vogliono quindi essere consigli scientifici o professionali. Sono solo spunti di riflessione.