So bewahren Sie Ihr Digital-Experience-Projekt davor, zur Stolperfalle zu werden

Autor: Boris Kraft, Magnolia

Auf Erfolge darf man stolz sein. Aber nicht immer läuft alles nach Plan.

Ich habe viele DX-Projekte (Digital Experience) miterlebt. Was mir aufgefallen ist: wenn Fehler gemacht wurden, dann waren es immer wieder die gleichen. Ein Chaosprojekt, das ich noch ganz frisch im Gedächtnis habe, nehme ich zum Anlass, Stolperfallen aufzuzeigen. Ich verrate aber auch, wie diese vermieden werden können.

Vier DX-Projekt-Stolpersteine (und deren Vermeidung)

1. Das Projektmanagement-Dreieck ignorieren

Es ist erstaunlich, dass Projektmanager (oder deren Vorgesetzten) denken, dass sie das Unmögliche möglich machen können, obwohl Sie es ja am besten wissen müssten. Das Projektmanagement-Dreieck, im Englischen «Triple Constraint» oder «Iron Triangle» genannt, beinhaltet drei Faktoren, die den Erfolg eines Projektes ausmachen: Umfang (Funktionen und Qualität), Zeit und Kosten. Wird ein Parameter geändert, wirkt sich das auf die anderen beiden aus.

Ehrgeizige Ziele, ein geringes Budget und wenig Zeit bedeuten wenig Bewegungsfreiraum. Grundsätzlich kann ein Projekt nicht alle drei Faktoren optimieren, sondern bestenfalls zwei. Wenn das Budget gekürzt oder der Liefertermin nach vorne gezogen werden, geht das nicht, ohne auch den Umfang des Projektes zu verringern.

Zu viele DX-Projekte ignorieren diese Abhängigkeiten. Ein guter Projektmanager weiss, dass die Erhöhung des Projektumfangs mit einem Anstieg in Zeit und Budget einhergehen muss. Ansonsten treiben Faktoren wie Überstunden oder Burnout die Kosten und Zeit in die Höhe.

Ich kenne einen Fall, bei dem das gesamte Projektteam eines Dienstleisters sofort nach dem Ausliefern der Site gekündigt hat. Die Kosten für den Dienstleister, dieses Team wieder aufzubauen, waren weit höher, als die Gewinne für das Projekt.

Bleiben Sie realistisch. Um den Projektumfang besser abzuschätzen, sollten Sie zuerst die wesentlichen Bestandteile definieren und dann schauen, ob später noch Zeit und Budget übrig ist für mehr. Fangen Sie klein an und bauen Sie einen Prototypen oder ein Basis-Produkt mit Hilfe von agilen Entwicklungspraktiken. Denken Sie aber daran, dass agil nicht bedeutet: «Genau wie vorher, nur ohne Projektplan». Agil bedeutet, dass Sie nicht genau wissen, was tatsächlich geliefert werden wird. Dafür wissen Sie aber, dass Sie nach jedem Sprint ein funktionierendes Produkt haben, und die wichtigsten Anforderungen zuerst abgearbeitet werden.

2. Entwicklern einen Freifahrtschein geben

Entwickler sind wichtig. Moderne Werkzeuge helfen ihnen dabei, im Frontend sowie im Backend kreativ zu sein. Stellen Sie aber sicher, dass die Entwickler sich nicht selbst verwirklichen, sondern auf die definierten Ziele hinarbeiten.

Erst kürzlich wurde ich beigezogen, als das Management genau diesen Fehler gemacht hat. Die Entwickler haben erfolglos einen Monat lang Ressourcen für etwas verschwendet, was man innerhalb von zwei Tagen mit Hilfe des Hersteller-Supports hätte klären können.

Ihr DX-Projekt braucht den richtigen Projektverantwortlichen. So manches DX-Projekt fällt einer Person zu, die dazu nicht wirklich befähigt ist. Projekte sollten nicht der IT-Abteilung angehören, nur weil sie etwas mit Computern, Systemen und Infrastruktur zu tun haben.

Wichtige Beteiligte sind beispielsweise Web- und UX-Designer, welche die Seitenstruktur erstellen, oder Werbetreibende und Autoren, die für Inhalte und Kampagnen zuständig sind. Nicht zu vergessen sind auch die Endnutzer und die Nutzer-Erfahrung, die Sie für diese schaffen — was sind deren Ziele, Wünsche, Frustrationen und “Pain Points”. Der ideale DX-Projekteigentümer hat von Anfang bis Ende eine klare Vision. Er weiss genau, was für eine Art Erfahrung er gestalten möchte, wie und warum.

3. Kritische Anforderungen übersehen

Grosse DX-Projekte fechten konventionelle Geschäftsprozesse an. Es kann zu Machtkämpfen zwischen Abteilungen kommen. Oft werden diese als Teil einer grossangelegten digitalen Transformationen durchgeführt. Sie haben zwei Rollen, sie reflektieren die Unternehmensstrategie, während sie gleichzeitig die Verbindung zwischen «alt» und «neu» beibehalten.

Wie bei jedem interdisziplinären Projekt ist es auch hier wichtig, alle Anforderungen auf den Tisch zu legen. Wie gross ist der Traffic? Wenn Sie einen grossen Ansturm erwarten, dann machen Sie einen Lasttest, bevor die Site live geht. Das ist gesunder Menschenverstand, aber ich kenne mindestens ein Projekt, bei dem dieser Schritt übergangen wurde, sehr zum Schaden aller Beteiligten. Stellen Sie auch sicher, dass Ihr System mit der Anzahl an Autoren und Redakteuren, die damit arbeiten, umgehen kann. Können die Funktionen und Prozesse mit dem Arbeitsvolumen mithalten?

Denken Sie daran, dass jede Implementierung anders ist und Ihr Anbieter Ihnen erfolgreiche und nicht die gescheiterten Projekte als Referenzen nennt. Möglicherweise wurde Ihr System gar so schlecht aufgesetzt, dass es unbrauchbar ist. Dann müssen Sie der Sache nachgehen, ihre eigenen Tests machen und die Expertise des Anbieters zur Hilfe ziehen, um Ihr System korrekt aufzusetzen oder für Ihre spezifischen Bedürfnisse zu optimieren.

Nächste Frage: wie wird Ihre Datenstruktur vom alten in das neue System migriert? Es geht nicht nur darum, Ihr Markom-Team auf dem neuen CMS zu schulen, nachdem sie das alte 10 Jahre genutzt haben. Es geht auch darum, hundertetausende von Artikeln und Bildmaterialien vom alten in die Logik des neuen Systems zu übersetzen.

Stimmen Sie Ihre digitalen Plattformen harmonisch aufeinander ab. Nutzen Sie die Gelegenheit, herauszufinden, welche Systeme wirklich wichtig sind. Unnötige Software sollte ausgemustert werden, bestehende geschäftskritische Systeme sollten den richtigen Support haben. Testen Sie die wichtigsten Funktionen.

4. Funktionen und Spezifizierungen überbewerten

DX-Projekte fangen häufig mit dem Aufzeigen einer langen Liste an Funktionen und Specs an. Diese Details zu beleuchten ist ok, aber denken Sie daran, dass diese nicht unbedingt immer an die Bedürfnisse der Nutzer angepasst sind. Es besteht das Risiko, den Fokus auf kaum genutzte oder zu komplizierte Funktionen zu legen. So können einfache aber notwendige Innovationen schnell übersehen werden.

Bleiben Sie in ständigem Kontakt mit Anbietern und Implementierungs-Partnern. Vielleicht haben Sie sich aufgrund von Funktionen für ein Produkt entschieden, schauen Sie aber auch, ob das Produkt flexibel genug ist, andere Tools zu integrieren und Funktionen zu erweitern. In der digitalen Welt ändert sich vieles sehr schnell. Bereiten Sie Ihr System auf diese Änderungen vor.

Wenn es hart auf hart kommt…

Bei einigen DX-Projekten würden Sie am liebsten resigniert die Arme in die Luft werfen und davon laufen. Das Projekt, das ich am liebsten vergessen würde, war hochkarätig. Es war ein Test für neue Funktionen und sollte der Trumpf im Ärmel sein, um die Konkurrenz zu besiegen. Unkonventionelle Lösungen mussten her: Zusätzliches Budget wurde gefunden, Abstriche wurden gemacht und Partnerschaften wurden eingegangen.

Vieles lief schief aber «Ende gut, alles gut»: alle Parteien haben die Deadline eingehalten, die Site ist gesund und munter und sie übersteht Trafficspitzen problemlos. Ja, man kann ein Chaosprojekt erfolgreich beenden. Besser ist es jedoch, von Anfang an Fehlern vorzubeugen und so die Chancen für ein erfolgreiches Projekt zu erhöhen!