«Wir haben ‹Q› aus purem Eigeninteresse entwickelt»

René Schwarz, Chief Experience Officer, ist seit 2016 Teil der Geschäftsleitung von Jung von Matt /Limmat.

Die Zürcher Agentur Jung von Matt /Limmat ist in den letzten Jahren kontinuierlich gewachsen und hat sich in der Folge grundlegend transformiert: Die rund 120 Mitarbeitenden arbeiten in fünf agilen und interdisziplinären Units projektorientiert.

Damit die Teams weiterhin ein Jung von Matt sind, benötigte es einen zentralen Pfeiler, der die Toollandschaft zusammenhält und die Kollaboration fördert. Die Lösung hat Jung von Matt selbst entwickelt: «Q» – benannt nach dem gleichnamigen James-Bond-Mastermind. Die Plattform für alle Mitarbeitenden soll das gemeinsame Verständnis für Rollen, Projekte und Kunden fördern. Ausserdem ermöglicht «Q» einen fachlichen Austausch, Selbstorganisation und persönliche Weiterentwicklung sowie eine aktive Feedbackkultur.

Hierfür gestalten Mitarbeitende ihr eigenes Profil. Damit erhalten sie beispielsweise Agenturinfos auf einen Blick, sehen ihre Wochenplanung, können Blogposts erstellen, alle JvM-Mitarbeitenden der Schweiz direkt kontaktieren, Infos über vergangene Projekte abrufen und Support durch «Mach-mit-Aktionen» – Umfragen, kreative Hilferufe, Openbriefs – geben oder erhalten. Mit «Q» hat es Jung von Matt /Limmat auf die Shortlist bei Best of Swiss Apps 2019 geschafft – die Awards werden am 6. November in Zürich vergeben.

Werbewoche: René Schwarz, die App «Q» wurde von Null auf entwickelt – vermutlich eine teure Angelegenheit. Zahlen sich die Investitionen aus?

René Schwarz: Wenn man den heutigen Outcome betrachtet, hat sich der Aufwand definitiv gelohnt. Einerseits konnten wir bei der Entwicklung unsere Art und Weise, agil zu arbeiten, 100-prozentig anwenden und so ein Prototyp-Projekt dafür erschaffen, wie wir mit Kunden arbeiten möchten. Wir spielten das Ganze intern mit Auftragnehmer und Auftraggeber durch. Andererseits hat sich das Projekt ausgezahlt, weil wir alles intern entwickeln und so bereits vorhandene Ressourcen nutzen konnten. Ausserdem mussten wir nicht alles von Grund auf neu entwickeln, sondern konnten auf Technologie zurückgreifen, mit der wir bereits arbeiten. Das CMS haben wir etwa schon bei der «Grillitarier»-App der Migros eingesetzt.

Gibt es etwas Vergleichbares in der Branche, an dem man sich orientieren konnte, oder ist «Q» ein Pionierprojekt?

Wir schliessen nicht aus, dass es irgendwo schon vergleichbare Projekte in Agenturen gibt, aber uns ist in dieser Form nichts bekannt. «Q» ist zu 100 Prozent auf uns und unsere Prozesse ausgerichtet, nimmt unsere Systeme, unsere Arbeitsweisen auf. Wir haben «Q» entsprechend auch nicht mit dem Ziel entwickelt, daraus eine Art Branchenlösung zu machen. «Q» entstand aus purem Eigeninteresse.

Anfang Juli wurde «Q» lanciert. Wie hat sich das Agenturleben seither verändert?

«Q» ist voll in unserem Alltag angekommen. Man hört hier auf den Gängen oft: «Hey, hast du gesehen? Das und das habe ich auf ‹Q› gestellt.» Als Info-Austausch-Plattform ergänzt «Q» sehr gut die bestehenden Tools. Im Grunde genommen ein One-to-many-Tool, mit dem man die ganze Agentur erreichen kann. Das hat sicher schon viel verändert. Und erleichtert. Wir haben alle unsere Arbeiten digitalisiert und mobile jederzeit rasch verfügbar gemacht, inklusive den Learnings daraus. Wenn man in einem Meeting ist, muss man nicht mehr lange einen File-Server durchsuchen, sondern sucht das Projekt in «Q» und hat alle Infos dazu sogleich zur Verfügung.

Inwiefern unterstützt die App die interne Projektplanung?

Wenn man jemanden für ein Projekt sucht, sieht man in «Q», wer bereits wo mitgearbeitet hat, welche Kunden die Person betreut und kann sie direkt über Mail oder Slack kontaktieren. Man sieht, wer wann für welche Projekte eingeplant oder frei verfügbar ist. Die eigentliche Planung geschieht aber in einem separaten Planungstool durch die Projektleitenden.

Eines der Hauptziele von «Q» ist es, in der Agentur, trotz der agilen und interdisziplinären Organisation, ein Zusammengehörigkeitsgefühl zu schaffen. Kann eine App den Spirit von fixen Teams kompensieren?

Die App ist einer von vielen Pfeilern, die das Zusammengehörigkeitsgefühl unterstützen. Damit ein «Wir» über den ganzen Brand hinweg entsteht, ist die digitale Schiene für uns zentral. Für uns war klar, dass wir kein Intranet schaffen wollen, bei dem es nur um den Arbeitsalltag geht und das man nur im Browser im Büroalltag anschaut. Wir haben den Mobile-Channel gewählt, damit man auch mal im Tram einen Blick auf interessante, inspirierende Beiträge werfen kann, die andere Mitarbeitende posten.

Also eine Ausweitung des Arbeitsalltags aufs Privatleben.

Eine sehr freiwillige, ja. Es wird niemand gezwungen, reinzuschauen. Es geht darum, dass man sich inspirieren lassen kann, wenn man gerade Lust hat.

Nicht jeder ist gemacht für diese Art von Interaktion. Kann ein Soziales Netzwerk wie «Q» auch einen gewissen Druck erzeugen?

Ich betone hier nochmals die Freiwilligkeit des Angebots. Wir weisen niemanden zurecht, der in der letzten Woche nichts gepostet hat. Es verhält sich bei uns wie bei allen anderen Social-Media-Netzwerken: Zehn Prozent posten, 90 Prozent lesen.

Je mehr über das Tool läuft, desto gläserner wird der Mitarbeiter schliesslich?

Hier sind wir transparent, sagen genau, was wir mit den Daten machen und was nicht. Mit den Daten dieser App nämlich gar nichts, wir werten sie nicht aus. Das einzige, was wir anschauen, ist die Anzahl Visitors und die unterschiedlichen Geräte, die auf die Plattform zugreifen – damit wir wissen, ob wir das ganze Potenzial erfasst haben. Aber es ist sicher nicht so, dass wir überprüfen, wer wie lange auf der App war.

Und wenn sich jemand nach einem Jahr noch nie eingeloggt hat?

Das Ziel ist es, dass «Q» so spannend und so integral ist, dass die Leute ganz selbstverständlich darauf gehen. Mindestens gleichrangig zu Slack, wo heute intern viele Infos ausgetauscht werden. Es wäre der falsche Ansatz, wenn man irgendwas erzwingen wollte.

Die gesamte Agentur in der Hosentasche: Durch die Plattform «Q» erhalten Jung-von-Matt-Mitarbeitende unter anderem einen schnellen Überblick über ihre Wochenplanung, Absenzen im Team oder aktuelle Kundenprojekte.

Gab es auch schon negative Rückmeldungen oder Erfahrungen?

Nein, gar nicht. Die Mitarbeitenden sehen die Plattform als Service. Wenn Rückmeldungen kommen, sind es Fragen nach weiteren Ausbaustadien und gewünschten Funktionen.

Was wird beispielsweise gewünscht?

Zum Beispiel, dass man die Ferien direkt in der App eingeben kann. Daran arbeiten wir gerade. Dann das ganze Thema der Zeiterfassung – etwas, was für jede Agentur eine Herausforderung ist. Hierzu kommen viele Wünsche; da gibt es noch viele Möglichkeiten und da sind wir ebenfalls dran.

Je mehr Funktionen man einbaut, desto zentraler werden Daten und somit Datenschutz, weil ja auch viele persönliche Daten dabei sind, beispielsweise Krankheitstage.

Absolut. Krankheitstage sind natürlich nicht zentralisiert abrufbar. Das einzige, das wir sehen, ist, ob jemand am aktuellen Tag krank ist. Man kann sich direkt krankmelden mit einem Button – die relevanten Personen werden informiert. Aber einen gläsernen Mitarbeitenden erschaffen wir nicht. Es ist jederzeit transparent, was mit den eigenen Daten passiert.

Welche Rolle spielen die Kunden bei diesem Projekt?

Hierzu starten wir momentan ein Parallelprojekt. Kunden werden damit Zugriff auf ihre Projekte erhalten und Kennzahlen wie Projektbudget, -Fortschritt oder -Planung jederzeit abrufen können. Entstehen wird wieder eine eigene App – aber für eine andere Zielgruppe mit einem komplett anderen Zugang.

Das klingt aus Kundensicht spannend – sind solche Tools schon verbreitet?

Es gibt einzelne Lösungen, die ermöglichen, dass man das Budget mit dem Kunden teilen kann. Aber proprietäre Apps, mit denen man als Kunde die Budgets unter Kontrolle halten kann, gibt es meines Wissens nicht. Irrtum vorbehalten – ich sehe ja nicht in jede Agentur rein.

Ein potenzieller Wettbewerbsvorteil.

Genau. Der grosse Vorteil ist die Transparenz. Es ist ein Unterschied, ob man zuerst drei Wochen lang rechnen muss, wenn der Kunde Budget-Informationen verlangt, oder ob man ihm die gewünschten Zahlen jederzeit zur Verfügung stellt.

Aber inwiefern sind die Kunden auf «Q» heute schon eingebunden?

Beispielsweise bei der Nabelschau. Das ist ein Gefäss, in dem wir viermal im Jahr intern und über «Q» unsere Arbeiten aus dem vergangenen Quartal bewerten. Im Rahmen der Nabelschau bewerten auch unsere Kunden ihre eigenen Projekte. Diese Ergebnisse sind alle auf «Q» einsehbar.

Welche Schlüsse werden aus diesen Bewertungen gezogen?

Aufgrund dieser Kunden- und Mitarbeitenden-Bewertungen diskutieren wir in der Agentur gemeinsam, was bei einem Projekt gut und was schlecht gelaufen ist. Dabei geht es auch um Soft-Faktoren. Bewegen wir was damit? Wurde der Zusammenhalt im Projektteam gestärkt? Hat die Arbeit Freude gemacht? Die Bewertung über «Q» geschieht anonymisiert, das war uns von Beginn weg wichtig. Es geht uns nicht um den Einzelnen, sondern darum, ein Bild über die ganze Agentur hinweg zu erhalten.

Sie gehen offen mit dem Projekt «Q» um, beschreiben detailliert, wie es funktioniert und was es beinhaltet. In der Entwicklung stecken viel Arbeit und Ressourcen. Läuft man so nicht Gefahr, kopiert zu werden und einen USP aus der Hand zu geben?

Man könnte uns kopieren – aber das muss man zuerst mal machen. Konzept und Funktionen sind sehr individuell auf uns ausgerichtet, passen nicht für jede Agentur. Und selbst wenn: Die Idee und das Konzept zu machen ist das eine, es letztendlich umzusetzen, auf das Handy der Mitarbeitenden bringen, so performant machen, dass es auch Spass macht und dass die Leute die App gleich selbstverständlich wie 20 Minuten, Instagram oder Facebook nutzen, das andere.

Haben die Mitarbeitenden die App auf der begehrten ersten Seite des Smartphones platziert?

Eine relevante Frage – wir haben das aber bisher nicht evaluiert. Wir haben aber Tutorials gemacht, damit die Mitarbeitenden wissen, wie sie die App auf dem Home Screen installieren können. Da es sich um eine PWA – also eine Progressive Web App – handelt, kann man sie nicht wie gewohnt aus dem App Store herunterladen, sondern greift via URL darauf zu.

Ist «Q» auch ein Instrument für Employer Branding?

Definitiv. Bei Bewerbungsgesprächen können wir so direkt zeigen, was in der Agentur so passiert, haben quasi die ganze Agentur auf dem Mobile. In diesem Bereich sehen wir noch viel Ausbaupotenzial – dass wir das ganze Bewerbermanagement über «Q» abwickeln können, dass alle News zum Bewerbungsprozess abrufbar sind, oder dass wir Bewerber in einem Pool aufnehmen, damit sie auch einen Anteil von News erhalten. Fängt ein neuer Mitarbeiter dann bei uns an, hat er sofort die gesamte «Bedienungsanleitung» zur Agentur verfügbar. Innert kürzester Zeit kriegt man so ein Verständnis für die verschiedenen Rollen, Prozesse sowie die Art und Weise, wie wir Projekte angehen.

In welche Richtungen könnte sich «Q» in Zukunft noch entwickeln?

Sicher überall dorthin, wo wir unsere eigenen Prozesse digitalisieren können, und wo wir von der Digitalisierung profitieren können. Die vorgängig angesprochene Nabelschau ist ein kleines, aber schönes Beispiel dafür, dass man dies nicht mehr mit Kreuzchen, sondern leichtfüssig digital erledigen kann. Es geht vor allem auch darum, dass man die Prozesse, die kompliziert sind und meistens irgendwo am ERP angehängt sind – Zeiterfassung, Ferien, Abwesenheiten, Krankheiten et cetera –schnell und unkompliziert erledigen kann. Und zwar dann, wenn man gerade will. Ferien plant man ja nicht im Büro, sondern zu Hause mit Familien, Freunden zusammen. Dann will man ja nicht den Laptop aufklappen und nachschauen. Mit «Q» wird man das in Zukunft schnell auf dem Handy checken können.

Der Artikel stammt aus der Werbewoche 10/2019.