Software aziendale: perché la facilità d'uso è fondamentale per il successo
La mancanza di usabilità nei software aziendali costa tempo alle aziende
Dal punto di vista dell'azienda, questo è facile da capire: Un software che non viene realmente accettato e compreso non viene utilizzato appieno. Le funzioni non accessibili all'utente sono state programmate e acquistate per nulla. Se i singoli processi richiedono troppo tempo perché mancano informazioni e l'utente deve passare a un'altra vista o a un altro modulo, questo costa complessivamente tempo prezioso. È quindi comprensibile che l'usabilità diventi sempre più un criterio decisionale nell'investimento in un software.
Elevata spesa per la formazione e l'assistenza
Infine, ma non per questo meno importante, il fatto che i dipendenti altamente qualificati debbano familiarizzare con un software complicato comporta un costo in termini di tempo. Ma a questo punto diventa costoso anche per il fornitore del software. La formazione è spesso prevista come parte del "pacchetto completo". Più complicata è la struttura e la guida dell'utente del software, più tempo e sforzi sono necessari per la formazione. Per le aziende più grandi, con diverse divisioni e sedi, questo si aggiunge rapidamente ai tempi di implementazione e ai costi di viaggio, ma la maratona di formazione non è sufficiente; è necessario anche il supporto per l'attività quotidiana, che viene richiesto dalle aziende come servizio. Questo servizio viene spesso addebitato a una tariffa forfettaria. Gli errori degli utenti sono normali e inevitabili, soprattutto all'inizio, ma se il design dell'applicazione è poco chiaro e poco intuitivo, questo porta a errori ripetuti da parte degli utenti. Vengono quindi attivate involontariamente delle transazioni commerciali che non sempre possono essere annullate dall'utente. Di conseguenza, le richieste di assistenza si accumulano fino a quando il costo effettivo supera la tariffa forfettaria calcolata, con conseguenti elevati costi di formazione e assistenza e il rischio di essere sostituiti da altri fornitori: Il design user-friendly sta quindi diventando un fattore competitivo anche per i fornitori di software aziendale.
Le cause: Perché un catalogo di requisiti non è sufficiente
Sebbene negli anni passati il software aziendale non fosse visto da una prospettiva di progettazione particolare, i suoi sviluppatori miravano a programmare applicazioni snelle e funzionali. Perché il software non soddisfa le aspettative degli utenti? Innanzitutto, molte applicazioni aziendali sono già un po' obsolete, ma le aspettative e le esigenze degli utenti sono cambiate radicalmente negli ultimi anni. L'uso della telefonia mobile, l'accesso indipendente dal tempo e dai dispositivi, la collaborazione e l'uso del cloud sono tutti elementi che fanno parte di questo fenomeno. Anche gli sviluppatori di software, tuttavia, dovranno convivere con questo rapido cambiamento in futuro, e l'approccio è fondamentale. Benjamin Uebel, amministratore delegato di Userlutions GmbH, conosce il problema: "In passato, lo sviluppo si basava principalmente sugli aspetti funzionali, spesso solo sulla base di un catalogo di requisiti". I programmi non rispecchiano quindi i processi reali e vengono apportati miglioramenti - una statistica qui, un filtro là per adattare l'applicazione alle esigenze dell'utente. "Lo sviluppatore deve quindi cercare dove c'è ancora spazio per queste funzionalità aggiuntive nel programma. Questo porta inevitabilmente a una crescita incontrollata, la struttura si perde", afferma Uebel. Alla fine, non solo gli utenti ma anche gli stessi sviluppatori hanno difficoltà a tenere traccia dei dettagli dell'applicazione. Anche dal punto di vista del fornitore, è giunto il momento di una riprogettazione o di una revisione completa con una nuova interfaccia a prova di futuro.
Adattare il software all'utente, non il contrario
Per evitare di ripetere gli errori del passato, l'usabilità del software dovrebbe essere al centro dell'attenzione fin dall'inizio e diventare il principio guida. Le competenze necessarie possono essere introdotte in azienda da nuovi dipendenti o coperte inizialmente da un supporto esterno. Gli esperti di usabilità apportano esperienza e un approccio sistematico allo sviluppo. Le applicazioni aziendali di cui ci occupiamo sono rivolte a gruppi di utenti molto diversi tra loro", spiega Benjamin Uebel, "tra cui un software per la costruzione di gallerie, un pay wall per contenuti multimediali a pagamento o un mercato virtuale per modelli 3D. Anche per noi è sempre emozionante e impariamo qualcosa di nuovo. In definitiva, però, si tratta sempre di rendere la complessità più gestibile. Per farlo, bisogna innanzitutto porsi le domande giuste: "Un catalogo di requisiti da solo non basta". Il consiglio di Benjamin Uebel è di analizzare innanzitutto la documentazione, ma anche di guardarsi intorno in loco e di parlare con i dipendenti: "Il processo effettivo spesso si discosta dalle specifiche e le ragioni ci sono".
Test, sviluppo modulare e lungimirante
È particolarmente importante non credere, ma testare. Con i moderni metodi di crowd testing, anche per utenti aziendali selezionati, questo è oggi possibile senza grandi sforzi e produce rapidamente risultati utilizzabili. Gli utenti chiave dell'azienda potrebbero essere coinvolti nello sviluppo e reclutati come "ambasciatori". Un nuovo programma sarà accolto molto più positivamente se un collega riferisce che effettivamente rende il lavoro più facile e persino divertente.Gli sviluppatori dovrebbero adattarsi ai nuovi requisiti fin dall'inizio, idealmente affrontare da soli i cambiamenti previsti e pensare in termini di alternative. Ad esempio, se un'azienda sta pensando di spostare le applicazioni nel cloud, questo apre nuove possibilità, ma pone anche requisiti più elevati in termini di sicurezza dei dati. È importante considerare non solo quali processi devono essere eseguiti con il software, ma anche da quali dispositivi e in quali ambienti: l'ottimizzazione per le applicazioni mobili è essenziale, ma anche il collegamento in rete con altri sistemi avrà un ruolo importante in futuro. "In futuro, il software per la produzione e la logistica dovrà incorporare anche informazioni contestuali provenienti dall'ERP o dai dati della macchina", afferma Uebel, aggiungendo che un approccio modulare può aiutare a evitare il sovraccarico e la conseguente confusione. Gli utenti sono quindi più flessibili e possono adattarsi più rapidamente alle mutevoli esigenze prenotando i singoli moduli. In definitiva, concentrarsi sull'usabilità e sull'esperienza dell'utente ripaga tutti i partner: le aziende risparmiano tempo nell'applicazione, i produttori di software risparmiano sui costi di formazione e assistenza. Un effetto collaterale da non sottovalutare: i programmatori sono di nuovo orgogliosi del loro prodotto.
