Travail agile dans le quotidien d'une agence

Dans ce contexte, l'agilité en tant que principe de travail apparaît comme une lueur d'espoir pour l'ensemble du secteur. D'une part, parce qu'elle permet d'intégrer directement dans le flux de travail des spécialistes capables de combler les lacunes en matière de savoir-faire. D'autre part, parce que les processus agiles promettent de faciliter la gestion structurée et économique de projets difficiles à cerner.

Pour mettre en œuvre avec succès les méthodes agiles au quotidien au sein d'une agence, il est important de connaître ces neuf aspects :

1. Maxime

• L'agence, le donneur d'ordre et les autres prestataires forment une équipe où chacun est sur un pied d'égalité.
• Toutes les parties prenantes du projet s'impliquent de manière active et responsable.
• Qu'il s'agisse d'un PDG ou d'un stagiaire, toutes les contributions des membres de l'équipe sont pertinentes, valorisées, mises à profit, mais aussi soumises à un examen critique.

Essence : C'est l'équipe qui est responsable de la réussite des projets agiles. Il faut mettre de côté toute vanité et rallier tous les membres à cette cause, toutes disciplines et tous postes confondus.

2. Composition de l'équipe

• Toutes les disciplines sont impliquées dès le départ. Des hiérarchies horizontales et souples ainsi que des structures en réseau renforcent l'engagement et la motivation.
• L'équipe fonctionne de manière autonome et s'organise d'elle-même. Un interlocuteur unique par partie coordonne l'ensemble et veille au respect des délais et des processus.
• Le travail interdisciplinaire est facilité par l'existence d'espaces communs, physiques ou virtuels, propices aux échanges.

Essence : Une définition claire des rôles au sein de l'équipe et une organisation transparente sont indispensables à la mise en place de processus agiles.

3. Mandat du projet

• Le cahier des charges du projet est au préalable examiné en détail par toutes les parties. Et remis en question.
• La réunion de lancement rassemble toute l'équipe pour un briefing obligatoire. Si nécessaire, des ajustements sont apportés d'un commun accord.
• Au lieu d'un plan directeur complexe, il y a de nombreuses petites unités de travail.

Essence : Le briefing est contesté par tous les membres de l'équipe, puis respecté.

4. Procédure

• Des objectifs clairs et des lignes directrices contraignantes structurent le processus. Des concertations quotidiennes permettent d'assurer un flux de travail constant et une réorientation conceptuelle au cours des différentes phases.
• Une architecture de processus simple et contraignante, ainsi qu'une documentation concise des étapes de travail, sont essentielles : l'équipe doit savoir à tout moment où elle en est et qui doit faire quoi et quand.
• Pour travailler de manière efficace et ciblée, il faut disposer d'un outil de collaboration performant, qui puisse être géré, administré et utilisé par toutes les parties prenantes (par exemple, Confluence, Trello).

Essence : Pour mener à bien des projets complexes, le processus agile doit être simple. Il faut éviter de se disperser.

5. Décisions

• À chaque étape, à chaque phase du projet, tout le monde au sein de l'équipe doit savoir clairement qui prend les décisions.
• Les décisions doivent être compréhensibles pour toutes les parties.
• Chaque décision porte sur un sous-projet s'inscrivant dans le cadre de la mission globale.

Essence : Dans la prise de décision, la règle est la suivante : la compétence prime sur le titre du poste. La transparence favorise l'acceptation des décisions.

6. Apprendre à échouer

• L'agilité nécessite une culture de l'erreur bien ancrée. Toutes les leçons tirées aident l'équipe à s'améliorer et à faire avancer le projet.
• Au lieu de s'attarder sur les erreurs, on regarde vers l'avenir. Et on passe à l'action.

Essence : Les méthodes de travail agiles exigent un nouvel état d'esprit. Notamment en ce qui concerne l'acceptation des erreurs ou le résultat attendu.

7. Calendrier

• Les délais contraignants sont toujours d'actualité. Seul le calendrier est géré de manière plus souple et plus efficace.
• La planification et le travail s'effectuent par petites étapes clairement définies, qui s'enchaînent les unes après les autres.
• Des intervalles de travail courts permettent d'identifier les problèmes à un stade précoce, ce qui permet à l'équipe de réagir en temps utile.

Essence : Contrairement à ce que leur nom pourrait laisser croire, les projets agiles se caractérisent par leur caractère contraignant et leur respect rigoureux des délais.

8. Budget et coûts

• Contrairement au principe de la cascade, cela permet d'avoir une vue d'ensemble économique en temps réel.
• Grâce à cette implication dans le processus, le donneur d'ordre connaît le coût budgétaire, ce qui permet d'éviter les divergences.
• Il est recommandé de mettre en place un système d'alerte. Celui-ci signale, au cours du processus, tout dépassement de budget.

Essence : En matière de coûts également, les processus agiles permettent d'établir des prévisions précises. Il est toutefois judicieux de prévoir une marge de manœuvre financière dès le début du projet.

9. Résultat

• Grâce à la visualisation des solutions de communication à différentes étapes ou au prototypage d'applications numériques, les résultats sont passés au crible dès le début du processus.
• L'implication active du donneur d'ordre favorise le consensus et évite les mauvaises surprises au moment de la livraison.
• L'intégration de différentes disciplines stimule la créativité dans l'élaboration de solutions et améliore la qualité du résultat final.

Essence : À une époque où la communication, entre autres, s'intègre de plus en plus aux services numériques, il est nécessaire d'explorer de nouvelles voies et d'accepter que l'on ne parvienne souvent à d'excellents résultats que grâce à la collaboration active de toutes les parties.

Les auteurs :

Markus Marteau est directeur artistique chez Notch Interactive. Auparavant, il a travaillé pour des agences de création à Zurich et à Hambourg et a dirigé pendant plusieurs années un bureau de communication visuelle.

Christian Speck Il est responsable du centre de compétences en ingénierie des affaires, commerce numérique et gestion de projet agile, ainsi que chargé de cours et conférencier dans trois hautes écoles spécialisées à Zurich et à Berne. Speckund.ch

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