Editoria I mezzi di comunicazione elettronici hanno dei vantaggi che devono essere sfruttati, e difficilmente esiste un altro mezzo di comunicazione interna più adatto a tenere aggiornati i dipendenti in modo rapido, diretto e simultaneo su cambiamenti e novità importanti che la newsletter interna elettronica. Abraxas Informatik AG, fornitore leader di servizi informatici per le amministrazioni pubbliche, lo ha capito e sta facendo un uso mirato di questo strumento. Un'indagine qualitativa ha chiarito le esigenze e le aspettative dei dipendenti e dei dirigenti in materia di comunicazione interna. Su questa base, è stato sviluppato un pacchetto di misure che spazia dai principi della comunicazione interna e della comunicazione manageriale allo sviluppo di un'infrastruttura mediatica interna coordinata.La newsletter interna elettronica è stato il primo mezzo di comunicazione ad essere realizzato, in quanto poteva essere implementato in modo rapido ed economico e poteva essere collegato in modo eccellente con altre misure di comunicazione interna. Sin dall'inizio, abraxas.update ha perseguito l'ambizioso obiettivo di raggiungere uno standard qualitativo pari a quello delle newsletter esterne. Questo obiettivo è stato raggiunto grazie a testi tematicamente concisi e pertinenti e a un design di facile lettura con finestre di dialogo. La facilità di lettura della newsletter è garantita da testi brevi e da un linguaggio semplice e personalizzato. L'approccio personalizzato e l'introduzione all'inizio, che include la firma personale e il ritratto dell'autore, sono di grande aiuto. Brevi sondaggi, concorsi e pulsanti per il feedback favoriscono inoltre il dialogo tra la direzione aziendale e i dipendenti. Infine, i link e le scorciatoie conducono a ulteriori informazioni e consentono il collegamento con altri mezzi di comunicazione interni ed esterni.
Il design di abraxas.update supporta in modo decisivo la guida del lettore. L'intestazione della newsletter, insieme alle informazioni di feedback e di contatto alla fine, forma una parentesi visiva. Le immagini tematiche a margine creano ulteriori punti di ingresso nel testo per i lettori e trasmettono, attraverso il loro linguaggio visivo, un'azienda di servizi IT moderna e orientata al futuro. Le finestre di dialogo, che si distinguono dal testo principale in termini di design, completano l'innovativo concetto di design del mezzo di comunicazione.
Il fatto che la newsletter contribuisca in modo significativo alla comunicazione aziendale interna è stato dimostrato in modo impressionante in occasione dell'annuncio della collaborazione tra Abraxas AG e Bedag AG. In questo caso, abraxas.update è stato utilizzato come strumento chiave della comunicazione interna e ha garantito ai dipendenti un'informazione rapida e completa. Poco dopo sono stati informati personalmente della collaborazione nelle informazioni per i dipendenti. Infine, un pacchetto informativo, consegnato durante la sessione informativa per i dipendenti, ha garantito che l'accresciuto bisogno di informazioni dei dipendenti fosse soddisfatto il giorno dell'annuncio.
Il primo passo è mantenere e migliorare lo standard qualitativo raggiunto, perfezionando i contenuti e coordinando costantemente la newsletter elettronica con gli altri media interni. Abraxas AG ha capito che i partner esterni - che si tratti di lavoro concettuale, editoriale, di design o di realizzazione tecnica - possono dare un contributo significativo al successo di un tale progetto.
Pro Infirmis mette in rete i suoi uffici su intranetL'intranet è centrale anche per le esigenze informative dei dipendenti. Che si tratti di messaggi, regole, promemoria, documenti importanti o moduli: È qui che i dipendenti possono trovare informazioni complete su argomenti di loro interesse. Pro Infirmis ha dovuto affrontare la sfida particolare di facilitare il flusso di informazioni dalla sede centrale ai circa 20 uffici cantonali e lo scambio di informazioni tra di essi. Un'altra sfida era rappresentata dal multilinguismo della più grande organizzazione di disabili della Svizzera. Grazie a un team interdisciplinare di specialisti interni ed esterni, il compito è stato portato a termine con successo.
Il cuore della rete intranet di Pro Infirmis sono gli uffici cantonali, caratterizzati da un elevato grado di indipendenza.
Le "intranet su intranet" che ne derivano permettono di confrontare i servizi dei vari uffici. In una prima fase, è stato realizzato un progetto pilota per l'ufficio del Cantone di Berna, che per le sue dimensioni e il suo bilinguismo rappresentava un buon esempio per gli altri Cantoni. Gli uffici hanno potuto adottare la struttura del menu e il contenuto dei testi introduttivi per il proprio cantone o personalizzarli e persino stabilire le proprie priorità.
L'obiettivo principale del design era garantire una buona chiarezza attraverso una struttura semplice e lineare. In termini di immagini, il design si basa sull'attuale campagna pubblicitaria, garantendo così un forte effetto di riconoscimento. La homepage, con il suo testo chiaramente strutturato, fornisce informazioni sulle novità dell'organizzazione. La panoramica dei menu offre una chiarezza immediata e facilita la navigazione successiva, mentre la pratica funzione di ricerca e la possibilità futura di una barra dei menu personalizzata migliorano ulteriormente la facilità d'uso. Le sezioni dei singoli cantoni sono strutturate in modo tale da consentire di trovare rapidamente e facilmente i contenuti ricercati. Nella sezione dei contenuti, brevi e concisi testi introduttivi precedono i documenti da richiamare. L'intranet Pro Infirmis non è stata concepita come una semplice area di archiviazione di documenti: gli utenti possono accedere direttamente a ulteriori contenuti tematici tramite link. In questo modo, gli utenti possono trovare risorse di lavoro specifiche nel minor tempo possibile.
Due modi di successoLa newsletter di Abraxas e l'intranet Pro Infirmis sono esempi di successo di come i media elettronici possano essere utilizzati con il supporto di partner esterni.
può ottimizzare in modo sostanziale la comunicazione aziendale. L'attenzione è rivolta in modo professionale alle esigenze degli utenti, sia in termini di contenuti che di design. Soprattutto nelle aziende con organizzazioni complesse, newsletter accattivanti e piattaforme intranet progettate in modo intelligente possono migliorare in modo sostenibile il flusso di informazioni.
Fatti e cifre abraxas.updateLa newsletter elettronica abraxas.update viene pubblicata irregolarmente, circa una o due volte al mese.
Invio: inviato elettronicamente tramite Outlook a 300 dipendenti di Abraxas Informatik AG.
Lingua: tedesco
Ideazione, redazione e design: m/& AG, Zurigo, www.m-und.ch
Realizzazione tecnica: vertical vision AG, Kloten, www.vertical.ch
Fatti e cifre Pro InfirmisL'intranet Pro Infirmis è la piattaforma informativa centrale di circa 20 uffici cantonali.
Lingue: Tedesco, francese, italiano
Ideazione, redazione e design: m/& AG, Zurigo, www.m-und.ch
Realizzazione tecnica: Juleg GmbH, Zurigo
www.juleg.ch
Philipp Bircher/Philip Meier, m/& AG