Dois-je relancer trois fois un client en retard de paiement avant de pouvoir engager des poursuites, et le dernier rappel doit-il être envoyé par courrier recommandé ? La réponse à ces deux questions fréquentes est : non. En Suisse, les rappels ne sont pas réglementés par la loi. C'est à l'entrepreneur de décider si, à quelle vitesse et à quelle fréquence il souhaite rappeler à un client une créance financière impayée. La forme n'est pas non plus réglementée. L'entrepreneur peut relancer par écrit, oralement, par téléphone, par e-mail ou même par SMS.
Le système de rappel à trois niveaux a fait ses preuvesDans la pratique, le système de rappel en trois étapes est très répandu. Un rappel de paiement (première sommation) est suivi d'une deuxième sommation, puis d'une troisième avec menace de poursuite. Courir après l'argent ne fait pas partie des tâches les plus appréciées dans la plupart des entreprises. De plus, on ne veut pas fâcher un client avec des rappels hâtifs. Il est néanmoins conseillé de ne pas attendre trop longtemps avant d'envoyer des rappels. Les créances impayées ont déjà causé de sérieux problèmes financiers à plus d'une entreprise.
De nombreuses entreprises ont également du mal à rédiger ces messages désagréables. Avec des formules telles que "Si cette lettre a croisé votre paiement, veuillez la considérer comme sans objet" ou "Sinon, nous serions contraints d'engager des poursuites", on ne veut pas se montrer trop brutal. Mais la plupart du temps, ces messages n'ont pas l'effet escompté et ne sont pas pris au sérieux. Dans une lettre de rappel, veillez à adopter un ton amical mais ferme (voir les exemples de formulation).
Le papier est patientSi tous les rappels restent sans effet, appelez votre client avant d'engager des poursuites. Peut-être votre client vous demandera-t-il à cette occasion de payer en plusieurs fois ou de prolonger le délai. Demandez toujours une confirmation écrite de tels accords. Si le client paie, vous aurez économisé les coûts et les efforts d'une procédure de poursuite. De nombreuses entreprises font de très bonnes expériences avec cette procédure. Cela vaut la peine d'essayer.
Exemples de formulationPour des raisons de preuve, il est préférable d'envoyer vos rappels par lettre plutôt que par mail. Il suffit d'envoyer le troisième rappel par courrier recommandé.
Rappel de paiement (première relance)"Dans le rythme effréné de la vie quotidienne, vous n'avez peut-être pas remarqué que vous n'avez pas encore réglé notre facture du 23 mars. Nous vous remercions de bien vouloir effectuer le virement dans les prochains jours. Vous avez des questions ? N'hésitez pas à nous appeler".
Deuxième avertissement"Malgré notre rappel de paiement du 15 avril, vous n'avez toujours pas versé le montant impayé de 1250 CHF. Nous vous prions de bien vouloir régler cette facture d'ici la fin de la semaine. Si vous nous faites une proposition, nous sommes également prêts à discuter d'un paiement échelonné".
Troisième et dernier avertissement"Vous n'avez pas réagi à nos rappels du 15 avril et du 30 avril. Vous ne nous avez pas non plus soumis de proposition de paiement. Nous vous demandons une dernière fois de payer le montant impayé de 1250 CHF avant le 31 mai. Ne laissez pas passer ce dernier délai sans le respecter. Sinon, nous engagerons des poursuites sans autre communication. Nous espérons toutefois que cela ne sera pas nécessaire".
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