L'argomento "dimenticato" della gestione dei processi
La gestione dei processi per i progetti editoriali aziendali è così ovvia che spesso viene "dimenticata". Eppure può diventare il criterio più importante per un fornitore di servizi completi. Lo dimostrano tre grandi progetti della casa editrice Infel.
Molte persone sono in grado di riempire e progettare una rivista di contenuti. Tuttavia, non tutti sono in grado di gestire tutte le fasi di un progetto editoriale fino alla consegna nelle cassette delle lettere dei lettori. Ciò richiede un flusso di processo finemente sintonizzato che includa il team editoriale e la logistica postale alla fine della catena del valore.
Il team editoriale è all'inizio di un processo complesso in cui tutti i soggetti coinvolti lavorano fianco a fianco. In termini di programmazione e pianificazione degli argomenti, deve adattarsi alle esigenze di altri fornitori di servizi e partner. Ad esempio, è necessario coordinare un gran numero di soggetti interessati all'interno di un'azienda, così come la presentazione dei dati di stampa per il supporto desiderato.
I tre casi di studio illustrano perché l'editoria aziendale non è "solo" editing e design, ma richiede anche la gestione di una logistica complessa.
Sfida logistica 1: "Forum sull'energia 1 a 1".
Come strumento di comunicazione per la formazione dell'identità, la rivista per i clienti riunisce i messaggi di circa 140 fornitori di energia svizzeri riuniti sotto il marchio "1 to 1 energy", dalle grandi società quotate in borsa ai piccoli fornitori di elettricità comunali. La rivista rende possibile qualcosa che molti piccoli fornitori di energia non sarebbero in grado di fare da soli: comunicare congiuntamente all'esterno la leadership qualitativa nel campo dell'energia. Il pubblico dei lettori comprende oltre un milione di clienti dei fornitori di energia "1 to 1 energy", soprattutto privati e famiglie.
La rivista è prodotta in tedesco e francese in due versioni base (24 e 20 pagine); diversi partner realizzano anche una propria edizione suddivisa. La rivista viene pubblicata in un massimo di 22 colori diversi. I fornitori di energia personalizzano fino a 8 pagine della loro edizione o le integrano con una propria copertina. I testi non vengono solo tradotti, ma in alcuni casi anche sostituiti, il loro contenuto viene adattato alla regione e scritto da giornalisti nella loro lingua madre. "Questa regionalizzazione aumenta la rilevanza per i nostri lettori e rafforza la vicinanza ai clienti", afferma Romano Zgraggen. Romano Zgraggen è il direttore generale di Abonax AG, l'associazione dei partner "1 to 1 energy" della Svizzera orientale.
"La riunione di coordinamento con la tipografia e l'ufficio postale è importante quanto la riunione di redazione", afferma Andrea Weedon, responsabile marketing e amministrazione di Youtility AG, una cooperazione di successo nel mercato svizzero dell'energia. Questo perché i 22 diversi tipi di rivista, più eventuali inserti rilegati, poster o opuscoli, devono essere assemblati correttamente, le circa 120 impronte aggiuntive dei partner sulla prima pagina della versione base devono essere prodotte senza errori e consegnate in tempo. Questo funziona solo se all'inizio del processo di impaginazione è chiaro come e in quale sequenza i singoli tipi sono programmati sulla macchina da stampa e per l'ulteriore elaborazione in base al flusso editoriale.
Le fasi "good to print" per ciascuna delle 22 varietà rappresentano un'ulteriore sfida: l'approvazione finale da parte di un totale di 25-30 persone viene raccolta presso Infel ed elaborata di conseguenza. Infel esegue l'ispezione finale per ogni varietà. Tuttavia, non è raro che vengano apportate correzioni all'ultimo minuto, dopo che è stato dato l'"OK alla stampa". "In questi momenti è necessaria la flessibilità di tutti e la collaborazione ottimale tra noi e la tipografia è essenziale", spiega Denise Liebchen, responsabile della redazione di "1 to 1 energy forum". A seconda dello stato di avanzamento del processo, le correzioni vengono effettuate direttamente dalla tipografia e controllate da Infel. Ogni numero richiede due mesi di intenso lavoro per passare dalla pianificazione degli argomenti al contatto con la posta.
Sfida logistica 2: la rivista "Strom
Segni quasi identici caratterizzano anche la rivista "Strom", la rivista per i clienti di circa 140 aziende svizzere di fornitura di energia. L'edizione base di 32 pagine, pubblicata quattro volte l'anno, può essere quasi completamente personalizzata da tutte le aziende: Sia che scelgano la propria immagine di copertina regionale, sia che cambino le immagini, i grafici o i testi dei box nei singoli articoli, sia che sostituiscano completamente intere doppie pagine. "La gestione di questa catena di valore logistico - l'individualizzazione dal contenuto alla distribuzione - richiede il massimo livello di competenza nei processi e interfacce coordinate. Questo punto di forza di Infel offre al cliente la sicurezza necessaria e garantisce una produzione efficiente e a basso costo", afferma Marcel Maspoli, responsabile dei servizi media di Infel.
Sfida logistica 3: la rivista "T Magazine
"T Magazine", rivista internazionale pubblicata dalla società di consulenza e revisione Ernst&Young (E&Y), viene distribuita in Europa, Medio Oriente, India e Africa (EMEIA). 30.000 copie della versione completa saranno consegnate a circa 70 filiali E&Y nella regione EMEIA.
170.000 copie sono pubblicate in forma ridotta (libretto) come supplemento al "Financial Times" (FT). Viene stampato in Svizzera e ad Abu Dhabi e consegnato a un totale di nove centri di distribuzione nel Regno Unito, in Germania, Belgio, Svezia, Italia, Spagna, Singapore e Sudafrica. "Coordiniamo le mailing list per le filiali di E&Y e le stazioni di distribuzione del FT", spiega Michèle Meissner, vice responsabile dei servizi media di Infel. "Preventivi, programmazione, prenotazione degli inserti, calcolo dei costi, negoziazione dei prezzi e riprogrammazione a breve termine in caso di cambiamenti di tiratura fanno parte del lavoro", spiega, sottolineando al contempo quanto sia importante lavorare con partner affidabili: "La qualità di stampa, il rispetto delle scadenze e la distribuzione sono fondamentali per il successo tanto quanto la professionalità dei contenuti e della realizzazione grafica", sottolinea. "La nostra gestione del progetto e la garanzia della qualità assicurano la produzione dall'inizio alla fine. In tutto il mondo". Andy Schärer
