"Abbiamo sviluppato 'Q' per puro interesse personale".

René Schwarz, Chief Experience Officer, fa parte del team di gestione di Jung von Matt /Limmat dal 2016.

L'agenzia Jung von Matt /Limmat, con sede a Zurigo, è cresciuta costantemente negli ultimi anni e di conseguenza ha subito una trasformazione fondamentale: I circa 120 dipendenti lavorano in cinque unità agili e interdisciplinari su base progettuale.

In modo che le squadre continuino a a Jung von Matt, era necessario un pilastro centrale per tenere insieme il panorama degli strumenti e promuovere la collaborazione. Jung von Matt ha sviluppato la soluzione stessa: "Q", che prende il nome dall'omonima mente di James Bond. La piattaforma per tutti i dipendenti ha lo scopo di promuovere una comprensione comune di ruoli, progetti e clienti. Inoltre, "Q" consente lo scambio professionale, l'auto-organizzazione e lo sviluppo personale, nonché una cultura attiva del feedback.

A tal fine, i dipendenti creano il proprio profilo. Ad esempio, possono ottenere informazioni sull'agenzia in un colpo d'occhio, vedere il loro programma settimanale, creare post sul blog, contattare direttamente tutti i dipendenti di JvM in Svizzera, accedere a informazioni sui progetti passati e dare o ricevere supporto attraverso "do-with-actions" - sondaggi, richieste di aiuto creativo, openbrief. Con "Q", Jung von Matt /Limmat è entrata nella shortlist di Best of Swiss Apps 2019 - i premi saranno consegnati il 6 novembre a Zurigo.

Settimana della pubblicitàRené Schwarz, l'app "Q" è stata sviluppata da zero, probabilmente in modo costoso. Gli investimenti sono stati ripagati?

René Schwarz: Guardando al risultato di oggi, lo sforzo è valso sicuramente la pena. Da un lato, siamo stati in grado di applicare il nostro metodo di lavoro agile al 100% allo sviluppo, creando così un progetto prototipo di come vorremmo lavorare con i clienti. Abbiamo giocato il tutto internamente con l'appaltatore e il cliente. D'altra parte, il progetto ha dato i suoi frutti perché abbiamo potuto sviluppare tutto internamente e utilizzare le risorse che già avevamo. Inoltre, non abbiamo dovuto sviluppare tutto da zero, ma abbiamo potuto utilizzare la tecnologia con cui già lavoravamo. Abbiamo già utilizzato il CMS per l'applicazione "Grillitarier" di Migros, ad esempio.

C'è qualcosa di paragonabile nel settore che si può usare come orientamento, o "Q" è un progetto pionieristico?

Non escludiamo che esistano già progetti analoghi nelle agenzie, ma non siamo a conoscenza di nulla di simile. "Q" è orientato al 100% a noi e ai nostri processi, adotta i nostri sistemi, i nostri modi di lavorare. Di conseguenza, non abbiamo sviluppato "Q" con l'obiettivo di farne una sorta di soluzione industriale. "Q" è stato sviluppato per puro interesse personale.

Q" è stato lanciato all'inizio di luglio. Come è cambiata la vita dell'agenzia da allora?

Il "Q" è entrato a pieno titolo nella nostra vita quotidiana. Nei corridoi si sente spesso dire: "Ehi, hai visto? Ho messo questo e questo su 'Q'". Come piattaforma di scambio di informazioni, "Q" integra molto bene gli strumenti esistenti. In sostanza, è uno strumento uno-a-molti che può essere utilizzato per raggiungere l'intera agenzia. Questo ha sicuramente già cambiato molto. E ha reso tutto più semplice. Abbiamo digitalizzato tutto il nostro lavoro e lo abbiamo reso rapidamente disponibile sui dispositivi mobili in qualsiasi momento, comprese le lezioni apprese. Quando si è in riunione, non si deve più passare molto tempo a cercare in un file server, ma basta cercare il progetto in "Q" e tutte le informazioni sono immediatamente disponibili.

In che misura l'app supporta la pianificazione interna dei progetti?

Se state cercando qualcuno per un progetto, potete vedere in "Q" chi ha già lavorato dove, di quali clienti si occupa la persona e potete contattarla direttamente via e-mail o Slack. È possibile vedere chi è programmato per quali progetti e quando. La pianificazione vera e propria, tuttavia, viene effettuata in uno strumento di pianificazione separato dai responsabili del progetto.

Uno degli obiettivi principali di "Q" è quello di creare un senso di coesione nell'agenzia, nonostante l'organizzazione agile e interdisciplinare. Può un'app compensare lo spirito dei team fissi?

L'app è uno dei tanti pilastri che sostengono il senso di appartenenza. Per creare un "noi" in tutto il marchio, la traccia digitale è centrale per noi. Era chiaro che non volevamo creare una intranet che riguardasse solo il lavoro quotidiano e che si guardasse solo nel browser in ufficio. Abbiamo scelto il canale mobile perché le persone potessero dare un'occhiata agli articoli interessanti e stimolanti pubblicati da altri dipendenti anche mentre erano in tram.

In altre parole, un'estensione della giornata lavorativa alla vita privata.

Si tratta di un'attività molto volontaria, sì. Nessuno è obbligato a guardare. Si tratta di lasciarsi ispirare quando se ne ha voglia.

Non tutti sono fatti per questo tipo di interazione. Anche un social network come "Q" può creare una certa pressione?

Ancora una volta, sottolineo la natura volontaria dell'offerta. Non rimproveriamo chi non ha postato nulla nell'ultima settimana. È la stessa cosa per noi e per tutti gli altri social network: Il 10% pubblica, il 90% legge.

Quanto più lo strumento viene utilizzato, tanto più il dipendente diventa trasparente?

Qui siamo trasparenti e diciamo esattamente cosa facciamo e cosa non facciamo con i dati. Non facciamo nulla con i dati di questa app, non li valutiamo. L'unica cosa che osserviamo è il numero di visitatori e i diversi dispositivi che accedono alla piattaforma, in modo da sapere se abbiamo sfruttato tutto il potenziale. Ma di certo non controlliamo chi è stato sull'app e per quanto tempo.

E cosa succede se qualcuno non si è mai collegato dopo un anno?

L'obiettivo è far sì che "Q" sia così eccitante e così integrante che le persone lo utilizzino come una cosa ovvia. Almeno alla pari di Slack, dove oggi si scambiano molte informazioni internamente. Sarebbe un approccio sbagliato cercare di forzare qualcosa.

L'intera agenzia in tasca: la piattaforma "Q" offre ai dipendenti di Jung-von-Matt una rapida panoramica della pianificazione settimanale, delle assenze nel team o dei progetti dei clienti in corso, tra le altre cose.

Ci sono stati feedback o esperienze negative?

No, affatto. I dipendenti vedono la piattaforma come un servizio. Quando arriva un feedback, si tratta di domande su ulteriori fasi di espansione e sulle funzioni desiderate.

Cosa si desidera, ad esempio?

Ad esempio, è possibile inserire le vacanze direttamente nell'app. Ci stiamo lavorando proprio ora. C'è poi la questione della registrazione delle ore, una sfida per ogni agenzia. Ci sono molte richieste in tal senso; ci sono ancora molte possibilità e stiamo lavorando anche su questo.

Più funzioni si includono, più i dati e quindi la protezione dei dati diventano centrali, perché vengono inclusi anche molti dati personali, ad esempio i giorni di malattia.

Assolutamente sì. Naturalmente, i giorni di malattia non possono essere recuperati in modo centralizzato. L'unica cosa che vediamo è se qualcuno è malato nel giorno corrente. È possibile darsi malati direttamente con un pulsante e le persone interessate vengono informate. Ma non stiamo creando un dipendente trasparente. È sempre trasparente ciò che accade con i propri dati.

Che ruolo hanno i clienti in questo progetto?

Al momento stiamo avviando un progetto parallelo. I clienti potranno accedere ai loro progetti e richiamare in qualsiasi momento dati chiave come il budget, lo stato di avanzamento o la pianificazione del progetto. Verrà creata un'altra app, ma per un gruppo target diverso e con un approccio completamente diverso.

Sembra interessante dal punto di vista del cliente: questi strumenti sono già diffusi?

Esistono soluzioni individuali che consentono di condividere il budget con il cliente. Ma applicazioni proprietarie che consentono ai clienti di tenere sotto controllo il budget non esistono, per quanto ne so. Mi riservo il diritto di commettere errori: non esamino tutte le agenzie.

Un potenziale vantaggio competitivo.

Esattamente. Il grande vantaggio è la trasparenza. C'è una differenza tra il dover fare i conti per tre settimane prima, quando il cliente chiede informazioni sul budget, e il fornirgli le cifre che desidera in qualsiasi momento.

Ma in che misura i clienti sono già coinvolti in "Q" oggi?

Ad esempio, nella revisione dell'ombelico. Si tratta di un contenitore in cui valutiamo il nostro lavoro del trimestre precedente internamente e tramite "Q" quattro volte l'anno. Anche i nostri clienti valutano i loro progetti nell'ambito della navel-gazing. Tutti questi risultati possono essere visualizzati su "Q".

Quali conclusioni si traggono da queste valutazioni?

Sulla base di queste valutazioni del cliente e del personale, discutiamo insieme in agenzia cosa è andato bene e cosa è andato male in un progetto. Questo include anche i fattori soft. Abbiamo fatto la differenza? È stata rafforzata la coesione del team di progetto? Il lavoro è stato piacevole? La valutazione tramite "Q" è anonima, il che è stato importante per noi fin dall'inizio. Non si tratta di una valutazione individuale, ma di un'immagine dell'agenzia nel suo complesso.

Sono aperti sul progetto "Q", descrivono in dettaglio come funziona e cosa comporta. Lo sviluppo richiede molto lavoro e molte risorse. Questo non significa che correte il rischio di essere copiati e di cedere la vostra USP?

Potreste copiarci, ma prima dovete farlo. Il concetto e le funzioni sono molto particolari e non si adattano a tutte le agenzie. E anche se lo facessero: Una cosa è l'idea e il concetto, un'altra cosa è l'implementazione, l'applicazione sui telefoni cellulari dei dipendenti, le prestazioni, il divertimento e la naturalezza con cui le persone usano l'app come 20 Minuten, Instagram o Facebook.

I dipendenti hanno posizionato l'app sull'ambita prima pagina dello smartphone?

È una domanda pertinente, ma non l'abbiamo ancora valutata. Ma abbiamo realizzato dei tutorial in modo che i dipendenti sappiano come installare l'app sulla schermata iniziale. Poiché si tratta di una PWA (Progressive Web App), non è possibile scaricarla dall'App Store come di consueto, ma vi si accede tramite URL.

La "Q" è anche uno strumento di employer branding?

Sicuramente. Durante i colloqui di lavoro, possiamo mostrare direttamente ciò che accade nell'agenzia e avere l'intera agenzia sul cellulare, per così dire. Vediamo ancora un grande potenziale di espansione in questo settore: possiamo gestire l'intera gestione dei candidati tramite "Q", richiamare tutte le notizie sul processo di candidatura o includere i candidati in un pool in modo che anche loro ricevano una parte delle notizie. Quando un nuovo dipendente inizia a lavorare per noi, ha immediatamente a disposizione l'intero "manuale operativo" dell'agenzia. In pochissimo tempo, si capisce quali sono i diversi ruoli, i processi e il modo in cui affrontiamo i progetti.

In quali direzioni potrebbe svilupparsi "Q" in futuro?

Certamente ovunque possiamo digitalizzare i nostri processi e trarre vantaggio dalla digitalizzazione. L'ombelico di cui si parlava prima è un piccolo ma bellissimo esempio di come questo non possa più essere fatto con le croci, ma piuttosto in modo digitale e leggero. Soprattutto, i processi complicati che di solito sono collegati all'ERP - registrazione degli orari, ferie, assenze, malattie, ecc. E lo si può fare quando si vuole. Le vacanze non si programmano in ufficio, ma a casa con la famiglia e gli amici. Non si ha voglia di aprire il portatile per cercare qualcosa. Con "Q", in futuro, potrete controllarle rapidamente sul vostro cellulare.

L'articolo è tratto da Werbewoche 10/2019.