Erfolgsfaktor Corporate Publishing im internen Change
Veränderungsprozesse führen oft zu Unsicherheit bei den Mitarbeitenden. Eine klare und transparente Informationspolitik tut deshalb Not. Doch wie sieht diese in der Praxis aus?
Nur wenn die Mitarbeitenden von Sinn und Zweck einer Veränderung überzeugt sind und diese als Chance begreifen, werden sie den Prozess mittragen und damit den Erfolg des Projekts ermöglichen. Leider lösen Veränderungen bei vielen Mitarbeitenden zunächst mehr Unsicherheit als Aufbruchstimmung aus. Während das Management von einer Sache überzeugt ist und oft einen ausgeprägten Vorwärtsdrang an den Tag legt, machen sich bei den Mitarbeitenden nicht selten Abwehrreflexe und Zukunftsängste bemerkbar. Diese Diskrepanz gehört zu den grossen Herausforderungen der internen Kommunikationsarbeit im Change-Prozess. Change-Kommunikation muss deshalb dem erhöhten Informationsbedarf der Mitarbeitenden sowie dem Wunsch nach Transparenz Rechnung tragen.
Gerade bei Veränderungen wollen Mitarbeitende auf greifbare und verbindliche Informationen zurückgreifen. Dem Corporate Publishing kommt in diesem Zusammenhang eine zentrale Rolle zu. Das Beispiel der Abraxas Informatik AG zeigt, wie dank innovativer, auf die Bedürfnisse des Unternehmens massgeschneiderter Massnahmen und durch Einbezug von Corporate Publishing eine erfolgreiche Change-Kommunikation möglich ist
Klare Kommunikationsstrategie als Startschuss
Die Abraxas Informatik AG stand letztes Jahr vor der Herausforderung, innerhalb kurzer Zeit über ein geplantes Change-Projekt zu informieren. Gleichzeitig mit der Entwicklung einer integrierten Kommunikationsstrategie, in der jedem Medium des internen Kommunikations-Mix eine spezifische Funktion zugewiesen wurde, mussten parallel bereits erste Corporate-Publishing-Massnahmen realisiert werden.
Das Ziel bestand darin, trotz des hohen Zeitdrucks eine möglichst gute inhaltliche sowie zeitliche Abstimmung der Massnahmen zu erreichen und eine zielgruppengerechte sowie umfassende Erstinformation der Mitarbeitenden sicherzustellen. Dies wurde erreicht, indem der bestehende Kommunikations-Mix von Abraxas gezielt mit innovativen, schnell realisierbaren und flexiblen Corporate-Publishing-Instrumenten ergänzt wurde. Zum Kommunikations-Mix gehörten folgende Massnahmen:
– Kaderpräsentation
– Führungspräsentation
– Elektronischer Newsletter
– Mitarbeiterveranstaltung
-Informationspaket
Elektronischer Newsletter für Erstkommunikation
So wurden die Mitarbeitenden des oberen Kaders zunächst persönlich über das Projekt informiert, um sie für den eingeschlagenen Weg zu gewinnen. Um auch in der Informationskaskade eine einheitliche Kommunikation gegenüber den Mitarbeitenden sicherzustellen, wurde eine Führungspräsentation erarbeitet, in der das Wording der Kernbotschaften, die Ziele sowie das weitere Vorgehen definiert wurden.
Der Startschuss für die Information aller Mitarbeitenden fiel dann mit der Ankündigung des Projekts durch den CEO in Form des internen elektronischen Newsletters. Dieser ist heute fester Bestandteil der regelmässigen internen Kommunikation der Abraxas. Im Change garantierte «abraxas.update» dank thematisch prägnanten Texten sowie der leserfreundlichen Gestaltung eine schnelle und umfassende Information der Mitarbeitenden aus erster Hand. Er diente zugleich als Einladung für die kommenden Informationsveranstaltungen an zwei Standorten.
Informationspaket vermittelt Sicherheit
Auf die Informationsveranstaltungen hin wurde für die Mitarbeitenden ein Basisinformationspaket realisiert. Auf acht Seiten wurden darin die wichtigsten Informationen zum Change in kondensierter Form zusammengefasst. Nebst Informationen zu den Zielen sowie den nächsten Schritten fanden die Mitarbeitenden im ausführlichen Q&A Antworten auf die brennendsten Fragen. Dank der cleveren Modularität des Pakets – einzelne Innenseiten konnten kurzfristig weggelassen oder durch neue Seiten ergänzt werden – konnte ein Höchstmass an Flexibilität erreicht werden. Es war ein zentrales Anliegen, dass die Mitarbeitenden die Informationen mit nach Hause nehmen und bei Bedarf nochmals nachlesen konnten. Damit trug das Informationspaket massgeblich dazu bei, die Kernbotschaften im Unternehmen zu verankern sowie Gerüchten und Unklarheiten in einer frühen Phase vorzubeugen. Dank Informationen zu den Ansprechpartnern und weiterführenden Stellen wussten die Mitarbeitenden zudem, an wen sie sich bei Fragen wenden konnten.
Integrierte Kommunikation zahlt sich aus
Das Beispiel zeigt, wie durch die integrierte Nutzung und Optimierung bestehender Kommunikationskanäle sowie eine gezielte Ergänzung mit Corporate-Publishing-Massnahmen eine umfassende und aufeinander abgestimmte Kommunikation während Veränderungsprozessen in Unternehmen möglich ist. Hier können spezialisierte Dienstleister einen wesentlichen Beitrag leisten, indem sie Unternehmen während der ganzen Projektdauer begleiten: von der Entwicklung der Kommunikationsstrategie bis zur Umsetzung von konkreten, innovativen Corporate-Publishing-Instrumenten.
Philipp Bircher
Gerade bei Veränderungen wollen Mitarbeitende auf greifbare und verbindliche Informationen zurückgreifen. Dem Corporate Publishing kommt in diesem Zusammenhang eine zentrale Rolle zu. Das Beispiel der Abraxas Informatik AG zeigt, wie dank innovativer, auf die Bedürfnisse des Unternehmens massgeschneiderter Massnahmen und durch Einbezug von Corporate Publishing eine erfolgreiche Change-Kommunikation möglich ist
Klare Kommunikationsstrategie als Startschuss
Die Abraxas Informatik AG stand letztes Jahr vor der Herausforderung, innerhalb kurzer Zeit über ein geplantes Change-Projekt zu informieren. Gleichzeitig mit der Entwicklung einer integrierten Kommunikationsstrategie, in der jedem Medium des internen Kommunikations-Mix eine spezifische Funktion zugewiesen wurde, mussten parallel bereits erste Corporate-Publishing-Massnahmen realisiert werden.
Das Ziel bestand darin, trotz des hohen Zeitdrucks eine möglichst gute inhaltliche sowie zeitliche Abstimmung der Massnahmen zu erreichen und eine zielgruppengerechte sowie umfassende Erstinformation der Mitarbeitenden sicherzustellen. Dies wurde erreicht, indem der bestehende Kommunikations-Mix von Abraxas gezielt mit innovativen, schnell realisierbaren und flexiblen Corporate-Publishing-Instrumenten ergänzt wurde. Zum Kommunikations-Mix gehörten folgende Massnahmen:
– Kaderpräsentation
– Führungspräsentation
– Elektronischer Newsletter
– Mitarbeiterveranstaltung
-Informationspaket
Elektronischer Newsletter für Erstkommunikation
So wurden die Mitarbeitenden des oberen Kaders zunächst persönlich über das Projekt informiert, um sie für den eingeschlagenen Weg zu gewinnen. Um auch in der Informationskaskade eine einheitliche Kommunikation gegenüber den Mitarbeitenden sicherzustellen, wurde eine Führungspräsentation erarbeitet, in der das Wording der Kernbotschaften, die Ziele sowie das weitere Vorgehen definiert wurden.
Der Startschuss für die Information aller Mitarbeitenden fiel dann mit der Ankündigung des Projekts durch den CEO in Form des internen elektronischen Newsletters. Dieser ist heute fester Bestandteil der regelmässigen internen Kommunikation der Abraxas. Im Change garantierte «abraxas.update» dank thematisch prägnanten Texten sowie der leserfreundlichen Gestaltung eine schnelle und umfassende Information der Mitarbeitenden aus erster Hand. Er diente zugleich als Einladung für die kommenden Informationsveranstaltungen an zwei Standorten.
Informationspaket vermittelt Sicherheit
Auf die Informationsveranstaltungen hin wurde für die Mitarbeitenden ein Basisinformationspaket realisiert. Auf acht Seiten wurden darin die wichtigsten Informationen zum Change in kondensierter Form zusammengefasst. Nebst Informationen zu den Zielen sowie den nächsten Schritten fanden die Mitarbeitenden im ausführlichen Q&A Antworten auf die brennendsten Fragen. Dank der cleveren Modularität des Pakets – einzelne Innenseiten konnten kurzfristig weggelassen oder durch neue Seiten ergänzt werden – konnte ein Höchstmass an Flexibilität erreicht werden. Es war ein zentrales Anliegen, dass die Mitarbeitenden die Informationen mit nach Hause nehmen und bei Bedarf nochmals nachlesen konnten. Damit trug das Informationspaket massgeblich dazu bei, die Kernbotschaften im Unternehmen zu verankern sowie Gerüchten und Unklarheiten in einer frühen Phase vorzubeugen. Dank Informationen zu den Ansprechpartnern und weiterführenden Stellen wussten die Mitarbeitenden zudem, an wen sie sich bei Fragen wenden konnten.
Integrierte Kommunikation zahlt sich aus
Das Beispiel zeigt, wie durch die integrierte Nutzung und Optimierung bestehender Kommunikationskanäle sowie eine gezielte Ergänzung mit Corporate-Publishing-Massnahmen eine umfassende und aufeinander abgestimmte Kommunikation während Veränderungsprozessen in Unternehmen möglich ist. Hier können spezialisierte Dienstleister einen wesentlichen Beitrag leisten, indem sie Unternehmen während der ganzen Projektdauer begleiten: von der Entwicklung der Kommunikationsstrategie bis zur Umsetzung von konkreten, innovativen Corporate-Publishing-Instrumenten.
Philipp Bircher
