Strumenti di comunicazione interna

COMUNICAZIONE INTERNA (CI) Nelle aziende, il tema del dialogo sta assumendo un’importanza sempre maggiore a tutti i livelli e su tutti i canali. Cosa significa questo per le aziende e per i loro responsabili della comunicazione? L’esperta di comunicazione aziendale Andrea Montua parla di una vera cultura del dialogo, della trasformazione digitale e dei dirigenti che si trovano in posizioni “sandwich”. MK Signora Montua, quali sono secondo lei attualmente i cambiamenti e le tendenze più significativi nel settore dell'IK?ANDREA MONTUA Per me, al momento, le sfide più interessanti sono il desiderio di un dialogo sempre più intenso, il lavoro crossmediale, il cambiamento del ruolo dei responsabili della comunicazione interna e la trasformazione digitale.MK Da cosa si riconosce una vera cultura del dialogo in un’azienda?MONTUA In questo ambito, oltre agli strumenti e ai modelli, ciò che conta soprattutto è una cultura aziendale davvero aperta. Questa non può essere «introdotta» o imposta: il suo sviluppo è un processo e deve essere incarnata dai vertici aziendali. Dirigenti ben formati e una comunicazione reciproca trasparente e, soprattutto, autentica sono i fattori più importanti sulla strada verso una vera cultura del dialogo.Inoltre, i canali di comunicazione interni – dall’intranet al giornale aziendale – dovrebbero offrire ai collaboratori canali di ritorno per feedback, commenti e domande – anche critiche – e i collaboratori dovrebbero essere realmente coinvolti nei progetti e nei processi. Formati partecipativi come workshop e corsi di formazione sostituiscono le lezioni frontali, e i dirigenti offrono ai propri collaboratori momenti di discussione e sessioni di domande su argomenti aperti.MK Cosa significano la trasformazione digitale e il lavoro in rete per l’IK?MONTUA In linea con l’evoluzione sociale caratterizzata da una digitalizzazione in rapida crescita, anche la comunicazione interna (CI) sta subendo una trasformazione. Non si tratta più solo di una comunicazione «a senso unico» dall’alto verso il basso, ma il dialogo avviene in tutte le direzioni e su (quasi) tutti i canali. I collaboratori sono sempre più interconnessi. Il lavoro in mobilità sta diventando sempre più diffuso; i collaboratori comunicano oltre i confini dei reparti e dei paesi in spazi di lavoro digitali o su reti simili a Xing. Dal CEO all’operaio alla catena di montaggio: per tutti i destinatari della CI, la trasformazione digitale non offre solo le opportunità citate, ma alimenta al contempo anche delle paure. Tra i campi d’azione della CI vi sono, ad esempio, la spiegazione interna del tema della digitalizzazione o, a livello puramente operativo, la pianificazione della comunicazione di accompagnamento per una nuova intranet orientata al dialogo.MK E in che misura cambia il ruolo dei responsabili della comunicazione interna?MONTUA Ebbene, mentre fino a pochi anni fa la comunicazione interna era principalmente giornalismo aziendale, oggi i suoi protagonisti sono richiesti piuttosto come «sismografi» e promotori di iniziative, nonché come consulenti della direzione e delle divisioni aziendali. Le aziende che non dispongono di un reparto di comunicazione interna autonomo e lasciano che il tema venga «gestito» dal marketing o dalle risorse umane hanno enormi difficoltà a far fronte alle molteplici sfide di una comunicazione interna controllata e strategica.MK Quindi sicuramente cambiano anche le richieste con cui le aziende si rivolgono a voi?MONTUA Assolutamente sì. In passato i clienti dicevano: «Ottimizzate il nostro giornale aziendale» o «Vogliamo una rete intranet». Si trattava degli strumenti. Oggi le richieste hanno spesso un carattere diverso. Le aziende tendono piuttosto a dire: «Nei prossimi anni dovremo attuare x processi di cambiamento: come possiamo coinvolgere i collaboratori in questo percorso?» oppure «Come possiamo preparare i nostri dirigenti alla comunicazione interna, in modo che tutti i collaboratori – sia quelli in produzione che quelli amministrativi – ricevano le informazioni giuste al momento giusto?».MK A proposito dei dirigenti. In che misura una buona comunicazione interna dipende da loro?MONTUA In misura davvero notevole. Se i dirigenti delle aziende non sono all’altezza della «sfida della comunicazione interna», per quanto la direzione possa investire in strumenti di comunicazione ben realizzati, le informazioni e la motivazione che raggiungeranno i collaboratori saranno insufficienti. La sfida è evidente: i dirigenti, nella loro posizione «a sandwich», subiscono pressioni da tutte le parti e hanno pochissimo tempo a disposizione. La maggior parte di loro ricopre tale ruolo soprattutto perché è competente dal punto di vista tecnico. Improvvisamente, però, ci si aspetta che siano anche empatici, che lavorino in modo collaborativo e che instaurino un dialogo più diretto con i propri collaboratori.MK Qual è la conseguenza?MONTUA Soprattutto il fatto che il livello dirigenziale intermedio si trasformi in uno «strato paralizzante»: piuttosto che dire qualcosa di sbagliato in qualità di dirigente, preferisco non dire nulla. Non si tratta di malizia, ma di un tipico comportamento dettato dalla paura quando si deve scegliere tra fuga e lotta: se non dico nulla, non posso nemmeno sbagliare. La direzione aziendale, tuttavia, spesso si dice: «Beh, se devo occuparmene anch’io… con lo stipendio che percepiscono, posso ben aspettarmi una buona comunicazione dai miei dirigenti». Purtroppo, questo è un modo di pensare molto miope…MK La comunicazione interna è cambiata nella percezione dei dirigenti aziendali?MONTUA È vero che spesso la necessità di intervenire viene riconosciuta solo dopo processi di cambiamento non del tutto riusciti dal punto di vista comunicativo o in vista di grandi ristrutturazioni, ma questo è probabilmente tipicamente umano. Ciò che mi rallegra è che oggi il tema della comunicazione interna non è più considerato un aspetto secondario, bensì parte integrante del successo. Circa il 40% delle richieste dei nostri clienti proviene ormai direttamente dalla direzione aziendale. AUTORE: RUEDI ULMANN—————————————————————-INFORMAZIONI AGGIUNTIVECosa va bene e cosa no?I vari strumenti di comunicazione interna non sono tutti adatti a ogni occasione; situazioni particolari richiedono misure aggiuntive. Queste PANORAMICA di Andrea Montua ti aiuta nella scelta. La personaAndrea Montua è titolare di Montua & Partner, un’agenzia full-service specializzata in comunicazione interna. Insieme al suo team, la laureata in economia e commercio affianca da undici anni le medie imprese e i grandi gruppi nella comunicazione con i dirigenti e i collaboratori, sia nelle situazioni quotidiane che in quelle di cambiamento. I punti di forza dell’agenzia sono l’ideazione di strategie, la realizzazione di strumenti di comunicazione interna e l’accompagnamento delle aziende in progetti di cambiamento a breve e lungo termine.