Publishing Les médias électroniques ont des avantages qu'il convient d'exploiter.Il n'y a guère de moyen de communication interne plus approprié que la newsletter interne électronique pour tenir les collaborateurs au courant rapidement, directement et simultanément des changements et nouveautés importants. Abraxas Informatique SA, l'un des principaux prestataires de services informatiques pour les administrations publiques, l'a bien compris et mise de manière ciblée sur cet instrument. Une étude qualitative a permis de clarifier les besoins et les attentes des collaborateurs et des cadres dans le domaine de la communication interne. Sur cette base, un ensemble de mesures a été élaboré, allant des principes de communication interne à la mise en place d'une infrastructure médiatique interne harmonisée, en passant par la communication des cadres.La lettre d'information interne électronique a été le premier média réalisé, car elle pouvait être mise en œuvre rapidement et à peu de frais et s'associait parfaitement à d'autres mesures de communication interne. Dès le départ, l'objectif ambitieux d'abraxas.update était d'atteindre un niveau de qualité équivalent à celui des newsletters externes. Cet objectif a été atteint grâce à des textes thématiques concis et pertinents ainsi qu'à une présentation conviviale avec des boîtes de dialogue. La convivialité de la newsletter est assurée par des textes courts et un langage simple et personnel. Le discours personnalisé et l'introduction au début, y compris la signature personnelle et le portrait de l'auteur, renforcent cet aspect. De courts sondages, des concours ou des boutons de feedback initient en outre le dialogue entre la direction de l'entreprise et les collaborateurs. Enfin, des renvois et des liens mènent à des informations supplémentaires et permettent ainsi l'imbrication avec d'autres moyens de communication internes et externes.
La conception d'abraxas.update contribue de manière décisive à guider le lecteur. Ainsi, l'en-tête de la newsletter forme une parenthèse visuelle avec le feedback et les indications de contact à la fin. Les images thématiques en marge créent pour les lecteurs des points d'entrée supplémentaires dans le texte et transmettent par leur langage visuel une entreprise de services informatiques moderne et tournée vers l'avenir. Des boîtes de dialogue, dont le design se démarque du texte principal, complètent le concept de présentation innovant du média.
Le fait que la newsletter apporte une contribution essentielle à la communication interne de l'entreprise a pu être démontré de manière impressionnante à l'occasion de l'annonce de la collaboration entre Abraxas AG et Bedag AG. Dans ce cas, abraxas.update a été utilisé comme instrument clé de la communication interne et a garanti une première information rapide et complète des collaborateurs. Ceux-ci ont été informés personnellement de la collaboration lors de l'information des collaborateurs qui a suivi peu après. Un dossier d'information remis lors de l'information des collaborateurs a finalement assuré le besoin d'information accru des collaborateurs le jour de l'annonce.
Il s'agit maintenant, comme première étape, de maintenir et d'améliorer le niveau de qualité atteint grâce à un travail de précision sur le contenu et à une harmonisation continue de la newsletter électronique avec d'autres médias internes. Abraxas SA a compris que des partenaires externes - que ce soit pour le travail de conception, la mise en œuvre rédactionnelle, créative ou technique - peuvent apporter une contribution essentielle à la réussite d'un tel projet.
Pro Infirmis met ses bureaux en réseau sur l'IntranetL'Intranet est également essentiel pour répondre aux besoins d'information des collaborateurs. Qu'il s'agisse de messages, de règles, de mémos, de documents importants ou de formulaires : Les collaborateurs peuvent s'y informer en détail sur les sujets qui les intéressent. Pro Infirmis a dû relever un défi particulier : faciliter le flux d'informations de la centrale vers les quelque 20 bureaux cantonaux ainsi que l'échange d'informations entre eux. Le multilinguisme de la plus grande organisation de personnes handicapées de Suisse constituait un autre défi. Grâce à une équipe interdisciplinaire de spécialistes internes et externes, la tâche a pu être menée à bien.
Les bureaux cantonaux sont au cœur de l'Intranet de Pro Infirmis.
Les "Intranets dans l'Intranet" qui en résultent permettent de comparer les différentes prestations des secrétariats. Dans un premier temps, un projet pilote a été mis en œuvre pour le bureau du canton de Berne, car ce bureau, en raison de sa taille et de son bilinguisme, se prêtait bien à servir d'exemple pour les autres cantons. Ceux-ci ont pu reprendre la structure du menu ainsi que le contenu des textes d'introduction pour leur propre canton ou les adapter individuellement et même définir leurs propres priorités.
L'objectif premier de la conception était de garantir une bonne visibilité grâce à une structure simple et sobre. En ce qui concerne l'univers visuel, la conception s'oriente vers la campagne publicitaire actuelle et garantit ainsi un fort effet de reconnaissance. La page d'accueil, avec sa partie texte clairement structurée, informe sur les nouveautés de l'organisation. L'aperçu du menu apporte immédiatement de la clarté et facilite la navigation suivante pour l'utilisateur, la fonction de recherche pratique et la possibilité future d'une barre de menu personnalisée augmentent encore la convivialité. Les rubriques des différents cantons sont à leur tour structurées de manière à ce que les contenus recherchés puissent être trouvés rapidement et facilement. Dans la partie "contenu", de courts textes d'introduction concis précèdent les documents à consulter. L'Intranet de Pro Infirmis n'est pas conçu comme un simple espace de stockage de documents - les utilisateurs peuvent accéder directement à d'autres contenus thématiques par le biais de liens. Les outils de travail concrets peuvent ainsi être trouvés très rapidement par les utilisateurs.
La newsletter d'Abraxas et l'intranet de Pro Infirmis sont donc des exemples réussis de la manière dont les médias électroniques peuvent être utilisés avec le soutien de partenaires externes.
peuvent optimiser fondamentalement la communication de l'entreprise. L'accent est mis sur une orientation professionnelle vers les besoins des utilisateurs, tant au niveau du contenu que de la conception. C'est précisément dans les entreprises aux organisations complexes que des newsletters attrayantes et des plates-formes intranet intelligemment conçues peuvent améliorer durablement le flux d'informations.
Facts & Figures abraxas.updateLa newsletter électronique abraxas.update paraît de manière irrégulière, environ 1 à 2 fois par mois.
Envoi : il se fait par voie électronique via Outlook à 300 collaborateurs d'Abraxas Informatique SA.
Langue : Allemand
Conception, rédaction et design : m/& AG, Zurich, www.m-und.ch
Réalisation technique : vertical vision AG, Kloten, www.vertical.ch
Faits et chiffres Pro InfirmisL'Intranet de Pro Infirmis constitue la plate-forme centrale d'information pour une vingtaine de bureaux cantonaux.
Langues parlées : allemand, français, italien
Conception, rédaction et design : m/& AG, Zurich, www.m-und.ch
Réalisation technique : Juleg GmbH, Zurich
www.juleg.ch
Philipp Bircher/Philip Meier, m/& AG