Comunicazione dal vivo: realtà e apparenza

È quel momento in cui migliaia di braccialetti si illuminano simultaneamente, si muovono al ritmo della musica e l'intero stadio sembra pulsare. La notte di Capodanno del 2025, l'arena di basket dell'FC Bayern Monaco si è trasformata in un universo luminoso di LED, laser e realtà aumentata: uno spettacolo pop che mostra ciò che caratterizzerà il marketing degli eventi e la comunicazione dal vivo in futuro: Una tecnologia che non si limita a stupire con gli effetti speciali, ma che riesce anche a connettere emotivamente.

Per il concerto "Schlagerboom" dello scorso dicembre sono stati utilizzati diversi elementi: un monumentale palco a LED, proiezioni, coreografie di luci e laser ed effetti di realtà aumentata che collegano senza soluzione di continuità il palco e la sala.

I confini tra realtà e apparenza si confondono. Jürgens TV ha prodotto l'evento per Bayerischer Rundfunk e ha commissionato allo studio di produzione di contenuti Luppix la creazione degli elementi video. Le visualizzazioni sono state progettate per accompagnare ogni canzone, espandere visivamente il palco e creare un senso di profondità. Gli effetti video e gli elementi AR sono stati realizzati tramite moderni media server. Il pubblico è diventato parte della produzione: ogni polso, ogni sguardo, ogni battito è stato incorporato nell'esperienza.

Anche Faber Creative Services si occupa di concetti di grande impatto. Sul suo canale Instagram, il fornitore di servizi tecnologici per eventi presenta l'intera gamma delle sue competenze, compreso l'esempio di Dell. In occasione del congresso annuale "Dell Technologies Forum" a Francoforte sul Meno, il fornitore di servizi tecnici per eventi ha creato un effetto speciale: all'inizio della "Opening Session", Tim van Wasen non era sul palco, almeno non in carne e ossa. La persona in piedi che parlava come l'amministratore delegato di Dell Technologies in Germania era il suo alter ego virtuale. L'immagine digitale, incredibilmente simile al vero Tim van Wasen, parlava con il presentatore, rispondeva alle domande in tempo reale e affrontava gli eventi attuali in sala. Un grande effetto di spettacolo.

Che cos'è un metaumano?

L'idea è nata da van Wasen stesso. L'amministratore delegato non voleva solo parlare di innovazione, ma anche che il pubblico la sperimentasse in prima persona. I clienti e i partner devono vedere e sperimentare ciò che è possibile con i loro occhi. Insieme a Faber Creative Services, il team di Dell Technologies ha sviluppato un concetto che mirava a stabilire nuovi standard sia tecnologici che creativi. La tecnologia moderna lo ha reso possibile: l'avatar 3D è stato creato utilizzando una scansione completa del corpo da Tim van Wasen, che ha catturato decine di migliaia di punti dati e coordinate. Questi dati sono stati utilizzati per creare un "metaumano", in grado di riprodurre in tempo reale movimenti, espressioni facciali e gesti sul palco. "Questo è un nuovo modo di usare la tecnologia per creare arte", spiega Matt Finke, amministratore delegato e direttore generale di Faber Creative Services.

Anche SmartVillage lavora con i gemelli digitali, anche se in un contesto diverso. Il fornitore di spazi per eventi a Monaco, Colonia e Berlino permette alle aziende di ispezionare virtualmente gli spazi per eventi e di pianificare i loro eventi direttamente al loro interno. "Grazie alla visualizzazione 3D fotorealistica, tutte le sale possono essere esplorate virtualmente", spiega Markus Semmler, responsabile della gestione eventi e progetti di SmartVillage. "In questo modo è possibile personalizzare la planimetria, progettare l'arredamento o provare diversi allestimenti come se si fosse sul posto. Soprattutto quando sono coinvolti più decisori, è possibile armeggiare con il layout insieme in tempo reale".

Il risultato finale è un concetto chiaro e coordinato, che SmartVillage realizza in un'unica soluzione con i suoi clienti. Quindi, se volete realizzare il vostro evento nel modo più perfetto possibile, l'event manager vi consiglia non solo di cercare la sala più bella, ma anche le tecnologie innovative che ci sono dietro.

Dorsale invisibile

Una volta pianificato l'evento, HubSpot entra in gioco, come una "spina dorsale invisibile sullo sfondo", come la descrive Semmler. Il sistema CRM trasferisce le richieste sul sito web direttamente al database dei clienti tramite un modulo intelligente. "Questo fa risparmiare tempo ai nostri clienti, che ricevono immediatamente informazioni personalizzate. Ci aiuta a elaborare ogni richiesta in modo mirato e personalizzato", afferma il manager di SmartVillage. Lui e il suo team utilizzano lo strumento per gestire l'intero lead e funnel di vendita: Dal contatto iniziale alla prenotazione finale, i fornitori di location per eventi accompagnano i loro potenziali clienti attraverso follow-up e-mail personalizzati e percorsi informativi automatizzati. "HubSpot analizza anche il profilo di interesse, in modo che il nostro personale addetto agli eventi sappia esattamente a quali argomenti sono interessati i clienti, e possa rispondere loro in modo mirato". Questo processo consente al team di effettuare una transizione senza soluzione di continuità dalla richiesta online all'incontro vero e proprio durante l'evento. "Senza perdite di attrito o inutili coordinamenti", afferma felice Semmler.

Durante l'evento in loco, gli ospiti sono solitamente circondati da contenuti digitali non appena entrano nelle sale. Semmler e il suo team utilizzano il software di digital signage PosterBooking per controllare tutti i display nelle location degli eventi in modo centralizzato dalla sede centrale. "Che si tratti di messaggi di benvenuto, di programmi giornalieri individuali o di cambiamenti di programma dell'ultimo minuto: I contenuti possono essere controllati a tempo e visualizzati in diretta su tutti gli schermi", spiega.

Ciò si è rivelato particolarmente utile per gli eventi più grandi. I cambi di sessione, le pause o gli aggiornamenti critici per il tempo appaiono su tutti gli schermi in pochi secondi o solo nelle sale interessate. "Il nostro team non deve essere fisicamente sul posto per garantire la massima presenza di informazioni", spiega Semmler, che valuta il guadagno di efficienza dei singoli strumenti tra il 60 e il 90 percento. La rete digitale lo rende possibile.

André Sutter concorda sul fatto che la tecnologia di alta qualità è ormai uno standard ed è attesa anche dai visitatori. Il responsabile marketing della società di gestione eventi Habegger di Regensdorf, nel cantone di Zurigo, osserva che l'esperienza condivisa sta tornando al centro dell'attenzione, cosa che non era possibile durante la pandemia di coronavirus. Neanche gli ipertrofici social media possono sostituire un'esperienza emotiva e personale dal vivo. Tuttavia, è importante offrire eventi non solo in loco, ma anche a distanza.

Alla luce dei budget ridotti, oggi è importante ottenere il massimo dalle risorse limitate - e dimostrarlo. Habegger ha sviluppato una soluzione per determinare se un evento raggiunge gli obiettivi di contenuto che l'organizzatore si è prefissato: Con knw.net, gli organizzatori di eventi possono registrare le reazioni dei partecipanti in diretta e ottenere informazioni preziose sull'interesse per gli argomenti e sull'efficacia del format su base continuativa. Grazie a una combinazione di telecamere, sensori e software di analisi basati sull'intelligenza artificiale, lo strumento raccoglie dati anonimi sul movimento e sull'umore. Può essere utilizzato per misurare con precisione la durata della permanenza, l'attenzione e le reazioni emotive dei gruppi di visitatori. Un dashboard di facile utilizzo visualizza i risultati in modo che gli organizzatori degli eventi possano ottimizzare in tempo reale sia la situazione della sicurezza che l'efficacia dei contenuti e dei posizionamenti. Oltre che per i grandi eventi pubblici, utilizziamo knw.net anche per gli eventi aziendali, le fiere e i roadshow, ad esempio per analizzare i flussi di visitatori e gli interessi e ottimizzare le strutture dei programmi sulla base dei dati. "La nostra analisi in tempo reale ci permette di adattare in modo flessibile i contenuti all'umore attuale dell'evento", spiega il responsabile del marketing, paragonandolo a un radar meteorologico nella cabina di pilotaggio. "Questo ci permette di reagire durante l'evento e non solo a posteriori".

"Alla luce delle ristrettezze di bilancio, oggi è importante ottenere il massimo dalle risorse limitate - e dimostrarlo".