Newsroom aziendali: futuro o tendenza passeggera?

Da ottobre 2015 Axa Winterthur coordina la propria comunicazione da una newsroom aziendale.Le aziende utilizzano sempre più spesso le newsroom aziendali. Riuniscono i loro dipartimenti di comunicazione in un'unica unità spaziale e organizzativa e da lì coordinano tutte le questioni di comunicazione operativa. Questa nuova forma aziendale è una tendenza o possiamo già parlare del futuro? Il classico dipartimento di comunicazione ha fatto il suo tempo?Uno sguardo all'interno delle aziendeL'Istituto per la scienza applicata ai media della ZHAW di Zurigo si è occupato di questa forma organizzativa emergente e ha condotto un'indagine sulle strutture delle aziende e delle amministrazioni svizzere. Nel complesso, la redazione aziendale è più diffusa nelle aziende che nelle amministrazioni. Su 77 intervistati, 20 hanno dichiarato di avere una newsroom. Altre 15 organizzazioni prevedono di introdurne una nel 2017. Sorprende anche la percentuale di aziende che non sanno cosa sia una redazione aziendale. L'8% ha dichiarato di non sapere nulla di questa forma di organizzazione. Gli altri risultati dimostrano che il concetto di newsroom è astratto, in quanto sono più numerose le aziende e le amministrazioni che hanno caratteristiche tipiche di una newsroom di quelle che si attribuiscono.//LE CINQUE CARATTERISTICHE DI UN NEWSROMM AZIENDALE1. subunità: Strutturazione per argomenti, Contenuti2. organizzazione spaziale: Ufficio open space3. responsabilità individuale: Secondo gli argomenti4. discussione sulla situazione delle notizie: Riunione giornaliera di discussione l'attualità5. gestione della conoscenza: Gran parte dei dipendenti ha una panoramica su quali argomenti sono coperti da che vengono processati.Fonte: IAM dal rapporto "Corporate Le redazioni in Svizzera"//Le caratteristiche di un'azienda Sale stampaNella seconda fase dell'indagine, è stato chiesto ai partecipanti in che misura avessero strutture e processi organizzativi tipici delle redazioni. A tal fine sono stati definiti cinque criteri. In termini di organizzazione spaziale, 26 su 70 hanno dichiarato di condurre la comunicazione in un ufficio open space. Tra queste figurano 18 aziende che non hanno una redazione aziendale. Inoltre, la discussione delle notizie fa parte della vita quotidiana e quindi la maggior parte dei dipendenti ha una visione d'insieme degli argomenti. Esiste una chiara differenziazione nella struttura. La maggior parte delle aziende organizza ancora il proprio reparto di comunicazione in base ai gruppi target e ai canali. In una redazione aziendale, invece, l'attenzione si concentra sui contenuti e sugli argomenti.Non tutto quello che c'è scritto Corporate Newsroom è dentroIn sintesi, lo studio mostra una notevole diffusione delle redazioni aziendali, una tendenza che continuerà secondo l'Istituto per la scienza applicata ai media della ZHAW. Tuttavia, non ovunque venga menzionata una redazione aziendale, sono presenti anche caratteristiche tipiche delle redazioni. Ad esempio, dieci organizzazioni hanno dichiarato di avere una redazione aziendale, ma di avere solo una o due caratteristiche tipiche della redazione. Allo stesso tempo, i cinque criteri definiti come newsroom-tipici sono diventati apparentemente così rilevanti nei dipartimenti di comunicazione che possono essere trovati anche dove non c'è una newsroom.La Newsroom aziendale in azioneMentre lo studio parla ancora di una tendenza, la musica del futuro si muove in una direzione diversa. Neidhart + Schön si è occupata intensamente di questo tema. L'agenzia di realizzazione è specializzata nella comunicazione aziendale e offre soluzioni di sistema corrispondenti. Con lo strumento "ns.wow", le aziende hanno la possibilità di inserire contributi editoriali e pubblicarli online. Neidhart + Schön ha organizzato due workshop per presentare la redazione aziendale e lo strumento agli interessati. Non solo sono state spiegate in dettaglio le funzioni di una newsroom aziendale (grafico), ma le aziende sono state invitate a fornire informazioni sulla loro struttura aziendale. Tra le altre cose, hanno spiegato perché hanno creato una corporate newsroom.

Fonte: Neidhart + SchönMaggiore attenzione ai problemiAxa Winterthur è una di queste. Nel giro di sei mesi la compagnia assicurativa ha creato una redazione aziendale che è entrata in funzione nell'ottobre 2015. "Il dipartimento di comunicazione di Axa Winterthur era precedentemente organizzato in base ai gruppi target. Abbiamo unito i dipartimenti come la comunicazione esterna, interna e l'ufficio stampa. L'attenzione si concentra ora sulle competenze tematiche e mediatiche", spiega Lorenz Heinzer, responsabile della comunicazione di Axa Winterthur. Dalla redazione vengono coordinate le riviste aziendali, prodotti contributi video, svolto un lavoro mediatico e posizionato sui social media. Inoltre, è stato lanciato il blog di Axa, sul quale si svolge un'intensa attività di storytelling su Axa. Per questi nuovi compiti sono stati creati i topic e channel manager in base alle caratteristiche della redazione. Nell'hub lavorano in totale dodici dipendenti, responsabili di tutti i gruppi target. "I manager tematici sono responsabili della comunicazione in rete del loro dossier a tutti i gruppi target, siano essi i media, i dipendenti o il pubblico. Il compito dei channel manager è quello di monitorare il mix di argomenti nel rispettivo canale e di svilupparlo costantemente", spiega Heinzer.Le ragioni di una redazione aziendaleIl team ha scelto la redazione aziendale per sei motivi. "Abbiamo notato, da un lato, come molti altri canali stiano erodendo i confini tra i gruppi target e, dall'altro, come siano aumentate le richieste di contenuti". Inoltre, la digitalizzazione ha conquistato soprattutto le giovani generazioni. "Per raggiungere questo gruppo target, ad esempio, bisogna diventare editori", spiega il responsabile della comunicazione. Heinzer cita la struttura di Axa, che in precedenza era guidata internamente, come terza ragione. Con la redazione aziendale, Axa vuole concentrarsi maggiormente sull'esterno e diventare un generatore di notizie. Ciò richiede a sua volta velocità e visualità, che possono essere garantite solo dalla redazione. "Con l'esperto multimediale abbiamo creato una nuova posizione per creare video e infografiche. Inoltre, stiamo formando i tecnici dei media", continua Heinzer. L'ultimo motivo che cita è la collaborazione con i media, che può essere ottimizzata attraverso la redazione.Superare la montagna del successoHeinzer considera il cambiamento nel team come la sfida più grande. Una persona che si era occupata solo di comunicazione aziendale è diventata improvvisamente portavoce della stampa. "Bisogna essere consapevoli che una newsroom comporta un cambiamento massiccio e non si può sovraccaricare il personale", spiega. Bisogna essere reattivi nei loro confronti, mostrare un alto livello di tolleranza e formarli". Dopo un anno, il team della redazione aziendale può fare un bilancio: "Siamo riusciti a essere più presenti in pubblico. Siamo riusciti a generare il 39% in più di menzioni positive e neutrali sulla stampa e il 450% in più di copertura", riferisce Heinzer. Tuttavia, non hanno ancora raggiunto tutti i loro obiettivi: in futuro, vogliono posizionarsi in modo ancora più forte sui social media.