Come raggiungete i vostri dipendenti?

L'elenco delle riviste per i dipendenti dismesse sembra un Who's Who dell'economia svizzera. Aziende del settore bancario e assicurativo come Swiss Re, Swiss Life, Julius Bär CS e Raiffeisen hanno rinunciato alle riviste stampate per i dipendenti. Tamedia e NZZ sono i rappresentanti più importanti del settore della stampa che non inviano più riviste ai propri dipendenti.Stampa, online, entrambi o tutti insieme?Delle 100 maggiori aziende svizzere, il 60% pubblica ancora una pubblicazione cartacea per i dipendenti. (Fonte: Perikom Fact Check 2017). Spesso la versione cartacea viene resa disponibile anche in formato PDF. MK ha chiesto agli esperti di comunicazione come le aziende possono raggiungere al meglio i propri dipendenti oggi, quali canali vengono scelti e quali contenuti vengono comunicati di preferenza.La comunicazione interna deve diventare mobile-friendlyL'IK diventa mobile, ne è convinta Cordula Rieger, membro della direzione di Farner Consulting AG, Zurigo. Per la comunicazione interna (IC), l'intranet è attualmente il mezzo principale nella maggior parte delle grandi aziende svizzere. Tuttavia, questo canale di comunicazione interna viene sempre più spesso sostituito da piattaforme di dialogo mobili e "chat aziendali". Questo è l'unico modo per raggiungere i dipendenti sul campo o quelli che non dispongono di una postazione PC con i loro dispositivi privati. Esempio: Globus ha completamente cambiato la sua comunicazione interna nelle filiali con l'app di chat interna Beekeeper.Rinascimento offline?Nonostante o forse proprio a causa della crescente digitalizzazione, stiamo vivendo una sorta di "rinascimento della comunicazione offline". Le riunioni di municipio, le conferenze dei dirigenti o persino la buona vecchia festa del personale rimangono componenti importanti del mix di IC. Tuttavia, la tendenza è quella di incontrarsi fisicamente meno spesso. Ma quando lo fanno, lo fanno bene: per eventi di alta qualità, interazioni genuine ed esperienze emotive. E come sempre: c'è ancora vita nel vecchio cane. Le pubblicazioni stampate per i dipendenti sono ancora o di nuovo molto apprezzate dai destinatari.Chi deve comunicare cosa?La domanda evidenzia un dilemma centrale della comunicazione interna: I dipartimenti di comunicazione comunicano naturalmente ciò che sta a cuore al management, ovvero le "grandi questioni" come le visioni e le strategie. I dipendenti cercano soprattutto due cose: un orientamento chiaro sulla direzione dell'azienda e informazioni concrete sulle questioni "piccole e vicine". Ad esempio, un cliente ha condotto uno studio dettagliato sull'utilizzo dei vari contenuti della intranet per capire quali dovessero essere disponibili sui dispositivi mobili. Il contenuto riguarda anche il giusto mix, l'arte di implementare un'ampia varietà di contenuti in modo attraente e di confezionarli in "storie" rilevanti per i dipendenti.Il settore determina il canale di comunicazioneCome e su cosa si informano attualmente i dipendenti? Per Jana Leonhard, consulente di Prime Communications a Zurigo, queste sono le prime domande da porsi per determinare la situazione attuale. L'esperienza dimostra che il canale giusto per raggiungere i dipendenti dipende molto dal settore. Un'azienda di servizi, ad esempio, raggiunge i propri dipendenti più rapidamente attraverso il canale digitale. Nelle aziende industriali, invece, con molti addetti alla produzione, una rivista cartacea per i dipendenti raggiungerà più dipendenti rispetto ai canali digitali.Domande che richiedono una risposta:- Contenuto: il contenuto può essere trasmesso in modo chiaro attraverso il canale scelto? - Velocità: quanto velocemente si può o si deve raggiungere il gruppo target? - Accettazione: i canali scelti sono effettivamente utilizzati e accettati? - Capacità di dialogo e di feedback: il canale consente lo scambio di idee e opinioni? - Emotività: le emozioni possono essere trasmesse attraverso il canale? Che sia digitale o cartaceo, l'esperienza nella comunicazione interna dimostra che un mix equilibrato di argomenti è e rimane il punto di forza per il successo della comunicazione interna, a condizione che i dipendenti siano indirizzati attraverso i canali giusti.Contatto digitale o personale, qual è il più popolare?I canali digitali hanno il vantaggio di rendere disponibili le informazioni in modo rapido e globale, purché sia disponibile Internet. "A seconda del messaggio, sono disponibili diversi formati, dai testi brevi ai video, che hanno un effetto più autentico di una rivista stampata", afferma la dottoressa Cornelia Bachmann, titolare di P-Art. È anche più facile avviare un dialogo con le piattaforme digitali, ad esempio con gli strumenti di messaggistica aziendale che funzionano in modo simile al popolare WhatsApp. "Accanto alla carta stampata, la buona vecchia comunicazione faccia a faccia non dovrebbe essere sottovalutata, in quanto è ancora consigliata per creare fiducia e discutere di argomenti complessi ed emotivi", afferma Bachmann.Come ci si difende dagli errori?"Non limitatevi a sparare, ma elaborate un concetto", consiglia Bachmann. "Coinvolgete il reparto risorse umane, i rappresentanti dei lavoratori e i dipendenti nel concetto e, se necessario, in un test. Chiedete quali sono i contenuti importanti per i dipendenti e fateli partecipare". La comunicazione interna può avere successo solo se è accettata dai dipendenti. I canali di comunicazione possono essere scelti in modo diverso a seconda delle dimensioni dell'azienda. Quali vengano utilizzati alla fine è di solito una questione di risorse. "A mio avviso, una comunicazione regolare, aperta e trasparente è fondamentale", afferma Andreas Schneider, amministratore delegato e proprietario di F+W Communications. "L'uso crossmediale dei contenuti ha senso, perché si possono usare diversi canali con un unico messaggio".La regolarità trasmette sicurezzaAd esempio, può essere utile approfondire gli argomenti trattati nella intranet o nella e-newsletter in una rivista mensile o trimestrale per i dipendenti. Le PMI con sedi diverse dovrebbero anche considerare la possibilità di organizzare riunioni a pranzo ogni due mesi", dice Schneider. "In questo modo il management ha l'opportunità di commentare gli eventi attuali nelle rispettive sedi". Questo potrebbe avere senso soprattutto per le aziende in cui i dipendenti lavorano spesso fuori sede. In questo modo, il legame con l'azienda può essere rafforzato.Quali sono i contenuti più apprezzati?Per Tanja Hollenstein, membro del team di gestione di cR Kommunikation, è molto importante una copertura completa dei diversi canali. I dipendenti devono poter accedere facilmente alle informazioni utilizzando gli strumenti con cui hanno familiarità. Anche i dipendenti che non hanno accesso al computer dovrebbero avere accesso alle informazioni tramite il telefono cellulare. Gli argomenti aziendali complessi dovrebbero essere comunicati in modo giocoso attraverso diversi canali, in modo che i fatti possano essere compresi. Il dialogo deve essere stimolato, messo in moto e condotto a diversi livelli nello scambio personale. Inoltre, spesso vengono privilegiati argomenti che sono interessanti anche per i dipendenti nella loro vita privata, ma che possono avere un legame con l'azienda. Inoltre, temi come lo sport, il tempo libero o la mobilità rafforzano la fedeltà dei dipendenti.