Étude Xerox : en 2018, les entreprises seront largement dépourvues de papier

Aujourd'hui déjà, les données sont l'élixir de vie et l'épine dorsale de la plupart des entreprises. L'art réside dans l'analyse : d'énormes quantités de données doivent être interprétées afin de pouvoir fournir des aperçus et des connaissances importants. Ce n'est pas une tâche facile - c'est ce que montre une étude actuelle de Xerox, menée auprès de 600 décideurs informatiques dans de grandes entreprises européennes et nord-américaines. Le rapport "Digitisation at Work" de Xerox montre que le passage du papier à l'information numérique est déjà à la porte - mais que de nombreuses personnes concernées sont encore loin d'être prêtes. Les processus basés sur le papier sont coûteux. Ce sont surtout les coûts et la sécurité qui préoccupent 42 pour cent des personnes interrogées. Les participants à l'étude estiment que d'ici deux ans, seuls 9 % des processus importants seront encore effectués sur papier.

Cependant, 55 % admettent que le papier est encore dominant dans leur entreprise. Avec 29 pour cent, près d'un tiers s'appuie sur des supports papier pour la communication avec les clients plutôt que sur des e-mails ou des médias sociaux. Et ce, même si 41% des personnes interrogées sont d'accord pour dire que les flux de travail numériques seraient beaucoup plus économiques et que 87% disposent des compétences et des ressources nécessaires.

"Les entreprises ont bien une idée de l'entreprise numérique légère et agile - mais en réalité, c'est encore en grande partie de la musique d'avenir. Il y a sans aucun doute un écart considérable entre le souhait et la réalité, principalement parce que les mesures décisives ne sont tout simplement pas encore prises", explique Andy Jones, vice-président, Workflow Automation, Large Enterprise Operations chez Xerox.

L'automatisation est la première priorité

En ce qui concerne l'automatisation des processus, près des trois quarts ont déjà réfléchi aux domaines d'application possibles dans leur entreprise. Il s'agit principalement de la comptabilité (38%), du décompte des coûts (37%), de la comptabilité fournisseurs (36%) et du Customer Care (35%).

Toutefois, l'enquête montre également que certaines conditions de base doivent encore être créées pour que les flux de travail numériques et un degré d'automatisation correspondant puissent devenir une réalité dans des domaines clés de l'entreprise - et que c'est précisément là qu'il y a encore du retard à rattraper.

- 40% des personnes interrogées n'ont pas encore mis en place de solutions pour les postes de travail mobiles.
- 47% n'ont pas encore atteint le niveau requis en ce qui concerne les services en nuage.
- 45 % ne disposent pas encore des moyens nécessaires pour faire des prévisions fiables grâce à l'analyse des données massives.

Dans de nombreux cas, la numérisation ou même la réorganisation des processus basés sur le papier peut déjà améliorer sensiblement la situation avant même l'automatisation proprement dite. Ainsi, une analyse précise du comportement des collaborateurs en matière d'impression de documents peut donner des indications importantes sur la manière dont les coûts élevés de papier ou d'impression peuvent être réduits par la numérisation de certains domaines. Dans ce cas, 90% des personnes interrogées ont indiqué qu'elles disposaient d'outils et de méthodes appropriés pour analyser le comportement d'impression - mais seuls 45% d'entre elles utilisent effectivement ces outils dans leur intégralité.

Secteur financier et secteur public : le changement prend du temps

L'image suivante se dessine pour certains secteurs : Dans le secteur financier, 56% des entreprises utilisent principalement le papier, par exemple pour les factures. Pour 17% d'entre elles, aucune démarche de numérisation n'a encore été entreprise, bien que plus de 40% soient convaincues que les processus numériques permettent de réduire les coûts et d'augmenter la productivité. En tout cas, 78% des personnes interrogées dans ce secteur ont déjà identifié des domaines clés pour la numérisation.

Dans le secteur public, deux tiers des participants à l'étude s'attendent tout de même à un remplacement total du papier par des processus numériques d'ici 2018. Ici aussi, la part de ceux qui en attendent notamment des processus plus rapides est relativement élevée (58 %). 43 % des personnes interrogées estiment que les solutions basées sur le papier sont trop coûteuses - et 41 les considèrent en outre comme trop risquées en termes de protection des données. Près des deux tiers ont déjà sélectionné les fonctions qui bénéficieraient le plus d'une automatisation.

Xerox propose des services d'automatisation du flux de travail dans le cadre de ses services de gestion déléguée des impressions. Ils peuvent aider les entreprises de manière significative sur leur chemin vers la transformation numérique et une productivité accrue. En outre, Xerox développe des outils d'automatisation sur l'ensemble de son portefeuille - y compris les centres d'assistance à la clientèle, les processus financiers et comptables ainsi que le secteur de la santé.

À propos de l'étude

Au cours du deuxième semestre 2015, Coleman Parkes Research a mené une enquête auprès d'un total de 600 décideurs informatiques de différentes organisations aux États-Unis, au Canada et en Europe occidentale (Benelux, France, Allemagne, Royaume-Uni). L'objectif de l'étude était d'obtenir des connaissances approfondies sur les approches, les défis et les initiatives en matière de transformation numérique et de processus basés sur le papier. Parmi les domaines de responsabilité des personnes interrogées figuraient notamment la stratégie de numérisation de leur entreprise ainsi que les solutions et l'infrastructure correspondantes. Les personnes interrogées proviennent du secteur public, du secteur des services financiers et des entreprises. Le rapport complet de Xerox sur l'étude peut être consulté à l'adresse suivante ici peut être téléchargé.