5 conseils pour des voyages d'affaires réussis

Avant de partir en voyage d'affaires, les collaborateurs doivent faire une planification réaliste : Quelles réunions sont prévues à quel moment et à quel endroit ? Quels sont les documents nécessaires et comment se rendre d'un rendez-vous à l'autre. Il faut également éviter les attentes irréalistes : Une réunion juste après un vol de 11 heures avec un décalage horaire est inutilement fatigante. Les collaborateurs ont alors à peine la concentration nécessaire pour une réunion. Il est important de noter chaque réunion, chaque repas et chaque pause dans le calendrier afin de ne pas perdre la vue d'ensemble pendant le voyage. Les voyageurs d'affaires peuvent également planifier les moyens de transport à l'avance et éviter ainsi le stress pendant le voyage. Ils peuvent gagner du temps dès l'aéroport, par exemple en s'enregistrant en ligne ou en déclarant à l'avance les excédents de bagages, par exemple pour le transport de matériel d'exposition.

L'objectif d'un voyage d'affaires doit être clairement défini avant le départ : Qu'est-ce qui doit être atteint, qui doit être contacté personnellement et quels contacts doivent être établis. Il est important, surtout pour les collaborateurs inexpérimentés, d'avoir des objectifs et des tâches clairs auxquels se référer. Les voyageurs devraient en outre connaître précisément les arguments les plus forts en faveur de leur entreprise ou de leur produit et emporter du matériel important. Ceux-ci doivent être de grande qualité et transportés avec soin, de sorte qu'ils arrivent à destination sans être froissés ni pliés. C'est la seule façon de faire bonne impression sur les partenaires commerciaux et les clients. Si le voyage se déroule à l'étranger, les collaborateurs devraient également s'entraîner à se présenter et à présenter leur entreprise en quelques phrases claires et correctes sur le plan linguistique.

Les appareils électroniques font partie intégrante de la vie professionnelle moderne. Mais qu'il s'agisse d'un ordinateur portable, d'un smartphone ou d'une tablette, ils ont tous besoin d'électricité. Les collaborateurs devraient utiliser les sources d'énergie disponibles dans les trains, les aéroports ou les salles d'attente pour recharger leurs appareils. Ils peuvent ainsi travailler en toute tranquillité pendant le vol, sans se soucier de la charge restante de la batterie. Il vaut également la peine d'utiliser les offres WiFi existantes, par exemple à l'aéroport, et de télécharger des documents de travail importants avant le décollage. Ainsi, les voyageurs d'affaires peuvent continuer à travailler dans les avions sans connexion Internet et relire des documents importants. Une banque d'énergie peut également être utile si un appareil a besoin de courant mais qu'il n'y a pas de prise de courant à proximité. Ne pas oublier : Dans certains pays, les voyageurs d'affaires ont besoin d'un adaptateur.

Même à l'ère du numérique, les cartes de visite restent importantes. D'une part, elles sont une enseigne pour chaque entreprise et la représentent. D'autre part, elles aident à mettre en forme les premières minutes d'une rencontre. Important : la carte de visite doit être bien présentée, sans plis et propre. Les améliorations et les ajouts manuscrits sont à proscrire, car ils ne sont pas professionnels. Un étui à cartes de visite est utile pour les voyageurs d'affaires, afin qu'ils ne soient pas obligés de sortir leurs cartes de leur poche et qu'ils aient en même temps un endroit où ranger les cartes qu'ils ont reçues de leurs partenaires commerciaux. Comme certains pays, comme le Japon, ont des rituels particuliers pour la remise des cartes de visite, les voyageurs d'affaires devraient s'informer au préalable à ce sujet.

Les voyageurs d'affaires gagnent du temps et évitent le stress en observant intelligemment. Lors des contrôles de sécurité à l'aéroport, ce n'est généralement pas la longueur de la file qui compte, mais les personnes qui se trouvent devant. Une file d'hommes d'affaires qui voyagent beaucoup avancera plus vite qu'une file de nouveaux arrivants ou de touristes, car ils doivent d'abord sortir la monnaie, le téléphone portable et les liquides de leurs différents sacs. En revanche, les grands voyageurs connaissent la procédure de contrôle de sécurité et ont déjà tout préparé. Pour les voyageurs d'affaires, il peut être intéressant de faire une visite virtuelle de l'aéroport ou de la gare avant l'arrivée, surtout en cas de changement d'avion ou de court séjour. De nombreux aéroports, mais aussi Google Street View, proposent cette fonction qui permet aux voyageurs de s'orienter plus rapidement et plus facilement afin d'optimiser leur temps pour se rendre d'un point A à un point B. Une autre astuce : marquer sa propre valise en couleur. Certes, lors d'un voyage d'affaires, personne n'enregistrera de bagages colorés, mais si tout le monde utilise des valises noires, il sera difficile de trouver la sienne sur le tapis roulant. Un ruban coloré autour de la valise ou un tissu voyant sur la poignée aident à trouver rapidement la valise et sont en outre faciles à enlever.

* Ce texte a été réalisé en collaboration avec Cewe-Print