Smartphone contro carta
STAMPA DIGITALE I dispositivi mobili, come smartphone e tablet, vengono utilizzati sempre più spesso al lavoro. Tuttavia, non stanno sostituendo gli strumenti di lavoro tradizionali come i PC desktop o la carta stampata, ma piuttosto li integrano. Lo dimostra anche uno studio condotto da DokuLife Consulting e Broher nel 2015.Quest'anno ricorre il 40° anniversario di un'idea: nel 1975 si prevedeva che l'introduzione dei computer e dell'EDP avrebbe un giorno bandito la carta stampata dalla vita lavorativa quotidiana. Il sogno dell'"ufficio senza carta" non si è ancora avverato nel 2015, anzi. Questo è sorprendente in un momento in cui si parla di "trasformazione digitale". A quanto pare, la carta è ben lungi dall'essere obsoleta, anche se i dispositivi mobili come smartphone e tablet consentono di accedere ai documenti elettronici indipendentemente dalla loro forma cartacea.Solo un quarto stampa menoL'indagine Smart Worker di quest'anno, condotta da DokuLife Consulting in collaborazione con Brother, ha colto l'occasione del suddetto anniversario per chiedere ai responsabili IT e agli utenti dell'ufficio quali strumenti di lavoro utilizzano e come lo fanno. Sono state intervistate circa 8000 persone in Germania, Austria e Svizzera. Il risultato: quasi nessun posto di lavoro è privo di carta, al contrario: la stampa viene effettuata costantemente e ad alto livello. Così, 45% degli utenti di uffici intervistati dichiarano di stampare circa la stessa quantità di due anni fa, 23 % addirittura di stampare di più. Solo 27 % dichiarano di stampare meno carta in ufficio rispetto a due anni fa. Digitale = più informazioni = più documenti La conclusione è ovvia: le persone tendono a stampare più di prima. Quale può essere il motivo? Le ragioni sono presto dette: La digitalizzazione significa che la quantità di informazioni aumenta e con essa il numero di documenti da elaborare. Più informazioni vengono elaborate, più aumenta il volume di stampa, come emerge dallo studio. Alla domanda sul perché i partecipanti allo studio stampano di più, il 58% ha risposto: "Perché elaboro più documenti" - 48%: "Perché ricevo sempre più informazioni (e-mail, PDF, documenti) e ho una visione d'insieme stampando i documenti" - 29%: "Perché devo archiviare più documenti cartacei".E quando si stampa di meno, le risposte sono le seguenti: - "Devo archiviare meno documenti cartacei" (52%) - "Abbiamo un sistema di archiviazione elettronica" (48%) - "Elaboro meno documenti" (17%)La conclusione di queste risposte è che la carta può essere risparmiata se si passa in modo coerente dall'archiviazione cartacea a un sistema di archiviazione elettronica (DMS).Nessuna rivoluzione senza carta nonostante i dispositivi mobiliI dispositivi mobili potrebbero effettivamente fornire la "scintilla iniziale" in questo caso, ma non sembra ancora essere il caso in molti luoghi, soprattutto perché lo Smart Worker Survey 2015 ha rilevato che i moderni dispositivi mobili sono ormai saldamente integrati nel luogo di lavoro dalla maggioranza. Il 59 % dei professionisti intervistati utilizza uno smartphone per lavoro, il 59 % un notebook e il 30 % un tablet. La Svizzera è persino leggermente superiore alla media in questo senso: il 64% degli intervistati svizzeri utilizza uno smartphone (Germania: 56%), il 33% un tablet (Germania: 28%). L'affinità con i dispositivi mobili sembra quindi essere leggermente superiore in questo Paese rispetto al nostro vicino settentrionale, ad esempio. Sia come sia: i dati professionali sono sempre più disponibili in mobilità, quindi non è più assolutamente necessario portare con sé la carta. Ciononostante, i lavoratori della conoscenza mantengono le loro abitudini di stampa, secondo un'altra conclusione dello studio. I risultati dell'indagine mostrano anche che per gli utenti "smart working" non significa che i dispositivi mobili sostituiscono i classici strumenti di lavoro: Solo il 22 % degli intervistati vorrebbe sostituire il proprio PC desktop con un notebook o un tablet. I risultati dell'indagine indicano che i dispositivi mobili come smartphone, tablet e notebook stanno integrando i vecchi strumenti di lavoro, il che significa che c'è una maggiore varietà di dispositivi nel panorama IT, ma la rivoluzione senza carta è ancora lontana.La stampa costaIl volume di stampa ancora elevato è sicuramente un fattore di costo per diverse aziende. Il 79% degli intervistati ammette di prestare attenzione ai costi di stampa nelle proprie aziende. I responsabili IT delle aziende sono anche sensibili ai prezzi quando si tratta di acquistare dispositivi di stampa. Il prezzo della pagina stampata ha la massima importanza, seguito dalla qualità di stampa e copia e dalla velocità. Solo al quarto posto si trova il prezzo effettivo del dispositivo. Il parco dispositivi delle aziende ha circa due anni nella maggior parte delle aziende (48%) e circa tre anni nel 23%. In altre parole, le aziende sembrano generalmente voler contare su un'infrastruttura moderna. Tuttavia, è sorprendente che l'81% degli intervistati stia rinnovando la propria infrastruttura di stampa solo gradualmente e secondo le necessità, e non come parte di un progetto globale.Le rivelazioni dell'NSA hanno un impatto limitato sull'ITDopo la pubblicazione di Edward Snowden, anche il tema della sicurezza e della protezione dei dati è stato oggetto di un acceso dibattito. Ma quali conseguenze hanno tratto i responsabili IT dalle pubblicazioni e dalle accuse di sorveglianza contro BND, NSA e GCHQ? Non molte, secondo i risultati del sondaggio Smart Worker. Il 71% dei responsabili IT intervistati afferma che le pubblicazioni relative alle "fughe di notizie dell'NSA" non hanno avuto alcun impatto sul loro lavoro quotidiano. Di conseguenza, le misure di sicurezza nelle aziende tendono a concentrarsi sulle misure di protezione quotidiane: la misura di protezione più popolare è l'installazione di un antivirus sul client (97 %), seguita dalle password di accesso per gli utenti (84 %) e da un firewall software aggiornato sul client (78 %). È interessante notare che gli attacchi interni sono considerati meno rilevanti. Ad esempio, i download degli utenti sono raramente impediti (15 %), e anche la prevenzione delle chiavette USB sul client è piuttosto rara (22 %).Il DMS elettronico è la misura di risparmio più efficaceIn sintesi: sia gli utenti che i responsabili IT affermano che la carta stampata continua a svolgere un ruolo importante in ufficio, nonostante i tablet e gli smartphone: nella maggior parte delle aziende si stampa più o meno la stessa quantità, in alcune addirittura più di due anni fa. E quando si stampa di più, ciò è conseguenza dell'aumento del volume dei documenti. Gli autori dello studio ritengono che gli investimenti in un sistema di archiviazione elettronica siano la misura più efficace per risparmiare sulla stampa. Tuttavia, tali sistemi mostrano il loro pieno effetto solo quando vengono utilizzati in tutta l'azienda. Di conseguenza, non bisogna sottovalutare gli ostacoli che si frappongono alla loro introduzione. Dopo tutto, il successo dell'uso di un DMS dipende anche dal modo in cui l'azienda è in grado di gestire le informazioni come risorsa.
