Live-Kommunikation: Sein und Schein

Es ist dieser Moment, in dem tausende Armbänder gleichzeitig aufleuchten, sich im Takt der Musik bewegen und das gesamte Stadion zu pulsieren scheint. In der Silvesternacht im Jahr 2025 verwandelte sich die Basketballarena des FC Bayern München in ein leuchtendes Universum aus LED, Laser und Augmented Reality – ein Pop-Spektakel, das zeigt, was Eventmarketing und Live-Kommunikation künftig prägen wird: Technik, die nicht nur mit Special Effects beeindruckt, sondern emotional verbindet.

Beim Konzert «Schlagerboom» im vergangenen Dezember kamen dafür mehrere Elemente zum Einsatz: eine monumentale LED-Bühne, Projektionen, Licht- und Laserchoreografien sowie Augmented -Reality-Effekte, die Bühne und Raum nahtlos miteinander verbinden.

Die Grenzen zwischen Sein und Schein verwischen. Jürgens TV produzierte die Veranstaltung für den Bayerischen Rundfunk und beauftragte das Content-Produktionsstudio Luppix mit der Erstellung der Videoelemente. Die Visualisierungen wurden so gestaltet, dass sie jeden Song untermalten, die Bühne optisch erweiterten und ein Gefühl von Tiefe erzeugten. Die Videoeffekte und AR-Elemente kamen über moderne Medienserver. Das Publikum wurde Teil der Inszenierung – jedes Handgelenk, jeder Blick, jeder Beat war in das Erlebnis eingebettet.

Mit solchen effektreichen Konzepten beschäftigt sich auch Faber Creative Services. Auf seinem Instagram-Kanal präsentiert der Eventtechnik-Dienstleister die gesamte Bandbreite seines Könnens, darunter das Beispiel Dell. Bei seinem alljährlichen Kongress «Dell Technologies Forum» in Frankfurt am Main sorgte der technische Eventdienstleister für einen besonderen Showeffekt: Zu Beginn der «Opening Session» stand nicht Tim van Wasen auf der Bühne – zumindest nicht leibhaftig. Wer da stand und sprach wie der Geschäftsführer von Dell Technologies in Deutschland, war sein virtuelles Alter Ego. Das digitale Abbild, das dem echten Tim van Wasen verblüffend ähnlich sah, sprach mit dem Moderator, reagierte auf Fragen in Echtzeit und ging auf aktuelle Ereignisse im Saal ein. Ein toller Showeffekt.

Was ist ein Metahuman?

Die Idee dazu stammte von van Wasen selbst. Der Geschäftsführer wollte nicht nur über Innovation sprechen, sondern sie dem Publikum auch direkt erlebbar machen. Kunden und Partner sollten mit eigenen Augen sehen und erfahren, was möglich ist. Gemeinsam mit Faber Creative Services entwickelte das Team von Dell Technologies ein Konzept, das sowohl technologisch als auch kreativ neue Massstäbe setzen wollte. Die moderne Technik machte es möglich: Der 3D-Avatar wurde durch einen Ganzkörperscan von Tim van Wasen erstellt, der zigtausende Datenpunkte und Koordinaten erfasste. Aus diesen Daten entstand in aufwendiger Entwicklerarbeit ein «Metahuman», der Bewegungen, Mimik und Gestik in Echtzeit auf der Bühne wiedergeben konnte. «Das ist ein neuer Weg, Technologie zu verwenden, um Kunst zu erschaffen», erklärt Matt Finke, CEO und Managing Director von Faber Creative Services.

Auch bei der Firma SmartVillage arbeitet man mit digitalen Zwillingen – allerdings in anderem Kontext. Der Anbieter für Eventräume in München, Köln und Berlin lässt Unternehmen die Veranstaltungsräume virtuell inspizieren und ihre Events darin direkt planen. «Dank fotorealistischer 3D-Visualisierung können sämtliche Räume virtuell erkundet werden», sagt Markus Semmler, Head of Event- and Projektmanagement bei SmartVillage. «So kann man den Grundriss individuell anpassen, die Möblierung gestalten oder verschiedene Set-ups ausprobieren, als wäre man selbst vor Ort. Besonders wenn mehrere Entscheider beteiligt sind, lässt sich in Echtzeit gemeinsam am Layout tüfteln.»

Am Ende steht ein klares, abgestimmtes Konzept, das SmartVillage mit seinen Kunden dann eins zu eins in der Realität umsetzt. Wer sein Event also so perfekt wie möglich umsetzen möchte, dem rät der Eventmanager, nicht nur nach dem schönsten Raum zu schauen – sondern auch nach dem, was an innovativen Technologien dahintersteckt.

Unsichtbares Rückrat

Ist das Event fertig geplant, kommt HubSpot ins Spiel – wie ein «unsichtbares Rückgrat im Hintergrund», wie Semmler beschreibt. Das CRM-System überträgt Anfragen auf der Website über ein intelligentes Formular direkt in die Kundendatenbank. «Das spart unseren Kunden Zeit, weil sie sofort passgenaue Informationen erhalten. Uns hilft es dabei, jede Anfrage gezielt und persönlich zu bearbeiten», so der SmartVillage-Manager. Über das Tool steuert er mit seinem Team den gesamten Lead- und Sales-Funnel: Von der ersten Kontaktaufnahme bis zur finalen Buchung begleiten die Eventlocation-Anbieter ihre Interessenten durch individuell zugeschnittene E-Mail-Folgen und automatisierte Informationsstrecken. «HubSpot wertet zudem das Interessensprofil aus, sodass unsere Event-Mitarbeiter genau wissen, an welchen Themen die Kundschaft interessiert ist – und darauf gezielt eingehen kann.» Dieser Prozess ermöglicht dem Team einen lückenlosen Übergang von der Onlineanfrage zur echten Begegnung auf dem Event. «Ganz ohne Reibungsverluste oder unnötige Abstimmungen», freut sich Semmler.

Während des Events vor Ort stehen die Gäste meist schon beim Betreten der Räume inmitten digitaler Inhalte. Über die Digital -Signage-Software PosterBooking steuern Semmler und sein Team alle Displays in den Eventlocations zentral vom Headquarter aus. «Egal ob Willkommensbotschaften, individuelle Tagesprogramme oder kurzfristige Ablaufänderungen: Die Inhalte lassen sich zeitgesteuert und live auf allen Bildschirmen ausspielen», sagt er.

Bewährt hat sich das vor allem bei grösseren Veranstaltungen. Wechselnde Sessions, Breakouts oder zeitkritische Updates erscheinen sekundenschnell auf allen Screens oder auch gezielt nur in den betroffenen Räumen. «Unser Team muss nicht physisch vor Ort sein, um dennoch maximale Informationspräsenz gewährleisten zu können», schildert Semmler, der die Effizienzgewinne durch die einzelnen Tools auf zwischen 60 und 90 Prozent beziffert. Digitale Vernetzung macht’s möglich.

Dass hochwertige Technik heute zum Standard zählt und auch von den Besuchern erwartet wird, findet auch André Sutter. Der Marketingleiter bei der Eventmanagement-Firma Habegger in Regensdorf im Kanton Zürich stellt fest, dass das gemeinsame Erleben wieder in den Mittelpunkt rückt, das während der Corona-Pandemie nicht möglich war. Selbst die gehypten sozialen Medien könnten so ein emotionales, persönliches Live-Erlebnis nicht ersetzen. Doch sei es auch wichtig, Events nicht nur vor Ort, sondern auch remote anzubieten.

Angesichts knapper Budgets, gilt es heute, das Maximum aus begrenzten Ressourcen herauszuholen – und dies auch nachzuweisen. Um festzustellen, ob ein Event die inhaltlichen Ziele, die sich der Veranstalter vorgenommen hat, auch erreicht, hat Habegger eine Lösung entwickelt: Mit knw.net können die Eventveranstalter die Teilnehmerreaktionen live erfassen und laufend wertvolle Erkenntnisse zu Themeninteresse und Formatwirksamkeit gewinnen. Über eine Kombination aus Kameras, Sensoren und KI-basierter Analyse-Software erhebt das Tool anonymisiert Bewegungs- und Stimmungsdaten. Aufenthaltsdauer, Aufmerksamkeit und emotionale Reaktionen von Besuchergruppen lassen sich darüber exakt messen. Ein benutzerfreundliches Dashboard bildet die Ergebnisse ab, sodass Veranstaltende in Echtzeit sowohl die Sicherheitslage als auch die Wirksamkeit von Inhalten und Platzierungen optimieren können. Neben grossen Public Events nutzen wir knw.net auch bei Corporate Events, Messeauftritten und Roadshows, etwa um Besucherströme und Interessen zu analysieren und Programmstrukturen data-driven zu optimieren. «Unsere Echtzeitanalyse erlaubt es uns, die Inhalte flexibel an die aktuelle Stimmung im Event anzupassen», beschreibt der Marketingleiter und vergleicht dies mit einem Wetterradar im Cockpit. «So können wir während der laufenden Veranstaltung reagieren und nicht erst nachträglich im Rückblick.»

«Angesichts knapper Budgets, gilt es heute, das Maximum aus begrenzten Ressourcen herauszuholen – und dies auch nachzuweisen.»