Come evitare che il vostro progetto di esperienza digitale si trasformi in una pietra d'inciampo

Autore: Boris Kraft, Magnolia

Il successo è qualcosa di cui essere orgogliosi. Ma non sempre tutto va secondo i piani.

Ho partecipato a molti progetti DX (Digital Experience). Ho notato che gli errori commessi erano sempre gli stessi. Uso un progetto caotico che è ancora fresco nella mia mente come opportunità per evidenziare le insidie. Ma rivelo anche come si possono evitare.

Quattro ostacoli al progetto DX (e come evitarli)

1. ignorare il triangolo della gestione del progetto

È incredibile che i project manager (o i loro superiori) pensino di poter rendere possibile l'impossibile, anche se dovrebbero saperlo bene. Il triangolo della gestione del progetto, noto in inglese come "triple constraint" o "iron triangle", contiene tre fattori che determinano il successo di un progetto: Ambito (caratteristiche e qualità), tempo e costo. La modifica di un parametro si ripercuote sugli altri due.

Obiettivi ambiziosi, budget ridotto e poco tempo a disposizione significano poco spazio di manovra. In linea di principio, un progetto non può ottimizzare tutti e tre i fattori, ma al massimo due. Se si riduce il budget o si anticipa la data di consegna, non è possibile farlo senza ridurre anche la portata del progetto.

Troppi progetti DX ignorano queste dipendenze. Un buon project manager sa che l'aumento della portata del progetto deve essere accompagnato da un aumento dei tempi e del budget. Altrimenti, fattori come gli straordinari o il burnout faranno lievitare i costi e i tempi.

Conosco un caso in cui l'intero team di progetto di un fornitore di servizi si è cancellato subito dopo la consegna del sito. I costi sostenuti dal fornitore di servizi per ricostruire il team sono stati di gran lunga superiori ai profitti del progetto.

Rimanere realistici. Per stimare meglio la portata del progetto, dovreste prima definire i componenti essenziali e poi vedere se ci sono tempo e budget per altri componenti. Iniziate in piccolo e costruite un prototipo o un prodotto di base utilizzando le pratiche di sviluppo agile. Ricordate, tuttavia, che agile non significa: "Come prima, solo senza un piano di progetto". Agile significa che non si sa esattamente cosa verrà consegnato. Tuttavia, sapete che avrete un prodotto funzionante dopo ogni sprint e che i requisiti più importanti saranno elaborati per primi.

2. dare agli sviluppatori un lasciapassare

Gli sviluppatori sono importanti. Gli strumenti moderni li aiutano a essere creativi nel frontend e nel backend. Tuttavia, assicuratevi che gli sviluppatori non si realizzino da soli, ma lavorino per raggiungere gli obiettivi definiti.

Di recente sono stato chiamato quando la direzione ha commesso esattamente questo errore. Gli sviluppatori hanno sprecato un mese di risorse per qualcosa che avrebbe potuto essere risolto in due giorni con l'aiuto dell'assistenza del produttore.

Il vostro progetto DX ha bisogno del giusto project manager. Molti progetti DX vengono affidati a persone non realmente qualificate. I progetti non dovrebbero appartenere al reparto IT solo perché hanno a che fare con computer, sistemi e infrastrutture.

Tra gli stakeholder importanti ci sono i web e UX designer, che creano la struttura del sito, e gli inserzionisti e gli autori, responsabili dei contenuti e delle campagne. Non dimenticate gli utenti finali e l'esperienza che create per loro: quali sono i loro obiettivi, desideri, frustrazioni e punti dolenti. Il proprietario del progetto DX ideale ha una visione chiara dall'inizio alla fine. Sa esattamente che tipo di esperienza vuole creare, come e perché.

3. trascurare i requisiti critici

I grandi progetti DX sfidano i processi aziendali convenzionali. Possono verificarsi lotte di potere tra i reparti. Spesso vengono realizzati nell'ambito di una trasformazione digitale su larga scala. I dipartimenti hanno due ruoli: rispecchiare la strategia aziendale e mantenere il legame tra "vecchio" e "nuovo".

Come per ogni progetto interdisciplinare, è importante mettere sul tavolo tutti i requisiti. Quanto è grande il traffico? Se vi aspettate una grande affluenza, fate un test di carico prima che il sito diventi operativo. Si tratta di un consiglio di buon senso, ma conosco almeno un progetto in cui questo passaggio è stato saltato, con grave danno per tutte le persone coinvolte. Assicuratevi anche che il vostro sistema sia in grado di gestire il numero di autori e redattori che vi lavorano. Le funzioni e i processi sono in grado di tenere il passo con il volume di lavoro?

Ricordate che ogni implementazione è diversa e che il vostro fornitore vi darà come riferimento progetti di successo e non progetti falliti. È possibile che il vostro sistema sia stato configurato così male da essere inutilizzabile. Allora dovete indagare, fare i vostri test e ricorrere all'esperienza del fornitore per configurare correttamente il sistema o ottimizzarlo per le vostre esigenze specifiche.

Domanda successiva: come verrà migrata la struttura dei dati dal vecchio al nuovo sistema? Non si tratta solo di formare il team di Markom sul nuovo CMS dopo aver utilizzato quello vecchio per 10 anni. Si tratta anche di tradurre centinaia di migliaia di articoli e immagini dal vecchio sistema alla logica del nuovo.

Armonizzate le vostre piattaforme digitali tra loro. Cogliete l'occasione per scoprire quali sistemi sono veramente importanti. I software non necessari dovrebbero essere eliminati, mentre i sistemi critici per l'azienda esistenti dovrebbero avere il giusto supporto. Testate le funzioni più importanti.

4. sopravvalutare le funzioni e le specifiche

I progetti DX spesso iniziano con un lungo elenco di caratteristiche e specifiche. Evidenziare questi dettagli va bene, ma ricordate che non necessariamente sono sempre adeguati alle esigenze dell'utente. Si rischia di concentrarsi su funzioni raramente utilizzate o troppo complicate. Le innovazioni semplici ma necessarie possono essere rapidamente trascurate.

Rimanete in costante contatto con i fornitori e i partner di implementazione. Potreste aver scelto un prodotto in base alle sue funzioni, ma verificate anche se il prodotto è abbastanza flessibile da integrare altri strumenti e ampliare le funzioni. Nel mondo digitale le cose cambiano molto rapidamente. Preparate il vostro sistema a questi cambiamenti.

Quando il gioco si fa duro...

Alcuni progetti DX fanno venire voglia di alzare le braccia in aria in segno di rassegnazione e scappare via. Il progetto che più vorrei dimenticare era di alto livello. Era un test per nuove funzioni e doveva essere l'asso nella manica per battere la concorrenza. Si dovettero trovare soluzioni non convenzionali: si trovarono budget aggiuntivi, si fecero tagli e si avviarono partnership.

Molte cose sono andate storte, ma "tutto è bene quel che finisce bene": tutte le parti hanno rispettato la scadenza, il sito è vivo e vegeto ed è sopravvissuto ai picchi di traffico senza problemi. Sì, è possibile portare a termine con successo un progetto caotico. Tuttavia, è meglio prevenire gli errori fin dall'inizio e aumentare così le possibilità di successo del progetto!