5 consigli per viaggi d'affari di successo

Prima di viaggiare per lavoro, i dipendenti devono fare piani realistici: Quali riunioni sono previste, dove e quando? Quali documenti sono necessari e come ci si sposta da un appuntamento all'altro? È anche importante evitare aspettative irrealistiche: Una riunione subito dopo un volo di 11 ore con un fuso orario è inutilmente stressante. I dipendenti poi difficilmente riescono a concentrarsi per una riunione. È importante inserire nel calendario tutte le riunioni, i pasti e le pause, in modo da non perderne il conto durante il viaggio. Chi viaggia per lavoro può anche pianificare in anticipo le opzioni di trasporto per evitare lo stress durante il viaggio. Possono risparmiare tempo in aeroporto, ad esempio effettuando il check-in online o registrando in anticipo il bagaglio in eccesso, ad esempio per il trasporto di attrezzature fieristiche.

Lo scopo di un viaggio d'affari deve essere chiaramente delineato prima dell'inizio del viaggio: Cosa si vuole ottenere, a chi ci si deve rivolgere personalmente e quali contatti si vogliono stabilire. È particolarmente importante che i dipendenti inesperti abbiano obiettivi e compiti chiari che li guidino. I viaggiatori dovrebbero anche conoscere gli argomenti più forti a favore della loro azienda o del loro prodotto e portare con sé materiali importanti. Questi devono essere di alta qualità e trasportati con cura, in modo che arrivino senza pieghe e sgualciture. Solo così si può fare una buona impressione su partner commerciali e clienti. Se viaggiano all'estero, i dipendenti dovrebbero anche esercitarsi a presentare se stessi e la propria azienda in modo chiaro e corretto con poche frasi.

I dispositivi elettronici fanno parte della vita professionale moderna. Ma che si tratti di laptop, smartphone o tablet, tutti hanno bisogno di energia. I dipendenti dovrebbero utilizzare le fonti di alimentazione disponibili sui treni, negli aeroporti o nelle aree di attesa per ricaricare i loro dispositivi. In questo modo possono rilassarsi e lavorare durante il volo senza preoccuparsi della carica residua della batteria. Vale anche la pena di utilizzare i servizi WiFi esistenti, ad esempio in aeroporto, e scaricare i documenti di lavoro importanti prima del decollo. In questo modo i viaggiatori d'affari possono continuare a lavorare in aereo senza connessione a Internet e consultare nuovamente i documenti importanti. Un power bank può anche essere utile se un dispositivo ha bisogno di energia ma non c'è una presa di corrente nelle vicinanze. Non dimenticate: In alcuni Paesi i viaggiatori d'affari hanno bisogno di adattatori.

Anche nell'era digitale, i biglietti da visita sono ancora importanti. Da un lato, sono una figura di riferimento per ogni azienda e la rappresentano. Dall'altro, aiutano a organizzare i primi minuti di una riunione. Importante: il biglietto da visita deve essere curato, senza pieghe e pulito. Non si devono apportare miglioramenti e aggiunte scritte a mano, perché hanno un aspetto poco professionale. Una custodia per biglietti da visita è utile per chi viaggia per affari, in modo da non dover tirare fuori i biglietti dalla tasca dei pantaloni e allo stesso tempo avere un posto dove conservare i biglietti ricevuti dai partner commerciali. Poiché alcuni Paesi, come il Giappone, hanno rituali speciali per la consegna dei biglietti da visita, chi viaggia per affari dovrebbe informarsi in anticipo.

Chi viaggia per lavoro può risparmiare tempo e stress grazie a un atteggiamento intelligente e attento. Ai controlli di sicurezza dell'aeroporto, ad esempio, di solito non è importante quanto è lunga la coda, ma chi c'è davanti a voi. Una coda di viaggiatori d'affari abituali si muoverà più rapidamente di una di neofiti o di turisti, che devono rovistare per trovare spiccioli, telefoni cellulari e liquidi nelle varie borse. Chi viaggia spesso, invece, conosce bene la procedura dei controlli di sicurezza e ha già preparato tutto. Per chi viaggia per lavoro può essere utile fare un tour virtuale dell'aeroporto o della stazione ferroviaria prima dell'arrivo, soprattutto quando si cambia aereo o si fa una breve sosta. Molti aeroporti, così come Google Street View, offrono questa funzione, che consente ai viaggiatori di orientarsi più rapidamente e facilmente per andare da A a B nel minor tempo possibile. Un altro suggerimento: codificate la vostra valigia con un colore. Anche se quasi nessuno imbarca bagagli colorati in un viaggio d'affari, se tutti usano valigie nere, sarà difficile trovare la propria al nastro dei bagagli. Un nastro colorato intorno alla valigia o una stoffa appariscente sulla maniglia vi aiuterà a trovare rapidamente la vostra valigia e potrà anche essere facilmente rimossa.

* Questo testo è stato creato in collaborazione con Cewe-Print.