Il fattore di successo dell'editoria aziendale nel cambiamento interno

Solo se i dipendenti sono convinti del senso e dello scopo di un cambiamento e lo vedono come un'opportunità, sosterranno il processo e quindi consentiranno il successo del progetto. Purtroppo, per molti dipendenti il cambiamento suscita inizialmente più incertezza che spirito di ottimismo. Mentre la dirigenza è convinta di qualcosa e spesso mostra un pronunciato slancio in avanti, non è raro che i dipendenti mostrino riflessi difensivi e paura del futuro. Questa discrepanza è una delle principali sfide del lavoro di comunicazione interna nel processo di cambiamento. La comunicazione del cambiamento deve quindi tenere conto dell'accresciuto bisogno di informazioni e del desiderio di trasparenza dei dipendenti.
I dipendenti vogliono avere accesso a informazioni tangibili e vincolanti, soprattutto in caso di cambiamenti. L'editoria aziendale svolge un ruolo centrale in questo contesto. L'esempio di Abraxas Informatik AG mostra come la comunicazione del cambiamento sia possibile grazie a misure innovative e personalizzate in base alle esigenze dell'azienda e all'inclusione dell'editoria aziendale.
Una chiara strategia di comunicazione come segnale di partenza
L'anno scorso Abraxas Informatik AG ha dovuto affrontare la sfida di informare in tempi brevi su un progetto di cambiamento pianificato. Parallelamente allo sviluppo di una strategia di comunicazione integrata, in cui a ogni mezzo del mix di comunicazione interna è stata assegnata una funzione specifica, è stato necessario realizzare le prime misure di corporate publishing.
Nonostante l'elevata pressione temporale, l'obiettivo era quello di coordinare al meglio il contenuto e la tempistica delle misure e di garantire che le informazioni iniziali fornite ai dipendenti fossero adeguate al gruppo target e complete. Questo obiettivo è stato raggiunto integrando il mix di comunicazione esistente di Abraxas con strumenti innovativi, rapidamente realizzabili e flessibili di corporate publishing. Il mix di comunicazione comprendeva le seguenti misure:
- Presentazione della squadra
- Presentazione della gestione
- Newsletter elettronica
- Evento per i dipendenti
-Pacchetto informativo
Newsletter elettronica per la comunicazione iniziale
I dipendenti dell'alta dirigenza sono stati inizialmente informati personalmente del progetto, per convincerli a seguire la strada scelta. Al fine di garantire una comunicazione standardizzata con i dipendenti durante la cascata di informazioni, è stata preparata una presentazione manageriale in cui sono stati definiti la formulazione dei messaggi chiave, gli obiettivi e le fasi successive.
Il segnale di partenza per informare tutti i dipendenti è stato dato con l'annuncio del progetto da parte dell'amministratore delegato sotto forma di newsletter elettronica interna. Questa è ora parte integrante della regolare comunicazione interna di Abraxas. Durante il processo di cambiamento, "abraxas.update" ha garantito ai dipendenti informazioni di prima mano rapide ed esaustive, grazie a testi tematicamente concisi e a un design di facile lettura. È servito anche come invito ai prossimi eventi informativi in due sedi.
Il pacchetto di informazioni fornisce sicurezza
A seguito degli eventi informativi è stato prodotto un pacchetto informativo di base per i dipendenti. Le informazioni più importanti sul cambiamento sono state riassunte in otto pagine. Oltre alle informazioni sugli obiettivi e sulle fasi successive, i dipendenti hanno trovato le risposte alle domande più urgenti nelle dettagliate domande e risposte. Grazie all'intelligente modularità del pacchetto - singole pagine interne potevano essere omesse o integrate con nuove pagine con breve preavviso - è stato possibile ottenere la massima flessibilità. La preoccupazione principale era che i dipendenti potessero portare a casa le informazioni e rileggerle, se necessario. Il pacchetto informativo ha quindi contribuito in modo significativo a radicare i messaggi chiave all'interno dell'azienda e a prevenire tempestivamente voci e confusione. Grazie alle informazioni sulle persone da contattare e sulle ulteriori risorse, i dipendenti sapevano anche a chi potevano rivolgersi in caso di domande.
La comunicazione integrata paga
Questo esempio mostra come l'utilizzo integrato e l'ottimizzazione dei canali di comunicazione esistenti e l'integrazione mirata con misure di corporate publishing possano consentire una comunicazione completa e coordinata durante i processi di cambiamento nelle aziende. I fornitori di servizi specializzati possono dare un contributo significativo in questo senso, supportando le aziende durante l'intero progetto: dallo sviluppo della strategia di comunicazione all'implementazione di strumenti specifici e innovativi di corporate publishing.
Philipp Bircher