Devo inviare a un cliente inadempiente tre solleciti prima di poter avviare il recupero crediti e l'ultimo sollecito deve essere inviato per raccomandata? La risposta a queste due domande frequenti è: no. La procedura di sollecito non è regolamentata dalla legge in Svizzera. Spetta all'imprenditore decidere se, quanto velocemente e quanto spesso vuole ricordare a un cliente un debito insoluto. Non ci sono regole nemmeno per quanto riguarda la forma. L'imprenditore può inviare solleciti per iscritto, verbalmente, per telefono, per e-mail o anche per SMS.
Il sistema di sollecito a tre fasi ha dimostrato la sua validitàIn pratica, il sistema di sollecito a tre fasi è ampiamente utilizzato. A un sollecito di pagamento (primo sollecito) segue un secondo sollecito, quindi un terzo con la minaccia di recupero crediti. La ricerca di denaro non è uno dei compiti preferiti dalla maggior parte delle aziende. Inoltre, non si vuole infastidire un cliente con solleciti affrettati. Tuttavia, è consigliabile non aspettare troppo prima di inviare i solleciti. I debiti insoluti hanno già causato gravi difficoltà finanziarie a molte aziende.
Anche molte aziende trovano difficile scrivere questi messaggi sgradevoli. Con frasi come "Se questa lettera si è incrociata con il vostro pagamento, vi preghiamo di considerarla irrilevante" o "In caso contrario saremmo costretti ad avviare una procedura di recupero crediti", l'intenzione non è quella di apparire eccessivamente duri. Tuttavia, tali messaggi di solito non sortiscono l'effetto desiderato e non vengono presi sul serio. Assicuratevi di usare un tono amichevole ma deciso in una lettera di sollecito (vedi esempi di formulazione).
La carta è pazienteSe tutti i solleciti rimangono inefficaci, chiamate il cliente prima di avviare il recupero crediti. Il cliente potrebbe cogliere l'occasione per chiedervi un pagamento rateale o una proroga della scadenza. Fate sempre confermare per iscritto tali accordi. Se il cliente paga, vi siete risparmiati i costi e gli sforzi di una procedura di recupero crediti. Molte aziende hanno avuto esperienze molto positive con questo approccio. Vale sicuramente la pena di provare.
Esempi di formulazionePer motivi di prova, non si devono inviare i solleciti per e-mail, ma per lettera. È sufficiente inviare il terzo sollecito per lettera raccomandata.
Promemoria di pagamento (primo promemoria)"Forse nella sua frenetica vita quotidiana ha trascurato il fatto che non ha ancora pagato la nostra fattura del 23 marzo. La ringraziamo per aver effettuato il bonifico nei prossimi giorni. Ha qualche domanda? Ci chiami".
Secondo promemoria"Nonostante il nostro sollecito di pagamento del 15 aprile, non avete ancora trasferito l'importo residuo di 1.250 franchi. La preghiamo di pagare questa fattura entro la fine di questa settimana. Se ci fate una proposta, saremo lieti di discutere anche il pagamento rateale".
Terzo e ultimo promemoria"Non avete risposto ai nostri solleciti del 15 aprile e del 30 aprile. Non ci avete nemmeno presentato una proposta di pagamento. Vi chiediamo un'ultima volta di pagare l'importo arretrato di 1250 franchi svizzeri entro il 31 maggio. Vi invitiamo a non lasciar trascorrere questa ultima scadenza senza averla rispettata. In caso contrario, avvieremo una procedura di recupero crediti senza ulteriore preavviso. Ci auguriamo tuttavia che ciò non sia necessario".
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