Outsourcing integrativo

Editoria aziendale in-house o in outsourcing? La domanda non è nuova, ma non dovrebbe più essere posta in questo modo. L'obiettivo dovrebbe essere quello di trovare una soluzione di outsourcing in cui le risorse interne possano essere integrate in modo ottimale, e sempre più riviste per i clienti vengono realizzate da agenzie editoriali aziendali. Per contro, la disponibilità a esternalizzare le riviste per i dipendenti e i rapporti annuali è significativamente inferiore. Nel caso di questi prodotti, l'opinione prevalente è ancora quella che non valga la pena di ricorrere a specialisti esterni per comunicare informazioni interne all'azienda. Ciò è spesso giustificato dal fatto che gli esterni non conoscono abbastanza le informazioni interne dell'azienda e che lavorare con specialisti esterni è quindi troppo complicato. In molte aziende, inoltre, le richieste sulla professionalità delle informazioni dei dipendenti sono molto più modeste. Il fatto che le riviste per i dipendenti siano spesso prodotte internamente è dovuto anche alla situazione di bilancio. C'è ancora una forte tendenza a risparmiare sulle misure di comunicazione interna. Il risparmio è semplicemente equiparato a "fai da te!". Tuttavia, non è certo che la produzione interna di una rivista per i dipendenti sia effettivamente più economica. Se si includono le ore di lavoro dei dipendenti coinvolti nel progetto in un calcolo completo dei costi e il tempo impiegato per la revisione degli articoli, il presunto potenziale di risparmio si scioglie come neve al sole di primavera.
Prima l'obiettivo, poi il modoQuale è meglio: in-house o in outsourcing? I criteri di budget e di capacità non sono gli unici fattori decisivi per rispondere a questa domanda. È importante soprattutto rispondere alle domande su cosa si vuole ottenere con la pubblicazione, quali sono le aspettative dei lettori e a quale livello si deve elevare il giornale o la rivista. Di norma, quest'ultimo è sempre molto alto: "professionale", "convincente", "migliore degli altri" sono i criteri predominanti.
Per raggiungere questo obiettivo, tuttavia, l'azienda di solito non dispone di dipendenti sufficientemente qualificati ed esperti. Manca anche la distanza necessaria per poter riferire su eventi, progetti e sviluppi interni all'azienda secondo criteri giornalistici.
Ricoprire correttamente le posizioni chiaveL'outsourcing è spesso equiparato alla completa esternalizzazione di un progetto di CP. In realtà, però, l'outsourcing presenta numerose sfumature. Ad esempio, è frequente l'inserimento di specialisti che si occupano della progettazione grafica della rivista. Oppure i giornalisti vengono incaricati di trattare singoli argomenti su base selettiva. Ma chi si assume la responsabilità giornalistica complessiva e chi è responsabile del progetto come project manager? La risposta a queste domande determina il successo o il fallimento di una pubblicazione.
Nelle aziende che dispongono di un reparto di comunicazione specializzato, è possibile che i dipendenti abbiano un'esperienza giornalistica sufficiente per assumere la direzione editoriale di una pubblicazione. Tuttavia, la mancanza di una distanza critica dall'area tematica e la vicinanza a superiori o colleghi possono rivelarsi uno svantaggio.
 
È qui che il coinvolgimento di un coach esterno, esperto di giornalismo, può fornire un contributo prezioso. Il coach partecipa alla pianificazione degli argomenti e al briefing con gli autori, modifica i testi se necessario e si assicura che i requisiti giornalistici e concettuali siano soddisfatti. Grazie alla sua "indipendenza", è più facile per il coach prendere decisioni delicate, ad esempio rivedendo l'articolo di un superiore secondo i criteri giornalistici.
Un'altra area chiave dell'editoria aziendale è la gestione dei progetti, che coordina tutti i processi produttivi dalla pianificazione alla consegna della pubblicazione. È sempre sorprendente che questa funzione sia spesso trascurata nella pianificazione delle risorse. Di conseguenza, la gestione dei progetti per le pubblicazioni aziendali viene talvolta delegata a dipendenti che non hanno le competenze necessarie. Esistono corsi specializzati e letteratura sul tema dell'editoria aziendale. Tuttavia, ciò non può compensare la mancanza di competenze da un giorno all'altro.
L'uso di un sistema di editing online apre nuove prospettive di outsourcing. Il fatto che le persone coinvolte nel progetto (da sedi diverse) abbiano accesso ai contenuti testuali e possano seguire la progettazione grafica allo stesso tempo crea un buon collegamento tra competenze interne e realizzazione professionale.
Il sistema consente di impiegare un coach esterno come project manager, collaboratore editoriale o consulente. L'azienda ha sempre una visione d'insieme delle singole fasi del progetto. Insieme all'agenzia partner, i project manager dell'azienda possono suddividere i compiti, tenendo conto delle competenze e delle capacità di tutte le persone coinvolte.
Anche se tutto il lavoro del progetto è completamente esternalizzato, il cliente può avere una panoramica dello stato di avanzamento dei lavori in qualsiasi momento. In altre parole, il sistema editoriale online consente un outsourcing flessibile che integra i punti di forza di tutte le parti coinvolte e offre un'assoluta trasparenza sullo stato di avanzamento del progetto.
Workshop "Gestione del progetto "L'agenzia CP Medianovis
dall'inizio dell'anno lavora con un sistema editoriale online. Le possibilità e i vantaggi di questo sistema saranno presentati in un workshop a Kilchberg: Martedì 26 settembre 2006, dalle 15.00 alle 17.00 (seguirà un aperitivo). La partecipazione è gratuita; il numero di partecipanti è limitato. Ulteriori informazioni e iscrizioni su Internet all'indirizzo  
Daniel Steim, membro della direzione dell'agenzia CP Medianovis AG di Zurigo-Kilchberg.