L'argument "oublié" de la gestion des processus

Nombreux sont ceux qui savent remplir et concevoir un magazine. Mais tous ne maîtrisent pas toutes les étapes d'un projet de publication jusqu'à la livraison dans les boîtes aux lettres des lecteurs. Pour cela, il est nécessaire de mettre en place un processus finement adapté, qui inclut aussi bien la rédaction que la logistique postale à la fin de la chaîne de création de valeur.

La rédaction se trouve au début d'un processus complexe dans lequel tous les acteurs travaillent main dans la main. Elle doit s'adapter aux besoins des autres prestataires de services et partenaires en matière de planification des délais et des thèmes. Il s'agit par exemple de coordonner un grand nombre de parties prenantes au sein d'une entreprise ainsi que la remise des données d'impression pour le média souhaité.

Les trois exemples illustrent pourquoi le Corporate Publishing ne peut pas "seulement" se baser sur la rédaction et le design - mais nécessite également la gestion d'une logistique complexe.

Défi logistique n°1 : "1 to 1 energy forum".

En tant qu'instrument de communication identitaire, le magazine clients associe les messages de quelque 140 fournisseurs d'énergie suisses réunis sous la marque "1 to 1 energy" - de la grande entreprise cotée en bourse à la petite centrale électrique communale. Le magazine rend possible ce que de nombreux petits fournisseurs d'énergie ne seraient pas en mesure de faire seuls : Il transmet à l'extérieur le leadership thématique qualitatif dans le domaine de l'énergie. Plus d'un million de clients des fournisseurs d'énergie "1 to 1 energy" font partie du lectorat, principalement des clients privés ou des ménages.

Le magazine est produit en allemand et en français dans deux versions de base (24 et 20 pages) ; en outre, plusieurs partenaires réalisent leur propre édition fractionnée. Le magazine est publié dans jusqu'à 22 variétés. Les fournisseurs d'énergie personnalisent jusqu'à 8 pages dans leur édition ou la complètent avec leur propre couverture. Dans ce cadre, les textes ne sont pas seulement traduits, ils sont aussi parfois remplacés, leur contenu est adapté à la région et ils sont rédigés par des journalistes dans leur langue maternelle. "Avec cette régionalisation, nous augmentons la pertinence pour nos lecteurs et renforçons la proximité avec nos clients", explique Romano Zgraggen. Il est directeur d'Abonax AG, l'association des partenaires "1 to 1 energy" de Suisse orientale.

"La réunion de coordination avec l'imprimerie et la poste est aussi importante que la réunion de rédaction", explique Andrea Weedon, responsable Marketing & Administration de Youtility AG, une coopération fructueuse sur le marché suisse de l'énergie. En effet, les 22 types de magazines différents, plus éventuellement les couvertures, les posters ou les livrets, doivent être assemblés correctement, les quelque 120 impressions supplémentaires des partenaires sur la page de couverture de la version de base doivent être produites sans erreur et livrées dans les délais. Cela ne fonctionne que si, dès le début de la mise en page, on sait comment et dans quel ordre les différentes sortes sont planifiées sur la machine d'impression et pour le traitement ultérieur, conformément au déroulement de la rédaction.

Les phases de "bon à tirer" pour chacune des 22 variétés constituent un autre défi : l'accord définitif de 25 à 30 personnes au total est recueilli chez Infel, où il est traité en conséquence. Infel se charge du contrôle final de chaque variété. Il n'est pas rare que des corrections soient apportées à la dernière minute - après l'octroi du "bon à tirer". "Dans de tels moments, la flexibilité de tous est requise et une interaction optimale entre nous et l'imprimerie est indispensable", explique Denise Liebchen, qui s'occupe de la rédaction du "1 to 1 energy forum". En fonction de l'avancement du processus, ces corrections sont effectuées directement par l'imprimeur et vérifiées par Infel. Entre la planification des thèmes et le contact avec la boîte aux lettres, deux mois très chargés s'écoulent ainsi par édition.

Défi logistique 2 : magazine "Strom

Des signes presque identiques caractérisent également le magazine "Electricité" - le magazine destiné aux clients de quelque 140 entreprises suisses d'approvisionnement en énergie. L'édition de base de 32 pages, qui paraît quatre fois par an, peut être presque entièrement personnalisée par toutes les entreprises : Que ce soit en choisissant leur propre couverture régionale, en changeant les images, les graphiques ou les encadrés de certains articles ou en remplaçant complètement des doubles pages entières. "La gestion de cette chaîne de création de valeur logistique - l'individualisation du contenu jusqu'à la distribution - exige une compétence maximale en matière de processus et des interfaces harmonisées. Cette force d'Infel donne au client la sécurité nécessaire et garantit une production efficace et économique", explique Marcel Maspoli, responsable Media Services d'Infel.

Défi logistique 3 : Magazine "T Magazine

"T Magazine", un magazine international de la société de conseil et d'audit Ernst&Young (E&Y), est distribué en Europe, au Moyen-Orient, en Inde et en Afrique (EMEIA). 30'000 exemplaires de la version complète seront livrés à environ 70 bureaux E&Y dans la région EMEIA.

170'000 exemplaires sont publiés sous une forme réduite (livret) en tant que supplément du "Financial Times" (FT). L'impression se fait en Suisse et à Abu Dhabi, la livraison se fait dans neuf points de distribution au total en Grande-Bretagne, en Allemagne, en Belgique, en Suède, en Italie, en Espagne, à Singapour et en Afrique du Sud. "Nous coordonnons les listes d'expédition pour les succursales d'E&Y et les stations de distribution de FT", explique Michèle Meissner, directrice adjointe des services médias d'Infel. "Les offres, la planification des délais, la réservation d'encarts, le calcul des coûts, les négociations de prix et le changement de disposition à court terme en cas de modification du tirage font bien sûr partie du travail", explique-t-elle, tout en soulignant l'importance de travailler avec des partenaires fiables : "La qualité d'impression, le respect des délais et la distribution sont tout aussi décisifs pour le succès que le contenu professionnel et la réalisation graphique", souligne-t-elle. "Notre gestion de projet et l'assurance qualité garantissent une production de A à Z. Dans le monde entier". Andy Schärer