Werbemittel Die Datenbanklösung FileMaker
steuert die Freigabeprozesse von Fifa-Merchandising-Produkten und
erleichert damit die Produktion.Egal, ob Philips ein Baseballcap mit dem
Logo der Fifa-Fussball- Weltmeisterschaft 2006, McDonald’s ein Happy
Meal mit Fifa-Plastikball oder Adidas Turnschuhe mit einer Postkarte
des offiziellen Maskottchens «Goleo VI» produzieren lassen wollte – die
Corporate Brand Identity der Fifa musste eingehalten werden. Sämtliche
Marketingprodukte der Offiziellen Partner und Nationalen Förderer, die
die offiziellen Fifa-Marken trugen, wurden vor ihrer Produktion
zweifach auf stimmiges CI geprüft und nach der Produktion nochmals
abgenommen.
Bedenkt man, dass die 15 Offiziellen Partner der Fifa-WM 2006 – Adidas,
Anheuser-Busch, Avaya, Coca-Cola, Continental, Deutsche Telekom,
Emirates, Fujifilm, Gillette, Hyundai, MasterCard, McDonald’s, Philips,
Toshiba und Yahoo! –, die sechs Nationalen Förderer (Deutsche Bahn,
EnBW, Hamburg-Mannheimer, Obi, Oddset und Postbank) und die von der
Fifa beauftragte Agentur Marlow International mit über 500
Werbeartikel-Produzenten zusammenarbeiten, kann man sich das
Verwaltungsausmass dieses Freigabe-Prozederes gut vorstellen. Marlow
International, die bereits seit 2003 mit der Fifa zusammenarbeitet,
hatte zur Bewältigung dieser Herausforderung im Vorfeld eine
FileMaker-basierte Datenbank-Lösung entwickeln lassen, die genau auf
diese Bedürfnisse zugeschnitten ist.
Komplex und webbasierend
«Das Logo ist ein wichtiger Teil aller Sport- Grossveranstaltungen. Es
garantiert den optischen Wiedererkennungswert. Auf allen Publikationen,
bei allen Veranstaltungen, im Merchandising, überall taucht es auf, als
Bindeglied zwischen den Organisatoren und dem Publikum», so will es die
Fifa. Der Text zur Entstehung der Logos zur Fifa-WM 2006 ist etwa 2100
Zeichen lang – das PDF-Dokument mit den Richtlinien zur Verwendung der
Marken umfasst 10 Seiten. Neben Anleitungen, wie die offiziellen
Warenzeichen im nicht gewerblichen beziehungsweise redaktionellen
Umfeld zu nutzen sind, finden sich hier auch Informationen über die
Offiziellen Partner und Nationalen Förderer. Dies sind Unternehmen, die
sich Marketingrechte im Umgang mit den Fifa-Warenzeichen eingekauft
haben.
Die Londoner Niederlassung von Marlow International, eine Marke der
Polyconcept-Gruppe mit Hauptsitz in Frankreich, hat sich als Fifa
Preferred Premium Supplier im Vorfeld verpflichtet, die Produktabnahme
sämtlicher Werbemittel der Offiziellen Partner zu begleiten. In
früheren Projekten hatte Marlow International jedoch zur Produktabnahme
noch kein EDV-gestütztes System, sondern verwaltete sämtliche Schritte
des Freigabeprozesses manuell. Mit der wachsenden Zahl an Aufträgen und
dem damit steigenden Aufwand sowie auf Grund einer vertraglichen
Verpflichtung mit der Fifa hat das Unternehmen Ende 2003 begonnen, ein
rechnergestütztes, auf die Bedürfnisse des Freigabeprozesses
massgeschneidertes System entwickeln zu lassen.
Marlow International hat sich für die Datenbanktechnologie FileMaker
entschieden – unter anderem auch deshalb, weil bereits eine
kleinere FileMaker-Lösung bei der Schwesterfirma in den USA im Einsatz
war. Das so entstandene System, hinter dem elf Datenbanken stehen, ist
eine komplexe, webbasierte Lösung, die verschiedenste Funktionen
erfüllt. So können Formulare heruntergeladen und eingereicht,
Abbildungen von Produktbeispielen hochgeladen, Freigaben online
erteilt, Freigabeprozesse und Historien sowie Kontakte der Offiziellen
Partner und Hersteller verwaltet, Kataloge eingesehen, PDF-Dokumente
hinterlegt und Bestellungen getätigt werden. Darüber hinaus können die
Nutzer direkt aus dem System heraus E-Mails und Faxe verschicken und
die Kommunikation den einzelnen Freigabestufen zuordnen.
Freigaben übers Netz
Der grösste Vorteil der Lösung liegt darin, dass die Offiziellen
Partner und Nationalen Förderer online über das Web den Stand des
jeweiligen Freigabeschrittes in Echtzeit einsehen können, ohne dass
E-Mails verschickt oder Telefonate geführt werden müssten. «Ich kann mich noch gut an unsere Offline-Lösung erinnern. Ein
Viertel meiner Arbeitszeit habe ich damals am Faxgerät verbracht. Der
Hersteller faxte uns seinen Vorschlag, wir faxten ihn an die Fifa,
diese wieder an uns, wir an die Offiziellen Partner und Nationalen
Förderer und dann wieder an den Hersteller. Neben dem Aufwand war die
Fehlerquote natürlich sehr hoch, da sämtliche Schritte manuell
abgearbeitet wurden. So konnte man auch keine Historie der Freigaben
erstellen, keine Reports generieren und hatte keine Möglichkeit, die
Kommunikation mit einem Hersteller, Offiziellen Partner oder Nationalen
Förderer sinnvoll digital abzulegen», erinnert sich Helen Anderson.
Die Komplexität der Lösung kommt nicht von ungefähr, denn die Fifa
besteht auf ein dreistufiges Freigabesystem: Zwischen Marlow
International und dem Hersteller von Werbegeschenken muss ein Vertrag
abgeschlossen werden, wenn es sich um einen Hersteller handelt, mit dem
Marlow International nicht bereits zusammenarbeitet (dies kann der Fall
sein, wenn der Offizielle Partner oder Nationale Förderer auf «seine»
Hersteller besteht). Das Vertragswerk – das Premium Manufacturing
Agreement – kann über das Datenbank-System heruntergeladen und von den
befugten Anwendern eingesehen werden. Erst wenn der Vertrag
unterzeichnet ist, erhält der zuständige Bearbeiter sein Passwort.
Nachdem der Hersteller ein «Premium Request Form» ausgefüllt und eine
«Premium Request Form Number» erhalten hat, lädt er im ersten Schritt
ein Bild in das online- verfügbare System. Dieses Produktbild mit
WM-Logo (Wort- oder Bildmarke der Fifa-WM) oder Abbildung muss zuerst
von Marlow International, dann von der Fifa freigegeben werden oder
wird mit einer Mängelerklärung versehen. In diesem Falle wird ein
erneutes Bildsample gefordert.
Im zweiten Schritt schickt der Hersteller ein bis zwei Exemplare der
Vorproduktion zu Marlow International nach London. Dort werden sie
begutachtet und fotografiert, die Produktfotos online gestellt und eine
Abnahme durch die Fifa erwartet. Bei Nichtabnahme einer der beiden
Instanzen werden neue, korrigierte Samples angefordert. Darf der
Artikel aus anderen Gründen nicht produziert werden, wird der Prozess
nicht weiterverfolgt. Der Hersteller kann zu jeder Zeit den
Freigabestatus einsehen.
Im dritten und letzten Schritt schickt der Hersteller drei bis vier
Stichproben an Marlow International, und Schritt zwei wiederholt sich.
Werden die Exemplare seitens Marlow International und der Fifa
abgenommen, darf die Produktion anlaufen. Treten Komplikationen auf,
wird die Produktion gestoppt und möglicherweise bereits produzierte
Produkte zerstört. Auch diese Informationen werden ausschliesslich
online vermerkt; somit kann der Hersteller den Status in Echtzeit
abrufen.
«Solch ein Abnahmeverfahren kann von der Vertragsunterzeichnung bis zur
Produktion bis gegen 30 Tagen dauern», so Helen Anderson. «Früher, als
wir noch offline gearbeitet haben, dauerte es im Schnitt doppelt so
lang. Für uns ist diese FileMaker-Lösung eine unbeschreibliche
Arbeitserleichterung.»
Praktisch findet Helen Anderson, die an der Entwicklung des Systems
massgeblich beteiligt war, auch, dass sie kleine Änderungen an der
Bedienoberfläche, dem «Frontend», selbst vornehmen kann. «Ich muss
nicht wegen jedem Button oder jeder Rechtevergabe in Kanada anrufen,
sondern ich mache das einfach selber. Das hilft mir ungemein weiter,
meine Arbeitszeit effektiv zu nutzen.» Nun denkt Marlow International
sogar darüber nach, das Produkt vertriebsreif zu machen. «Ich bin mir
sicher, dass auch andere Marketers vor ähnlichen Problemen stehen, wie
wir sie hatten. Die würden solch eine Vereinfachung schätzen», so
Anderson.
Informationenwww.fifaworldcup.yahoo.com
www.admpromotions.com
www.hind-smith.com
www.filemaker.com
Elke Wössner