Pas de place pour le spectacle, pas de place pour l'erreur
Les assemblées générales sont la discipline reine parmi les événements. Elles réunissent toutes les exigences d'un grand événement et y ajoutent une dose supplémentaire de garantie de réussite. Pour relever de tels défis, il faut beaucoup d'expérience, une équipe bien rodée et une solution de secours bien pensée pour presque tout.
En ligne de mire : la scène pour les grandes décisions.
Pour beaucoup, les assemblées générales sont quelque chose dont on n'entend parler qu'aux informations, pour d'autres, elles constituent un point fixe annuel. C'est le cas pour la société Habegger, spécialisée dans la communication en direct. Les grands événements de ce type exigent des spécialistes, car ils ne laissent aucune place à l'erreur. Le travail en coulisses commence tôt, il est intense, minutieux et doit résister à une forte pression de tous les côtés. "Il est important d'avoir une vue d'ensemble dès le début", explique De Bartolomeis, Key Account Manager chez Habegger, "notre routine nous aide à travailler de manière calme et organisée, du kick-off à l'événement". C'est notamment cette sécurité qui convainc nombre de leurs clients, poursuit De Bartolomeis. Des entreprises de renom comme LafargeHolcim, Roche et Zurich Insurance Groupe font appel depuis des années aux compétences du prestataire pour leurs assemblées générales.
Préparation d'une assemblée générale : chaque geste doit être maîtrisé.
Les services de Habegger vont de la technique événementielle classique à la dramaturgie et à la régie de déroulement, en passant par les constructions temporaires et les décors. Pour les clients, cela signifie d'une part un gain de temps, car le montage peut être raccourci, et d'autre part une optimisation des prix, car tout est fourni par un seul et même prestataire. En outre, la fonctionnalité et la discrétion sont les maîtres mots à tous les niveaux. "La technique ne doit pas attirer l'attention et, dans la plupart des cas, tout le reste doit être aussi discret que possible", explique De Bartolomeis. Les assemblées générales exigent une concentration totale des participants, il n'y a donc pas de place pour le spectacle et autres distractions. Mais la fonctionnalité est justement un point particulièrement critique auquel on accorde la plus grande attention chez Habegger. Tout doit fonctionner. Si ce n'est pas le cas, l'enjeu est disproportionné, dans le pire des cas l'image du client. C'est pourquoi Habegger assure tout de plusieurs manières. L'expérience et une planification approfondie jouent un rôle important. Cela peut même signifier que des fonctions clés sont doublées à la demande du client.
Discret et professionnel : la technique reste en arrière-plan.
L'équipe de Habegger travaille en étroite collaboration avec ses clients, afin que rien ne soit laissé au hasard. En outre, elle constitue des interfaces importantes avec d'autres fournisseurs et prestataires de services, par exemple avec le service de restauration ou de sécurité. Cela n'est pas seulement important pour le bon déroulement des opérations, mais aussi absolument essentiel pour la gestion sensible du temps. Chaque minute d'une assemblée générale est réservée à un moment précis, il est donc fondamental d'avoir une vue d'ensemble à tout moment. Fabio De Bartolomeis a déjà accompagné de nombreux projets de ce type, mais ils exercent encore aujourd'hui un grand attrait sur lui. "Je trouve cette complexité du multimédia, de la construction et des solutions de contenu à la fois stimulante et passionnante", déclare ce conseiller clientèle expérimenté. Chez Habegger, on se consacre déjà aux préparatifs des assemblées générales de l'année prochaine - comme toujours : de manière réfléchie et routinière.
