Studio Xerox: le aziende saranno in gran parte prive di carta nel 2018

Oggi i dati sono già la linfa vitale e la spina dorsale della maggior parte delle aziende. L'arte sta nell'analizzarli: enormi quantità di dati devono essere interpretate in modo da fornire importanti intuizioni e risultati. Non si tratta di un compito facile, come dimostra un recente studio di Xerox, condotto su un totale di 600 responsabili IT di grandi aziende europee e nordamericane. Il rapporto "Digitisation at Work" di Xerox mostra che il passaggio dalla carta alle informazioni digitali è dietro l'angolo, ma molti degli interessati sono ancora lontani dall'essere pronti. I processi basati sulla carta richiedono molto tempo. Soprattutto i costi e la sicurezza sono le principali preoccupazioni del 42% degli intervistati. Secondo i partecipanti allo studio, nei prossimi due anni solo il nove per cento circa dei processi importanti sarà svolto su carta.

Tuttavia, il 55% ammette che nelle proprie aziende domina ancora la carta. Il 29%, quasi un terzo, si affida a supporti cartacei invece che alle e-mail o ai social media per la comunicazione con i clienti. Questo nonostante il 41% sia d'accordo sul fatto che i flussi di lavoro digitali sarebbero molto più efficaci dal punto di vista dei costi, e l'87% disponga delle competenze e delle risorse necessarie.

"Le aziende hanno certamente un'idea di impresa digitale agile e snella, ma in realtà si tratta ancora di un sogno del futuro. Esiste indubbiamente un divario significativo tra le aspirazioni e la realtà, soprattutto perché i passi fondamentali non sono ancora stati compiuti", spiega Andy Jones, Vice President, Workflow Automation, Large Enterprise Operations di Xerox.

L'automazione viene prima di tutto

Per quanto riguarda l'automazione dei processi, quasi tre quarti hanno già esaminato le possibili aree di applicazione nella loro azienda. Si tratta principalmente di contabilità (38%), contabilità dei costi (37%), contabilità fornitori (36%) e assistenza clienti (35%).

Tuttavia, l'indagine mostra anche che è necessario creare alcuni prerequisiti di base affinché i flussi di lavoro digitali e il corrispondente grado di automazione possano diventare una realtà in aree chiave dell'azienda, e che proprio in questo ambito c'è ancora da recuperare.

- Il 40% degli intervistati non ha ancora implementato alcuna soluzione per le postazioni di lavoro mobili.
- Il 47% non è ancora al passo con i servizi cloud.
- Il 45% non dispone ancora degli strumenti necessari per fare previsioni affidabili utilizzando le analisi dei big data.

In molti casi, la digitalizzazione o la riprogettazione dei processi cartacei può migliorare sensibilmente la situazione già prima dell'automazione vera e propria. Ad esempio, un'analisi precisa del comportamento dei dipendenti in relazione alla stampa dei documenti può fornire informazioni importanti su come ridurre gli elevati costi della carta e della stampa digitalizzando alcune aree. In questo caso, il 90% degli intervistati ha dichiarato di disporre di strumenti e metodi adeguati per analizzare il comportamento dei dipendenti in fase di stampa, ma solo il 45% utilizza effettivamente questi strumenti in modo completo.

Settore finanziario e settore pubblico: il cambiamento richiede tempo

Per alcuni settori selezionati emerge il seguente quadro: Nel settore finanziario, il 56% delle aziende si affida principalmente alla carta, ad esempio per le fatture. Il 17% non ha ancora compiuto alcun passo verso la digitalizzazione, anche se oltre il 40% è convinto che i processi digitali facciano risparmiare sui costi e aumentino la produttività. Tuttavia, il 78% degli intervistati di questo settore ha già individuato le aree chiave per la digitalizzazione.

Nel settore pubblico, due terzi dei partecipanti allo studio prevedono che la carta sarà completamente sostituita da processi digitali entro il 2018 e, anche in questo caso, la percentuale di coloro che si aspettano che ciò si traduca in processi più rapidi è relativamente alta, pari al 58%. Il 43% degli intervistati ritiene che le soluzioni cartacee siano troppo costose e il 41% le considera anche troppo rischiose in termini di protezione dei dati. Quasi due terzi hanno già selezionato le funzioni che beneficerebbero maggiormente dell'automazione.

Xerox offre servizi di automazione del flusso di lavoro come parte dei suoi Managed Print Services. Questi servizi possono supportare in modo significativo le aziende nel loro percorso verso la trasformazione digitale e una maggiore produttività. Xerox sta inoltre sviluppando strumenti di automazione per l'intero portafoglio, compresi i centri di assistenza clienti, i processi finanziari e contabili e il settore sanitario.

Informazioni sullo studio

Nella seconda metà del 2015, Coleman Parkes Research ha condotto un'indagine su 600 decisori IT di varie organizzazioni negli Stati Uniti, in Canada e in Europa occidentale (Benelux, Francia, Germania, Regno Unito). L'obiettivo dello studio era quello di ottenere una visione approfondita degli approcci, delle sfide e delle iniziative relative alla trasformazione digitale e ai processi basati sulla carta. Le aree di responsabilità degli intervistati comprendevano la strategia di digitalizzazione delle loro aziende e le relative soluzioni e infrastrutture. Gli intervistati provengono dal settore pubblico, dal settore dei servizi finanziari e dalle aziende. L'intero rapporto di Xerox sullo studio può essere scaricato al seguente indirizzo qui può essere scaricato..