5 obstacles à la collaboration dans les agences et les départements marketing

Facteur d'agacement 1 : la confusion bien connue des programmes

Souvent, les problèmes commencent avec le système d'exploitation : les professionnels du graphisme de l'agence travaillent bien entendu avec Apple, le département marketing - comme toute l'entreprise - avec Windows. À chaque tentative de conversion, de nouvelles erreurs intéressantes apparaissent dans le fichier, toujours avec des trémas et des caractères spéciaux. Du point de vue du client, certains fichiers médias n'existent que sous forme imprimée - car personne dans l'entreprise ne peut ouvrir le document Photoshop ou le fichier InDesign - et il est exceptionnel que les deux parties parlent exactement de la même chose dans les processus de validation. Le défi ici est d'organiser le zoo des formats de fichiers et de fournir une clé pour chaque cage.

Facteur d'énervement 2 : le chaos des doublons

"Si le client ne peut pas ouvrir une photo PSD, nous lui envoyons un JPG". Et au lieu du fichier InDesign, il reçoit un PDF. Quelle était la dernière version - se demande le service marketing. C'est ainsi que se produit la multiplication miraculeuse des fichiers multimédias. Il y a une version (originale) chez l'agence graphique, une copie JPG dans la boîte de réception du client, un autre JPG sur le serveur. Après les demandes de modification, que le client transmet bien sûr par e-mail à l'agence, une nouvelle version du fichier PSD original y est créée, et celle-ci reprend son chemin en JPG et par e-mail vers le client, qui enregistre à nouveau le fichier sur le serveur - mais cette fois peut-être à un autre endroit que celui où le collègue l'a fait au premier tour.Le résultat inévitable : le chaos pur et simple des doublons. On a parfois l'impression que le nombre de fichiers médias convertis, envoyés dans tous les sens, déposés ici, déposés là, est déjà plus élevé que le tirage du dépliant publicitaire qui doit en résulter. Mais avec un système DAM, toutes les versions peuvent être suivies au même endroit.

Facteur irritant 3 : l'anarchie du vote

Le chaos des doublons s'accompagne d'une certaine anarchie en matière de coordination dans de nombreux départements de marketing et agences. En d'autres termes, il n'est pas vraiment possible de savoir quel fichier média a été validé, comment, quand, par qui et avec quelle autorisation. C'est pourquoi les anciennes versions d'une photo sont souvent utilisées - simplement parce que les spécialistes du marketing ou les graphistes sont heureux de l'avoir trouvée dans un répertoire de serveur (ou dans une boîte de réception) quelconque. En revanche, un système DAM permet de savoir en permanence où en est le traitement d'un asset média, s'il a été définitivement approuvé, pour quels contextes d'utilisation il convient et quelle est la situation actuelle en matière de droits d'auteur.

Facteur d'énervement 4 : des flux de travail purement manuels

Le quatrième facteur d'énervement survient lorsque tous les processus de coordination doivent être déclenchés manuellement - dans le doute, on envoie à nouveau la nouvelle variante de fichier par e-mail dans le monde entier. Dans un système DAM, il est possible d'enregistrer des flux de travail qui permettent au serveur d'effectuer automatiquement des tâches au lieu d'un travail manuel fastidieux avec de nombreuses possibilités d'erreurs. Les personnes autorisées reçoivent alors immédiatement un message lorsque la nouvelle version du fichier image, de l'annonce ou de la présentation PowerPoint est prête. Dans l'idéal, les personnes autorisées peuvent laisser leurs souhaits de modification et leurs commentaires directement dans le fichier à contrôler via l'outil de prise de notes du système DAM. Cela augmente considérablement la transparence et l'efficacité, en particulier dans la production de supports publicitaires. Il est même possible de prendre en charge des workflows très complexes - jusqu'au rendu et à la diffusion automatisés de vidéos pour la diffusion auprès de différentes chaînes de télévision avec les spécifications techniques les plus diverses.

Facteur d'énervement 5 : l'insécurité des données

La collaboration avec des intervenants externes conduit facilement à perdre la vue d'ensemble pour savoir quel actif appartient à quelle commande ou à quel projet - et qui a le droit de voir quoi. Certains systèmes DAM permettent une gestion des droits très différenciée et veillent à ce que les secrets d'entreprise restent confidentiels. Les fournisseurs peuvent par exemple échanger des images de leurs nouveaux produits directement avec l'entreprise commerciale - l'entreprise commerciale n'a pas accès à tous les autres domaines ou fonctions. De la même manière, une agence peut veiller à ce que l'accès de ses clients soit strictement limité aux domaines et aux assets média qui sont pertinents - la collection de printemps du concurrent reste invisible. Dernier point, mais non des moindres : cela permet également de se conformer aux nouvelles règles plus strictes en matière de protection des données. Et ceux qui le souhaitent peuvent encore renforcer la sécurité des données en exploitant eux-mêmes le système DAM, et non pas dans le cloud quelque part dans le monde. Sur ses propres serveurs ou dans un centre de calcul respectant la législation sur la protection des données.*Gunter Leonhardt est le directeur général de PEAK-14 GmbH.