Sei consigli per un comunicato stampa di successo

1. un comunicato stampa annuncia

I comunicati stampa informano giornalisti, creatori di contenuti e parti interessate su notizie e fatti rilevanti per il rispettivo gruppo target. Comunicando queste informazioni alla stampa, il mittente offre un argomento che il destinatario può condividere con il gruppo target in forma ulteriormente elaborata, abbreviata o integrata. In questo modo, un comunicato stampa contribuisce ad aumentare la visibilità del mittente sui media e a costruire la sua reputazione e il suo posizionamento di esperto.

I fattori di successo più importanti per un comunicato stampa sono l'argomento, la qualità del testo, la tempistica e il destinatario esatto. Se le informazioni rilevanti vengono preparate in modo conciso, orientato al gruppo target e utile dal punto di vista giornalistico e inviate a giornalisti ben studiati al momento giusto, le probabilità di pubblicazione aumentano. Anche se i comunicati stampa non vengono utilizzati immediatamente per la pubblicazione, vengono utilizzati come fonti di ricerca dai giornalisti anche in seguito.

Ma come si prepara un comunicato stampa? Che dimensioni deve avere?

2. i messaggi seguono la teoria del valore del messaggio

Un comunicato stampa efficace ha bisogno innanzitutto di un argomento specifico e rilevante. E rilevante per il destinatario e il gruppo target, non solo per gli interessi economici dell'azienda.

Il fattore decisivo è il valore di notizia che viene fornito con il comunicato stampa. Una notizia è considerata degna di nota solo se fornisce informazioni rilevanti per il gruppo target. La pertinenza, la tempestività e il momento sono i punti più importanti per la ricerca di argomenti e la redazione di comunicati stampa.

• Rilevanza - qualcuno sarà interessato da queste informazioni? L'informazione ha un valore aggiunto per il gruppo target?
• L'attualità: è una notizia urgente o nuova?
• Un buon tempismo: il vostro messaggio è in competizione con altri argomenti che minacciano di metterlo in ombra?

Oltre alla rilevanza e all'attualità, i fattori di notiziabilità includono anche personaggi, celebrità, curiosità, emozioni o drammi. Il principio guida nella stesura di un comunicato stampa deve essere quello di supportare i giornalisti nel loro lavoro, in modo che possano fornire al rispettivo gruppo target contenuti interessanti e, soprattutto, rilevanti in modo semplice e corretto.

3. mantenere la semplicità

I giornalisti ricevono ogni giorno centinaia di e-mail da agenzie, aziende e altre organizzazioni. Devono quindi decidere molto rapidamente quali argomenti trattare in modo più approfondito. I titoli devono quindi essere brevi, nitidi e significativi e rispecchiare il contenuto effettivo del messaggio, cioè essere diretti e puntuali.

Per trarre ispirazione, vale la pena studiare esattamente come sono strutturati i titoli dei media o come altre aziende si rivolgono alla stampa. Per darvi un'idea della nostra "best-of list" di titoli di successo, ecco alcuni esempi:

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4. rispondere a domande decisive per un messaggio

Un comunicato stampa comunica: è nella parola stessa. Non è un romanzo e non ha bisogno di elaborazioni. Quindi comunica la notizia in quanto tale. Potete farlo in modo molto semplice rispondendo alle W domande in modo chiaro e preciso nel primo paragrafo del vostro comunicato stampa:

• Chi sta facendo qualcosa?
• Che cosa fa?
• Quando succede?
• Dove avviene?
• Come funziona / come funziona?
• Perché viene fatto?

Dovete delineare tutto questo nelle prime quattro o cinque frasi e approfondire in seguito. Assicuratevi che il testo non sia promozionale ed evitate parole abusate come dirompente, unico o rivoluzionario. Concentratevi sui fatti e classificateli.

5 Se volete essere visti, fatevi vedere!

L'obiettivo del comunicato stampa è quello di cristallizzare nel testo tutti i dettagli rilevanti dell'informazione e della posizione del marchio. Lavorare con una varietà di parole chiave è una componente importante, non solo per creare un testo fluido e di facile lettura, ma anche per essere rilevanti per i motori di ricerca.

Le parole chiave scelte devono essere parole che i potenziali clienti associano direttamente all'azienda, al marchio o a un prodotto specifico. A seconda dell'azienda o del prodotto, si possono usare parole come best practice, certificazione, piattaforma o strumento come esempi per l'area della piattaforma tecnologica.

Nei paragrafi che seguono, si può utilizzare la struttura di una piramide rovesciata. I dettagli più importanti si trovano in alto, mentre le informazioni meno importanti, gli antecedenti e le spiegazioni compaiono in basso e vengono trattati brevemente.

La visualizzazione è uno degli aspetti più importanti di un comunicato stampa. Dopotutto, al giorno d'oggi raramente una storia funziona senza immagini, video o materiale audio. Foto, videoclip o infografiche sono sempre un buon richiamo per gli occhi. La struttura di base può essere basata su un modello collaudato:

• Immagine (non necessariamente al primo posto)
• Titolo che attira l'attenzione
• Breve introduzione esplicativa
• Testo continuo con citazioni
• Abbinder/Boilerplate - una breve sintesi dell'azienda
• Contatto con la stampa

6. rilasciare dichiarazioni, nominare persone di contatto

Tutti vogliamo sapere con chi abbiamo a che fare: per questo motivo una o due dichiarazioni chiave dovrebbero essere rilasciate sotto forma di dichiarazioni di una persona autorizzata e alla fine del comunicato stampa dovrebbe essere indicata una persona di contatto specifica che sia effettivamente facile da raggiungere per i giornalisti, con un numero di telefono e un indirizzo e-mail per la stampa. In caso di necessità, i giornalisti hanno bisogno di una persona di contatto in tempi brevi perché sono al lavoro.

Conclusione: Vecchio ma prezioso

Il comunicato stampa è ancora un elemento tattico molto importante delle relazioni con la stampa per le aziende, al fine di essere riconosciute nel flusso quotidiano di informazioni. Anche se non esiste una ricetta segreta rapida e non c'è garanzia di successo che ogni argomento sia sempre "giusto", con un po' di pratica questo formato dovrebbe diventare un gioco da ragazzi.

* Michaela Krause è una professionista delle pubbliche relazioni con oltre 13 anni di esperienza nel mercato DACH. Il suo lavoro spazia dalla comunicazione di prodotto e aziendale alla comunicazione di crisi e alle PR per eventi. Krause ha fondato la società Laika Communications.