Smartphones vs. Papier
DIGITALDRUCK Mobile Geräte wie Smartphone und Tablet werden beruflich immer häufiger genutzt. Sie ersetzen dabei aber nicht klassische Arbeitsmittel wie Desktop-PCs oder bedrucktes Papier, sondern ergänzen diese. Auch 2015, wie eine Studie von DokuLife Consulting und Broher zeigt.In diesem Jahr wird eine Idee 40-jährig: 1975 wurde prognostiziert, dass die Einführung von Computern und EDV das bedruckte Papier dereinst aus dem Arbeitsalltag verbannen wird. Der Traum vom «papierlosen Büro» hat sich bis 2015 noch nicht erfüllt – im Gegenteil. Eigentlich überraschend für eine Zeit, in der alles von «digitaler Transformation» spricht. Anscheinend hat Papier noch lange nicht ausgedient, auch wenn mobile Geräte wie Smartphones und Tablets den Zugriff auf elektronische Dokumente auch unabhängig von ihrer Papierform möglich machen.Nur ein Viertel druckt wenigerDas besagte Jubiläum nahm denn auch die diesjährige Smart-Worker-Umfrage, durchgeführt von DokuLife Consulting in Zusammenarbeit mit Brother, zum Anlass, IT-Entscheider sowie Büro-Anwender zu befragen, welche Arbeitsmittel sie einsetzen und auf welche Weise sie dies tun. Befragt wurden dazu rund 8000 Personen in Deutschland, Österreich und der Schweiz. Das Ergebnis: Kaum ein Arbeitsplatz ist papierlos, im Gegenteil: Gedruckt wird beständig und auf hohem Niveau. So sagen 45% der befragten Büro- Anwender, dass sie in etwa gleich viel drucken wie noch vor zwei Jahren, 23 % drucken sogar mehr. Nur 27 % sagen, dass sie weniger Papier im Büro drucken im Vergleich zu vor zwei Jahren. Digital = mehr Information = mehr Dokumente Der Schluss liegt nahe: Tendenziell wird eher mehr gedruckt als früher. Woran kann das liegen? Die Gründe sind schnell genannt: Die Digitalisierung bringt es mit sich, dass die Menge an Information zunimmt – und damit auch die Zahl an zu bearbeitenden Dokumenten. Je mehr Informationen verarbeitet werden, desto höher ist auch das Druckvolumen, wie die Studie feststellt. Auf die Frage, weshalb die Studienteilnehmer mehr drucken, lautet die Antwort bei- 58 Prozent: «Weil ich mehr Dokumente bearbeite»- 48 Prozent: «Weil ich immer mehr Informationen (E-Mails, PDFs, Dokumente) erhalte und durch den Druck der Dokumente mir einen Überblick verschaffe» – 29 Prozent: «Weil ich mehr auf Papier abheften muss».Und wo weniger gedruckt wird, lauten die Antworten wie folgt:- «Ich muss weniger auf Papier abheften» (52 Prozent) – «Wir haben ein elektronisches Ablagesystem» (48 Prozent) – «Ich bearbeite weniger Dokumente» (17 Prozent)Die Quintessenz aus diesen Antworten: Papier sparen lässt sich dann, wenn konsequent von einer papierbasierenden Ablage auf ein elektronisches Ablagesystem (DMS) umgestellt wird.Trotz mobiler Geräte keine papierlose RevolutionMobile Geräte könnten hier eigentlich die «Initialzündung« bieten, dem scheint aber noch vielerorts nicht so zu sein, zumal die Smart-Worker-Umfrage 2015 festgestellt hat, dass moderne, mobile Endgeräte mittlerweile mehrheitlich fest im Beruf integriert sind. So nutzen inzwischen 59 % der befragten Berufstätigen geschäftlich ein Smartphone, ebenfalls 59 % ein Notebook, 30 % sogar ein Tablet. Die Schweiz liegt in diesem Zusammenhang sogar noch etwas höher als der Durchschnitt: 64 Prozent der Schweizer Befragten nutzen ein Smartphone (Deutschland: 56 Prozent), 33 Prozent ein Tablet (Deutschland: 28 Prozent). Die Affinität zu mobilen Geräten scheint hierzulande also leicht höher zu sein als etwa in unserem nördlichen Nachbarland. Wie dem auch sei: Berufliche Daten sind vermehrt mobil verfügbar, die Mitnahme von Papier somit nicht mehr zwingend notwendig. Trotzdem halten Wissensarbeiter an ihren Druckgewohnheiten fest, so ein weiteres Fazit der Studie. Anhand der Umfrage-Ergebnisse lässt sich zudem erkennen, dass für Anwender «Smartes Arbeiten« nicht bedeutet, dass mobile Geräte klassische Arbeitsmittel ersetzen: So würden nur 22 % der Befragten ihren Desktop-PC durch ein Notebook oder Tablet ersetzen wollen. Die Umfrageergebnisse deuten darauf hin, dass mobile Geräte wie Smartphones, Tablet und Notebook die alten Arbeitsmittel ergänzen, es also in der Konsequenz eher mehr Gerätevielfalt in der IT-Landschaft gibt, dafür die papierlose Revolution weiterhin auf sich warten lässt.Drucken kostet GeldDas nach wie vor hohe Druckvolumen ist durchaus ein Kostenfaktor in verschiedenen Unternehmen. 79 Prozent der Befragten räumen ein, dass bei ihnen im Unternehmen auf die Druckkosten geachtet wird. IT-Entscheider in den Firmen zeigen sich denn auch preissensitiv, wenn es um die Beschaffung von Druckgeräten geht. Am stärksten gewichtet wird der Preis der gedruckten Seite, gefolgt von der Druck- und Kopierqualität und der Geschwindigkeit. Erst an vierter Stelle folgt der eigentliche Preis des Geräts. Die Geräteflotte in den Unternehmen ist bei den meisten Unternehmen (48 Prozent) etwa zwei Jahre alt, bei 23 Prozent etwa drei Jahre. Das heisst: Die Betriebe scheinen in der Regel auf eine moderne Infrastruktur setzen zu wollen. Erstaunlich dabei ist aber, dass bei 81 Prozent der Befragten die Druckinfrastruktur nur schrittweise und nach Bedarf erneuert wird und nicht im Rahmen eines Gesamtprojekts.NSA-Veröffentlichungen haben wenig Auswirkung auf die ITSeit der Veröffentlichung von Edward Snowden wird auch das Thema Datensicherheit und Datenschutz heiss diskutiert. Doch welche Konsequenzen haben IT-Entscheider eigentlich aus den Veröffentlichungen und den Überwachungsvorwürfen gegenüber BND, NSA, GCHQ gezogen? Nicht viele, so die Ergebnisse der Smart Worker Umfrage. 71% der befragten IT-Entscheider sagen, dass die Veröffentlichungen rund um die «NSA Leaks« keine Auswirkungen auf ihre tägliche Arbeit hatten. Die Sicherheitsmassnahmen in Unternehmen sind dementsprechend eher auf alltägliche Schutzmassnahmen ausgerichtet – die populärste Schutzmassnahme ist die Installation eines Virenscanners auf dem Client (97 %), gefolgt von Login-Passwörtern für User (84 %) sowie eine aktvierte Software-Firewall auf dem Client (78 %). Interessanterweise werden Insider-Angriffe als weniger relevant betrachtet. So werden Downloads der Anwender selten unterbunden (15 %), selbst das Unterbinden von USBSticks am Client ist eher eine Seltenheit (22 %).Elektronisches DMS ist effektivste SparmassnahmeZusammenfassend: Sowohl Anwender als auch IT-Entscheider geben an, dass das gedruckte Papier trotz Tablets, Smartphones weiterhin eine grosse Rolle im Büro spielt – es wird bei den meisten Unternehmen in etwa gleich viel gedruckt, in manchen Unternehmen sogar mehr als vor zwei Jahren. Und dort, wo mehr gedruckt wird, ist dies eine Folge des vermehrten Dokumentenaufkommens. Als effektivste Drucksparmassnahme sehen die Autoren der Studie Investitionen in ein elektronisches Ablage- und Archiv-System. Solche Systeme zeigen aber erst dann ihre volle Wirkung, wenn sie unternehmensweit genutzt werden. Entsprechend sind die Hürden für eine Einführung nicht zu unterschätzen. Denn der erfolgreiche Einsatz eines DMS ist auch abhängig davon, wie ein Unternehmen in der Lage ist, mit Informationen als Ressource umzugehen.
