Publishing Elektronische Medien haben Vorzüge, die es zu nutzen gilt.Kaum ein Medium der internen Kommunikation ist besser geeignet, Mitarbeitende schnell, direkt und zeitgleich über wichtige Veränderungen und Neuigkeiten auf dem Laufenden zu halten als der elektronische interne Newsletter. Dies hat die Abraxas Informatik AG als ein führendes Informatik-Dienstleistungsunternehmen für öffentliche Verwaltungen erkannt und setzt gezielt auf dieses Instrument. Eine qualitative Untersuchung schuf Klarheit über die Bedürfnisse und Erwartungshaltungen der Mitarbeitenden und Führungskräfte im Bereich der internen Kommunikation. Auf dieser Grundlage wurde ein Massnahmenpaket erarbeitet, das von internen Kommunikationsgrundsätzen über die Führungskommunikation bis zum Aufbau einer abgestimmten internen Medieninfrastruktur reicht.Als erstes Medium wurde der elektronische interne Newsletter realisiert, da dieser rasch und kostengünstig umgesetzt werden konnte und sich hervorragend mit weiteren internen Kommunikationsmassnahmen verknüpfen liess. Dabei wurde mit abraxas.update von Anfang an das ehrgeizige Ziel verfolgt, einen Qualitätsstandard zu erreichen, der externen Newslettern ebenbürtig ist. Dies erreichte man durch thematisch prägnante und relevante Texte sowie eine leserfreundliche Gestaltung mit Dialogboxen. Die Leserfreundlichkeit des Newsletters wird durch kurze Texte und eine persönliche, einfache Sprache sichergestellt. Die personalisierte Ansprache und die Einleitung zu Beginn inklusive persönlicher Unterschrift und dem Porträt des Autors unterstützen dies. Kurzumfragen, Wettbewerbe oder Feedback-Buttons initiieren zudem den Dialog zwischen der Unternehmensleitung und den Mitarbeitenden. Schliesslich führen Verweise und Verknüpfungen zu zusätzlichen Informationen und erlauben somit die Verzahnung mit anderen internen und externen Kommunikationsmitteln.
Die Gestaltung von abraxas.update unterstützt die Leserführung entscheidend. So bildet der Newsletter-Kopf zusammen mit dem Feedback- und Kontakthinweis am Schluss eine visuelle Klammer. Themenbilder am Rand schaffen für die Leser zusätzliche Einstiegspunkte in den Text und vermitteln durch ihre Bildsprache ein modernes, zukunftsgerichtetes Informatik-Dienstleistungsunternehmen. Dialogboxen, die gestalterisch vom Haupttext abgehoben sind, runden das innovative Gestaltungskonzept des Mediums ab.
Dass der Newsletter einen wesentlichen Beitrag an die interne Unternehmenskommunikation leistet, konnte anlässlich der Bekanntgabe der Zusammenarbeit zwischen der Abraxas AG und der Bedag AG eindrücklich gezeigt werden. Hier wurde abraxas.update als Schlüsselinstrument der internen Kommunikation eingesetzt und garantierte eine schnelle und umfassende Erstinformation der Mitarbeitenden. Diese wurden in der kurz darauf folgenden Mitarbeiterinformation persönlich über die Zusammenarbeit informiert. Ein Informationspaket, das an der Mitarbeiterinformation abgegeben wurde, stellte schliesslich den erhöhten Informationsbedarf der Mitarbeitenden am Tag der Bekanntgabe sicher.
Es gilt nun, als ein erster Schritt, durch inhaltliche Feinarbeit und die kontinuierliche Abstimmung des elektronischen Newsletters mit anderen internen Medien den erreichten Qualitätsstandard zu halten und auszubauen. Die Abraxas AG hat verstanden, dass externe Partner – sei dies in der konzeptionellen Arbeit, der redaktionellen, gestalterischen oder technischen Umsetzung – zum Gelingen eines solchen Projekts einen wesentlichen Beitrag leisten können.
Pro Infirmis vernetzt seine Geschäftsstellen im IntranetAuch das Intranet ist für den Informationsbedarf der Mitarbeitenden zentral. Seien dies Meldungen, Regeln, Memos, wichtige Dokumente oder Formulare: Hier können sich Mitarbeitende umfassend über die für sie relevanten Themen informieren. Die Pro Infirmis stand dabei vor der besonderen Herausforderung, den Informationsfluss der Zentrale zu den rund 20 kantonalen Geschäftsstellen sowie deren Informationsaustausch untereinander zu erleichtern. Eine weitere Herausforderung bestand in der Mehrsprachigkeit der grössten Behindertenorganisation der Schweiz. Dank einem interdisziplinären Team interner und externer Spezialisten gelang es, die Aufgabe zu meistern.
Herzstück des Intranets der Pro Infirmis sind die kantonalen Geschäftsstellen, die sich durch einen hohen Grad an Selbstständigkeit auszeichnen.
Durch die daraus resultierenden «Intranets im Intranet» wird die Vergleichbarkeit der verschiedenen Geschäftsstellenleistungen ermöglicht. In einem ersten Schritt wurde für die Geschäftsstelle des Kantons Bern ein Pilotprojekt umgesetzt, da sich diese Geschäftsstelle auf Grund ihrer Grösse und der Zweisprachigkeit als gutes Beispiel für die anderen Kantone eignete. Diese konnten sowohl die Menüstruktur als auch die Inhalte der Einleitungstexte für ihren eigenen Kanton übernehmen bzw. individuell anpassen und sogar eigene Schwerpunkte setzen.
Das primäre Ziel der Gestaltung bestand darin, durch einen einfachen, schlichten Aufbau eine gute Übersichtlichkeit zu gewährleisten. Bezüglich Bildwelt orientiert sich die Gestaltung an der aktuellen Werbekampagne und garantiert damit einen starken Wiedererkennungseffekt. Die Einstiegsseite mit ihrem klar strukturierten Textanteil informiert über Neuigkeiten aus der Organisation. Die Menüübersicht schafft sofort Klarheit und erleichtert dem Nutzer die nachfolgende Navigation, die praktische Suchfunktion und die zukünftige Möglichkeit einer personalisierten Menüleiste erhöhen die Benutzerfreundlichkeit zusätzlich. Die Rubriken der einzelnen Kantone sind wiederum so strukturiert, dass gesuchte Inhalte schnell und einfach gefunden werden können. Im Inhaltsteil gehen kurze prägnante Einleitungstexte den aufzurufenden Dokumenten voran. Dabei ist das Intranet der Pro Infirmis nicht als blosse Ablagefläche von Dokumenten konzipiert – die Nutzer können durch Links direkt auf weitere, thematisch verwandte Inhalte zugreifen. Konkrete Arbeitsmittel sind für Nutzer auf diese Weise in kürzester Zeit auffindbar.
Zwei erfolgreiche WegeDer Newsletter der Abraxas und das Intranet der Pro Infirmis sind damit gelungene Beispiele dafür, wie elektronische Medien mit Unterstützung externer Partner
die Unternehmenskommunikation grundlegend optimieren können. Im Vordergrund steht eine professionelle Ausrichtung auf die Bedürfnisse der Nutzer, sowohl inhaltlich wie auch gestalterisch. Gerade in Unternehmen mit komplexen Organisationen können ansprechende Newsletter und intelligent konzipierte Intranet-Plattformen den Informationsfluss nachhaltig verbessern.
Facts & Figures abraxas.updateDer elektronische Newsletter abraxas.update erscheint unregelmässig, ca. 1- bis 2-mal monatlich.
Versand: Erfolgt elektronisch über Outlook an 300 Mitarbeitende der Abraxas Informatik AG.
Sprache: Deutsch
Konzeption, Redaktion und Design: m/& AG, Zürich, www.m-und.ch
Technische Umsetzung: vertical vision AG, Kloten, www.vertical.ch
Facts & Figures Pro InfirmisDas Intranet der Pro Infirmis bildet die zentrale Informationsplattform für rund 20 kantonale Geschäftsstellen
Sprachen: Deutsch, Französisch, Italienisch
Konzeption, Redaktion und Design: m/& AG, Zürich, www.m-und.ch
Technische Umsetzung: Juleg GmbH, Zürich
www.juleg.ch
Philipp Bircher/Philip Meier, m/& AG