Un événement réussi grâce au bon outil

PLANIFICATION D'EVENEMENT Le succès d'un événement dépend d'une bonne planification et d'un déroulement sans faille. Une procédure d'inscription conviviale en fait également partie. Colada AG, par exemple, est spécialiste en la matière avec son paquet de prestations "Event Office".Qu'il s'agisse d'un roadshow, d'une assemblée générale, d'une fête d'entreprise ou d'un incentive, le processus d'inscription doit dans tous les cas être convivial et surtout rapide. De nombreux organisateurs d'événements utilisent encore le courrier électronique comme moyen d'inscription. Mais cela a un coût. "Les mails doivent être rassemblés et transférés dans une liste", explique Mario Pfeiffer, directeur marketing chez Colada. Avec cette méthode, il arrive souvent que des personnes soient oubliées et il n'est en outre pas possible de programmer des délais de blocage. Une personne qui envoie un mail juste avant l'événement ne peut plus figurer sur la liste des invités. Une autre variante serait les formulaires d'inscription basés sur le web. "Mais dans ce cas, les planificateurs d'événements se heurtent rapidement à leurs limites, car le nombre de champs est limité et aucun contingent ne peut être saisi", explique Pfeiffer. Pour une gestion centralisée de toutes les tâches spécifiques à l'événement, il faut un outil professionnel.Les bons invités au bon endroit"Avec le Colada Event Office, nous souhaitons décharger nos clients de la gestion complète des invités lors d'événements. De l'invitation par lettre ou par mail à l'impression de badges et à l'intervention sur place, en passant par un formulaire d'inscription attrayant", explique le directeur marketing. Il est également possible de ne réserver qu'un seul point de la planification de l'événement via Colada.Le logiciel d'application de Colada peut être personnalisé en fonction de l'identité visuelle de l'entreprise - du logo à la couleur en passant par la police de caractères. En outre, il est possible d'enregistrer des champs et des activités, comme des contingents d'hôtels ou des accompagnateurs. "Cela nous permet non seulement de faire une première impression durable, mais aussi d'attirer les bons clients au bon moment et au bon endroit", explique Mario Pfeiffer.

"Event Office" laisse des libertés pour sa propre CI. Les données sont essentiellesAprès l'événement, c'est avant l'événement : "Les données sont l'alpha et l'oméga de la réussite d'un événement. Mais les organisateurs négligent souvent ce point, car il est coûteux et représente généralement un travail de Sisyphe. Colada se charge de ce point, analyse et optimise les jeux de données générés en vue de leur réutilisation", explique le directeur marketing. Les résultats donnent à l'organisateur de précieuses suggestions pour gérer encore mieux les prochains événements.À l'arène de conférenceLe logiciel est utilisé lors de différentes manifestations, qu'il s'agisse d'un événement d'entreprise comme la Summer Night d'Amag ou d'un engagement de sponsoring comme "Live at Sunset". L'outil est également utilisé pour des événements plus importants comme des salons. Par exemple pour l'arène de conférence. "Pour le salon, nous étions responsables de toute la gestion des participants. Par exemple, lors du processus d'inscription, nous avons généré différents codes de bons avec lesquels les invités pouvaient s'inscrire pour une participation gratuite", explique Pfeiffer.

Andrea Salce, CEO de Colada, a donné des conseils pour une gestion réussie des participants à l'arène de la conférence.Les badges portés par chaque visiteur du salon ont également été repris de Colada. "Ici, nous avons veillé à un réglage fin". L'intervention d'Andreas Salce, CEO de Colada AG, sur le thème de la "gestion des participants by Colada" a complété l'après-midi. Il a présenté sept étapes vers la réussite d'un événement.Plus d'informations sur le logiciel sous : www.colada.info Auteur : Melanie Granados