Smartphones vs. papier
IMPRESSION NUMÉRIQUE Les appareils mobiles tels que les smartphones et les tablettes sont de plus en plus utilisés dans le cadre professionnel. Ils ne remplacent toutefois pas les outils de travail classiques comme les ordinateurs de bureau ou le papier imprimé, mais les complètent. En 2015 également, comme le montre une étude de DokuLife Consulting et Broher.Cette année, une idée fête ses 40 ans : en 1975, on prédisait que l'introduction des ordinateurs et de l'informatique permettrait un jour de bannir le papier imprimé du travail quotidien. En 2015, le rêve d'un "bureau sans papier" ne s'était pas encore réalisé, bien au contraire. C'est plutôt surprenant à une époque où tout le monde parle de "transformation numérique". Apparemment, le papier est loin d'avoir fait son temps, même si les appareils mobiles tels que les smartphones et les tablettes permettent d'accéder aux documents électroniques indépendamment de leur forme papier.Seul un quart imprime moinsL'enquête Smart-Worker de cette année, réalisée par DokuLife Consulting en collaboration avec Brother, a saisi l'occasion de ce jubilé pour demander aux décideurs informatiques et aux utilisateurs de bureau quels outils de travail ils utilisent et de quelle manière ils le font. Environ 8000 personnes ont été interrogées en Allemagne, en Autriche et en Suisse. Résultat : pratiquement aucun poste de travail n'est sans papier, au contraire : l'impression est constante et de haut niveau. Ainsi, 45% des utilisateurs de bureau interrogés déclarent imprimer à peu près autant qu'il y a deux ans, 23 % impriment même davantage. Seuls 27 % déclarent imprimer moins de papier au bureau par rapport à il y a deux ans. Numérique = plus d'informations = plus de documents La conclusion s'impose : on a plutôt tendance à imprimer plus qu'avant. A quoi cela peut-il être dû ? Les raisons sont vite évoquées : La numérisation entraîne une augmentation de la quantité d'informations - et donc du nombre de documents à traiter. Plus le nombre d'informations traitées est important, plus le volume d'impression est élevé, comme le constate l'étude. À la question de savoir pourquoi les participants à l'étude impriment plus, la réponse est la suivante : - 58 % : "Parce que je traite plus de documents"- 48 % : "Parce que je reçois de plus en plus d'informations (e-mails, PDF, documents) et que l'impression des documents me permet d'avoir une vue d'ensemble" - 29 % : "Parce que je dois classer plus de documents sur papier".Et là où il y a moins d'impression, les réponses sont les suivantes:- "Je dois moins classer sur papier" (52 pour cent) - "Nous avons un système de classement électronique" (48 pour cent) - "Je traite moins de documents" (17 pour cent)La quintessence de ces réponses : il est possible d'économiser du papier si l'on passe systématiquement d'un classement basé sur le papier à un système de classement électronique (DMS).Pas de révolution sans papier malgré les appareils mobilesLes appareils mobiles pourraient en fait offrir l'"étincelle initiale", mais il semble que ce ne soit pas encore le cas dans de nombreux endroits, d'autant plus que l'enquête Smart-Worker 2015 a constaté que les terminaux mobiles modernes sont désormais majoritairement intégrés au travail. Ainsi, 59 % des professionnels interrogés utilisent désormais un smartphone à des fins professionnelles, 59 % également un ordinateur portable, 30 % même une tablette. Dans ce contexte, la Suisse se situe même un peu plus haut que la moyenne : 64 % des personnes interrogées en Suisse utilisent un smartphone (Allemagne : 56 %), 33 % une tablette (Allemagne : 28 %). L'affinité avec les appareils mobiles semble donc légèrement plus élevée dans notre pays que chez notre voisin du nord par exemple. Quoi qu'il en soit, les données professionnelles sont de plus en plus disponibles sur mobile, il n'est donc plus indispensable d'emporter du papier. Malgré cela, les travailleurs intellectuels conservent leurs habitudes d'impression, conclut l'étude. Les résultats de l'enquête permettent en outre de constater que pour les utilisateurs, "travailler intelligemment" ne signifie pas que les appareils mobiles remplacent les outils de travail classiques : Ainsi, seules 22 % des personnes interrogées souhaiteraient remplacer leur ordinateur de bureau par un ordinateur portable ou une tablette. Les résultats de l'enquête indiquent que les appareils mobiles tels que les smartphones, les tablettes et les ordinateurs portables complètent les anciens outils de travail, qu'il y a donc plutôt plus de diversité d'appareils dans le paysage informatique, mais que la révolution sans papier se fait toujours attendre.L'impression coûte de l'argentLe volume d'impression, qui reste élevé, est un facteur de coût dans différentes entreprises. 79% des personnes interrogées admettent que les coûts d'impression font l'objet d'une attention particulière au sein de leur entreprise. Les décideurs informatiques des entreprises se montrent également sensibles aux prix lorsqu'il s'agit d'acheter des appareils d'impression. Le prix de la page imprimée est le critère le plus important, suivi de la qualité d'impression et de copie et de la vitesse. Le prix de l'appareil proprement dit n'arrive qu'en quatrième position. Le parc d'appareils dans les entreprises a environ deux ans dans la plupart des entreprises (48 pour cent) et environ trois ans dans 23 pour cent. Cela signifie que les entreprises semblent en général vouloir miser sur une infrastructure moderne. Il est toutefois surprenant de constater que pour 81 pour cent des personnes interrogées, l'infrastructure d'impression n'est renouvelée que progressivement et selon les besoins, et non dans le cadre d'un projet global.Les publications de la NSA ont peu d'impact sur l'informatiqueDepuis la publication d'Edward Snowden, le thème de la sécurité et de la protection des données fait l'objet de discussions passionnées. Mais quelles conséquences les décideurs informatiques ont-ils réellement tirées des publications et des accusations de surveillance à l'encontre du BND, de la NSA et du GCHQ ? Pas beaucoup, selon les résultats de l'enquête Smart Worker. 71% des décideurs informatiques interrogés affirment que les publications autour des "NSA Leaks" n'ont eu aucun impact sur leur travail quotidien. Les mesures de sécurité dans les entreprises sont donc plutôt axées sur des mesures de protection quotidiennes - la mesure de protection la plus populaire est l'installation d'un scanner de virus sur le client (97 %), suivie par les mots de passe de connexion pour les utilisateurs (84 %) et un pare-feu logiciel actualisé sur le client (78 %). Il est intéressant de noter que les attaques des initiés sont considérées comme moins importantes. Ainsi, les téléchargements des utilisateurs sont rarement bloqués (15 %), même le blocage des clés USB sur le client est plutôt rare (22 %).Le DMS électronique est la mesure d'économie la plus efficaceEn résumé : tant les utilisateurs que les décideurs informatiques indiquent que le papier imprimé continue à jouer un grand rôle au bureau malgré les tablettes, les smartphones - on imprime à peu près autant dans la plupart des entreprises, et même plus qu'il y a deux ans dans certaines entreprises. Et là où l'on imprime davantage, c'est en raison de l'augmentation du volume de documents. Selon les auteurs de l'étude, la mesure d'économie d'impression la plus efficace consiste à investir dans un système de classement et d'archivage électronique. Mais de tels systèmes ne montrent leur plein effet que lorsqu'ils sont utilisés dans toute l'entreprise. Les obstacles à l'introduction ne doivent donc pas être sous-estimés. Car le succès de l'utilisation d'un DMS dépend aussi de la capacité d'une entreprise à gérer l'information en tant que ressource.
