La crisi del coronavirus ha portato alla luce anche le debolezze e le mancanze degli ultimi anni nella pubblica amministrazione. Le autorità svizzere hanno ancora molto da recuperare, soprattutto per quanto riguarda la digitalizzazione. La Svizzera ha il potenziale per diventare un leader internazionale nel campo della digitalizzazione della pubblica amministrazione. Tuttavia, soprattutto il quadro giuridico, che ostacola la digitalizzazione, e un'infrastruttura tecnica inadeguata impediscono alle autorità svizzere di compiere ulteriori progressi nella digitalizzazione.
La mancanza di digitalizzazione rende difficile il lavoro da casa per la pubblica amministrazione
La percentuale di dipendenti della pubblica amministrazione che hanno potuto lavorare interamente da casa durante la crisi del coronavirus è inferiore alla media generale di tutti i dipendenti svizzeri (30%) con una media del 25%. Un confronto tra la capacità di lavorare da casa delle amministrazioni pubbliche e quella di altri settori del settore privato basati sull'ufficio, come le tecnologie dell'informazione e della comunicazione (65%) o la finanza e le assicurazioni (50%), mostra una discrepanza ancora maggiore. Nell'amministrazione federale, ad esempio, poco più di un terzo (33%) dei dipendenti potrebbe facilmente lavorare da casa. La cifra per i cantoni (27%) e i comuni (15%) era molto più bassa.
"La tendenza generale a lavorare da casa è già aumentata nel settore privato negli ultimi anni con l'introduzione di modelli di lavoro flessibili", spiega Philipp Roth, responsabile del settore pubblico di Deloitte Svizzera. "Tuttavia, questa tendenza non sembra ancora essersi affermata nelle autorità e nella pubblica amministrazione".
Mancano i requisiti tecnici e le competenze per il lavoro virtuale
Un lavoro flessibile ed efficiente da casa richiede le giuste risorse e tecnologie. Solo il 29% dei dipendenti amministrativi intervistati è stato in grado di lavorare virtualmente da casa immediatamente senza alcun ostacolo tecnico. Quasi tre quarti (71%) si sono sentiti frustrati perché hanno dovuto aspettare diversi giorni o addirittura settimane per ricevere aggiornamenti tecnici o non li hanno mai ricevuti.
"Le amministrazioni pubbliche hanno già la possibilità di lavorare virtualmente da casa", spiega Roth. "Le autorità dovrebbero sfruttare meglio il potenziale dei dispositivi e delle applicazioni esistenti che consentono di lavorare virtualmente".
"Tuttavia, la rapida introduzione di strumenti e piattaforme semplici per la collaborazione virtuale e lo scambio digitale non deve andare a scapito della sicurezza e della protezione dei dati", afferma Roth. "Anche in questo caso, esistono oggi soluzioni che consentono alle autorità pubbliche di creare modelli di postazioni di lavoro flessibili", afferma Roth. Tuttavia, anche il personale amministrativo deve seguire un'ulteriore formazione. "Nell'era del cambiamento digitale, la formazione dei dipendenti e dei dirigenti è particolarmente importante. Solo quando il personale amministrativo ha familiarità con le tecnologie esistenti è possibile portare avanti una significativa modernizzazione digitale", afferma Roth.
L'approvazione di maggiori servizi digitali aumenta a causa della crisi del coronavirus
L'indagine mostra anche che la crisi del coronavirus ha cambiato l'atteggiamento di molti cittadini nei confronti dei servizi digitali. Poco meno di un terzo (31%) della popolazione ha cambiato la propria opinione sui servizi digitali in modo positivo a seguito della crisi del coronavirus. Meno di uno su dieci (9%) vede negativamente i nuovi servizi digitali. Per gli altri, la pandemia non ha innescato alcun cambiamento.
"Gli studi hanno dimostrato che, anche prima della pandemia, la maggioranza della popolazione svizzera era pronta a ricevere più servizi elettronici dalla Confederazione, dai Cantoni e dai Comuni", spiega Rolf Brügger, Direttore di Government & Public Services di Deloitte Svizzera. "L'attuale crisi ha ulteriormente accentuato questa esigenza. Se si prende l'esempio di 1,9 milioni di dipendenti che hanno dovuto registrarsi per ottenere un'indennità per lavoro ridotto, si capisce come molti di questi servizi non siano sufficientemente digitalizzati". Ci sono state diverse cosiddette interruzioni dei media nei processi di registrazione. I richiedenti non hanno quindi potuto inviare i moduli per via elettronica, ma hanno dovuto stamparli su carta e spedirli alle autorità per posta", spiega Brügger.
La maggior parte dei dipendenti amministrativi è favorevole a un maggiore e-government
La maggioranza degli impiegati amministrativi svizzeri (56%) è favorevole a una maggiore digitalizzazione dell'amministrazione. Tuttavia, una percentuale relativamente alta, pari al 39%, non vede alcuna necessità aggiuntiva di processi o servizi digitali. "Ciò è spesso dovuto alla mancanza di infrastrutture informatiche, che non consentono ai dipendenti di utilizzare e conoscere correttamente i vantaggi della digitalizzazione", spiega Brügger.
Sfruttare lo slancio, eliminare gli ostacoli
Secondo il personale amministrativo intervistato, gli attuali ostacoli alla digitalizzazione sono il quadro giuridico (37%), l'hardware e il software (30%) e l'infrastruttura fisica (14%). "È importante creare le basi legali adeguate, ad esempio con le firme elettroniche", afferma Brügger. "Allo stesso tempo, la crisi del coronavirus ha dimostrato che è possibile attuare cambiamenti molto rapidamente. Ora dobbiamo sfruttare questo slancio e investire in modo sostenibile nella digitalizzazione".
È più rapido acquistare più hardware e dotare i dipendenti di computer portatili a tutti i livelli piuttosto che implementare il quadro normativo. Tuttavia, questo comporta costi elevati. "A breve termine, è importante concentrarsi sui processi e sulla loro semplificazione. Ciò non richiede molti anni di sviluppo di sistemi informatici completamente nuovi: nuovi moduli elettronici senza stampe e invii cartacei e alcuni nuovi strumenti software intelligenti potrebbero ridurre significativamente il numero di interruzioni dei supporti esistenti nel processo. Per ottenere questo risultato non è necessario costruire un nuovo panorama informatico, acquistare hardware o modificare le leggi", sottolinea Brügger.