Das «vergessene» Argument Prozessmanagement

Ein Magazin mit Inhalten füllen und gestalten können viele. Doch nicht alle beherrschen sämtliche Schritte eines Publishing-Projekts bis zur Auslieferung in die Briefkästen der Leser. Dazu bedarf es eines fein abgestimmten Prozessablaufs, der die Redaktion ebenso mit einschliesst wie die Post-Logistik am Ende der Wertschöpfungskette.

Die Redaktion steht am Anfang eines komplexen Prozesses, bei dem alle Beteiligten Hand in Hand arbeiten. Sie muss sich punkto Termin- und Themenplanung an die Bedürfnisse der weiteren Dienstleister und Partner anpassen. So gilt es etwa, eine Vielzahl von Stakeholdern innerhalb eines Unternehmens ebenso zu koordinieren wie die Druckdatenabgabe für das gewünschte Medium.

Die drei Fallbeispiele illustrieren, weshalb Corporate Publishing nicht «bloss» auf Redaktion und Design abstellen kann – sondern auch das Manage¬ment einer komplexen Logistik bedingt.

Logistische Herausforderung 1: «1 to 1 energy forum»

Als identitätsstiftendes Kommunikationsinstrument verbindet das Kundenmagazin die Botschaften von rund 140 Schweizer Energieversorgern, die sich unter der Angebotsmarke «1 to 1 energy» vereint haben – vom börsenkotierten Grossunterneh¬men bis zum kleinen Gemeindeelektrizitätswerk. Das Magazin macht etwas möglich, wozu viele kleine Energieversorger allein nicht in der Lage wären: Es transportiert die qualitative Themenführerschaft im Bereich Energie gemeinsam nach aussen. Zur Leserschaft gehören über eine Million Stromkunden der «1 to 1 energy»-Energieversorger – hauptsächlich Privat- bzw. Haushaltskunden.

Das Magazin wird in Deutsch und Französisch in je zwei Basisversionen (24 und 20 Seiten) produziert; zudem realisieren mehrere Partner eine eigene Splitausgabe. Das Heft erscheint in bis zu 22 Sorten. Die Energieversorger individualisieren in ihrer Ausgabe bis zu 8 Seiten oder ergänzen sie mit einem eigenen Umhefter. Dabei werden Texte nicht nur übersetzt, sondern teilweise auch ausgewechselt, inhaltlich an die Region angepasst und von Journalisten in der jeweiligen Muttersprache verfasst. «Mit dieser Regionalisierung erhöhen wir die Relevanz für unsere Leser und verstärken die Kundennähe», sagt Romano Zgraggen. Er ist Geschäftsleiter der Abonax AG, des Verbundes der Ostschweizer «1 to 1 energy»-Partner.

«Das Abstimmungsmeeting mit der Druckerei und der Post ist genauso wichtig wie das Redaktionsmeeting», sagt Andrea Weedon, Leiterin Marketing & Administration der Youtility AG, einer erfolgreichen Kooperation im Schweizer Energiemarkt. Denn die 22 unterschiedlichen Magazinsorten plus eventuell Umhefter, Poster oder Booklet müssen richtig zusammengestellt, die ca. 120 zusätzlichen Partner-Eindrucke auf der Titelseite der Basisversion fehlerfrei produziert und termingerecht zugestellt werden. Dies funktioniert nur, wenn bereits bei Layoutbeginn klar ist, wie in welcher Abfolge dem Redaktionsablauf entsprechend die einzelnen Sorten auf der Druckmaschine und für die Weiterverarbeitung eingeplant sind.

Eine weitere Herausforderung bilden die «Gut zum Druck»-Phasen für jede der 22 Sorten: Das definitive Einverständnis von insge¬samt 25 bis 30 Personen läuft bei Infel zusammen und wird dort entsprechend verarbeitet. Infel übernimmt die Endkontrolle für jede Sorte. Nicht selten kommt es trotzdem in letzter Minute – nach Erteilung des «Gut zum Druck» – zu Korrekturen. «In solchen Momenten ist die Flexibilität aller gefragt und ein optimales Zusammenspiel zwischen uns und der Druckerei unabdingbar», erklärt Denise Liebchen, die das «1 to 1 energy forum» redaktionell betreut. Je nach Prozessfortschritt werden diese Korrekturen direkt vom Drucker ausgeführt und von Infel überprüft. Von der Themenplanung bis zum Briefkastenkontakt vergehen so pro Ausgabe zwei sehr arbeitsintensive Monate.

Logistische Herausforderung 2: Zeitschrift «Strom»

Fast identische Vorzeichen prägen auch die Zeitschrift «Strom» – die Kundenzeitschrift von rund 140 Schweizer Energieversorgungsunternehmen. Die viermal jährlich erscheinende, 32-seitige Basis¬ausgabe kann von sämtlichen Unternehmen fast vollständig individualisiert werden: Sei es, dass sie ein eigenes regionales Titelbild wählen; sei es, dass sie in einzelnen Artikeln Bilder, Grafiken oder Boxentexte austauschen – sei es, dass sie ganze Doppel¬seiten komplett ersetzen. «Die Handhabung dieser logistischen Wertschöpfungskette – Individualisierung vom Inhalt bis zur Distribution – erfordert höchste Prozesskompetenz und aufeinander abgestimmte Schnittstellen. Diese Stärke von Infel gibt dem Kunden die nötige Sicherheit und garantiert eine effiziente und Kosten sparende Produktion», sagt Marcel Maspoli, Leiter Media Services von Infel.

Logistische Herausforderung 3: Magazin «T Magazine»

«T Magazine», ein internationales Magazin des Beratungs- und Wirtschaftsprüfungsunternehmens Ernst&Young (E&Y), wird in Europa, dem Nahen Osten, Indien und Afrika (EMEIA) verteilt. 30‘000 Exemplare der Vollversion werden an rund 70 E&Y-Niederlassungen in der EMEIA-Region ausgeliefert.

170'000 Exemplare erscheinen in einer reduzier¬ten Form (Booklet) als Beilage der «Financial Times» (FT) . Gedruckt wird in der Schweiz und in Abu Dhabi, ausgeliefert an insgesamt neun Verteilstationen in Grossbritannien, Deutschland, Belgien, Schweden, Italien, Spanien, Singapur und Südafrika. «Wir koordinieren die Versandlisten für die E&Y-Niederlassungen und die FT-Auslieferstationen», sagt Michèle Meissner, stv. Leiterin Media Services von Infel. «Offertwesen, Terminplanung, Beilagenbuchung, Kostenkalkulation, Preisverhandlungen und kurzfristige Umdisponierung bei Auflagenänderungen gehören selbstverständlich dazu», erklärt sie und weist gleichzeitig darauf hin, wie wichtig es ist, mit zuverlässigen Partnern zusammenzuarbeiten: «Druckqualität, Termintreue und Vertrieb sind ebenso entscheidend für den Erfolg wie professionelle Inhalte und grafische Umsetzung», betont sie. «Unser Projektmanagement und die Qualitätssicherung stellen eine Produktion von A bis Z sicher. Weltweit.» Andy Schärer