Muss ich einen säumigen Kunden dreimal mahnen, bis ich die Betreibung einleiten darf, und muss die letzte Mahnung eingeschrieben verschickt werden? Die Antwort auf diese beiden häufigen Fragen lautet: Nein. Das Mahnwesen ist in der Schweiz gesetzlich nicht geregelt. Es bleibt dem Unternehmer überlassen, ob, wie rasch und wie oft er einen Kunden an eine offene Geldforderung erinnern möchte. Auch bei der Form gibt es keine Vorschriften. Der Unternehmer kann schriftlich mahnen, mündlich, per Telefon, per E-Mail oder sogar per SMS.
Das dreistufige Mahnsystem hat sich bewährtIn der Praxis ist das dreistufige Mahnsystem weit verbreitet. Auf eine Zahlungserinnerung (erste Mahnung) folgt eine zweite Mahnung, dann eine dritte mit Androhung der Betreibung. Dem Geld nachrennen gehört in den meisten Betrieben nicht zu den beliebtesten Aufgaben. Zudem will man einen Kunden mit vorschnellen Mahnungen nicht verärgern. Trotzdem ist es ratsam, mit dem Verschicken von Mahnungen nicht allzu lang zu warten. Debitorenausstände haben schon manche Firma in ernsthafte finanzielle Engpässe gebracht.
Auch beim Verfassen dieser unangenehmen Botschaften tun sich viele Unternehmen schwer. Mit Formulierungen wie «Sollte sich dieses Schreiben mit Ihrer Zahlung gekreuzt haben, betrachten Sie es bitte als gegenstandslos» oder «Sonst wären wir gezwungen, die Betreibung einzuleiten» will man nicht allzu grob auftreten. Doch haben solche Botschaften meist nicht die beabsichtigte Wirkung, sondern werden nicht ernst genommen. Achten Sie in einem Mahnschreiben auf einen freundlichen, aber bestimmten Ton (siehe Formulierungsbeispiele).
Papier ist geduldigBleiben alle Mahnungen wirkungslos, so rufen Sie Ihren Kunden an, bevor Sie die Betreibung einleiten. Vielleicht bittet Ihr Kunde Sie bei dieser Gelegenheit um Ratenzahlung oder um eine verlängerte Frist. Lassen Sie sich solche Vereinbarungen immer schriftlich bestätigen. Zahlt der Kunde, haben Sie sich die Kosten und den Aufwand für ein Betreibungsverfahren gespart. Viele Unternehmen machen mit diesem Vorgehen sehr gute Erfahrungen. Einen Versuch wert ist es allemal.
FormulierungsbeispieleAus Beweisgründen sollten Sie Ihre Mahnungen nicht per Mail, sondern brieflich verschicken. Es genügt, wenn Sie die dritte Mahnung per Einschreiben versenden.
Zahlungserinnerung (erste Mahnung)«Vielleicht haben Sie im hektischen Alltag übersehen, dass Sie unsere Rechnung vom 23. März noch nicht beglichen haben. Danke, dass Sie die Überweisung in den nächsten Tagen vornehmen. Haben Sie Fragen? Rufen Sie uns an.»
Zweite Mahnung«Trotz unserer Zahlungserinnerung vom 15. April haben Sie den offenen Betrag von CHF 1250 noch immer nicht überwiesen. Bitte zahlen Sie diese Rechnung bis Ende dieser Woche ein. Wenn Sie uns einen Vorschlag unterbreiten, sind wir auch gerne bereit, über Ratenzahlungen zu diskutieren.»
Dritte und letzte Mahnung«Auf unsere Mahnungen vom 15. April und vom 30. April haben Sie nicht reagiert. Auch einen Abzahlungsvorschlag haben Sie uns nicht unterbreitet. Wir fordern Sie ein letztes Mal auf, den offenen Betrag von CHF 1250 bis zum 31. Mai zu bezahlen. Lassen Sie diese letzte Frist nicht ungenutzt verstreichen. Wir werden sonst ohne weitere Mitteilung die Betreibung einleiten. Wir hoffen jedoch, dass dies nicht nötig sein wird.»
Buchtipp
Professioneller schreiben
180 Brief- und Vertragsvorlagen für den Schweizer Geschäftsalltag
Das neue Business-Nachschlagewerk «Professioneller schreiben» enthält 180 gebrauchsfertige Vorlagen, die in keinem KMU fehlen dürfen. Ob Bonitätsprüfung, Inkasso und Betreibung, Bestellwesen oder – diese praktische Mustersammlung wird ergänzt durch Beispiele und rechtliche Empfehlungen aus der Beobachter-Beratungspraxis,
1. Auflage 2010,
Beobachter-Buchverlag, ISBN 978-3-85569-421-1,
320 Seiten inkl. CD-ROM, gebunden, Fr. 58.—.
Benötigen Sie eine Rechtsberatung?
Das Beobachter-Beratungszentrum bietet Ihnen und Ihren Mitarbeitern eine telefonische Expertenberatung zu Rechtsfragen Ihrer Firma an – 6 Monate für nur Fr. 99.–. Bestellen Sie das Beratungs-Package für KMU unter
www.beobachter.ch/kmu oder 0800 83 0800.