Sette consigli per una maggiore accettazione dei sistemi CRM da parte degli utenti

Vale la pena di mettere il dipendente al centro di un progetto CRM, fin dall'inizio. Altrimenti, le aziende corrono il rischio che gli utenti si oppongano al cambiamento e si aggrappino a vecchie strutture e processi.

È qui che i responsabili del CRM si trovano a dover affrontare una sfida. Possono fare molto per superare i blocchi. Idealmente, riusciranno anche a rendere gli utenti davvero entusiasti del software.

1. identificare le persone chiave

Se volete creare entusiasmo, dovete diffondere entusiasmo! Il compito di moltiplicatori e motivatori è svolto al meglio da superutenti e promotori selezionati. Cosa caratterizza queste persone? Utilizzano maggiormente il sistema CRM e di solito sono referenti competenti in materia di informatica o di argomenti specialistici. Sono quindi nella posizione migliore per trasmettere i vantaggi del software ai loro colleghi.

È ovvio che nel processo di selezione del sistema devono essere coinvolti diversi reparti specializzati. Perché sanno esattamente quali funzioni sono necessarie e quali processi devono essere semplificati.

2. aumentare l'efficienza personale

Che si tratti di vendite, marketing o contabilità, ogni utente deve avere a disposizione le funzioni e i dati più importanti a colpo d'occhio nella sua dashboard personale. In questo modo si risparmiano molti clic. Il software diventa così il supporto ideale per i processi di lavoro quotidiani. Un prerequisito essenziale: tutte le schermate del software CRM possono essere personalizzate.

3. mantenere la semplicità

I dipendenti hanno difficoltà a orientarsi in un sistema sovraccarico. Le aziende dovrebbero quindi prenotare solo le funzioni o i moduli di cui hanno realmente bisogno. Questo non è affatto scontato, perché molti sistemi CRM richiedono l'adozione di tutte le funzioni. Le soluzioni cloud, in cui i moduli possono essere affittati o cancellati su base mensile, sono un'opzione migliore. Anche le riunioni periodiche per chiarire quali funzioni sono utili e quali superflue si sono dimostrate utili. In questo modo, le aziende mantengono il loro sistema snello e risparmiano molti costi e sforzi!

4. definire strutture chiare

Cosa rende un sistema CRM così prezioso: i dati aggiornati sono disponibili in qualsiasi momento con pochi clic. Sono necessarie strutture chiare per garantire che la massa di informazioni non diventi una giungla di dati, ad esempio per l'inserimento dei dati. Si consiglia di creare una linea guida che uno o due dipendenti tengano costantemente aggiornata.

Non appena sono disponibili gli aggiornamenti del software, il responsabile del CRM fornisce informazioni interne sulle nuove funzionalità. Dovrebbero essere nominati anche i responsabili della formazione. È utile anche una sezione FAQ. Questa risponde alle domande più comuni degli utenti. In questo modo, gli utenti possono risolvere da soli i problemi tipici, documentandosi rapidamente.

5. sollevare i dipendenti

Gli utenti sono felici di lavorare con il nuovo software CRM se ne riconoscono i chiari vantaggi: O facilita il proprio lavoro o l'utente capisce come altri settori traggano vantaggio dal suo lavoro e dai dati. Ad esempio, il personale di vendita può concludere un maggior numero di affari grazie a un migliore servizio clienti e il marketing può rivolgersi ai clienti in modo più mirato grazie a informazioni complete su di loro.

Il trucco principale è quello di rendere l'inserimento dei dati il più semplice possibile. L'immissione di testo tramite la funzione di dettatura, ad esempio, è di grande aiuto in questo caso, sia che si tratti di rapporti di visita che di note dopo una telefonata.

6. prestare attenzione alle possibilità di integrazione

Se sono già in uso altri sistemi, come ad esempio una soluzione ERP, le interfacce tra le applicazioni sono essenziali. Questo perché l'inserimento di dati inutili e duplicati è assolutamente da evitare e i dipendenti faranno di tutto per evitare questo sforzo supplementare, a scapito della qualità dei dati.

7. promuovere l'uso della telefonia mobile

Un altro punto importante per l'accettazione è l'uso mobile. Gli addetti alle vendite vogliono poter richiamare e inserire le informazioni in modo rapido e semplice anche quando sono in viaggio. Un ulteriore vantaggio: l'inoltro rapido di informazioni importanti ad altri colleghi in tempo reale. In questo modo i processi interdipartimentali diventano più snelli e veloci.

Questi esempi lo dimostrano: Se un sistema CRM viene utilizzato più male che bene, non realizza il suo pieno potenziale. Nel peggiore dei casi, l'implementazione è addirittura nulla. Al contrario, le aziende che coinvolgono i propri dipendenti fin dall'inizio e progettano i processi dal punto di vista dell'utente gettano le basi per un chiaro aumento della produttività.