5 inibitori della collaborazione nelle agenzie e nei dipartimenti di marketing

Fattore di fastidio 1: la confusione del programma familiare

I problemi iniziano spesso con il sistema operativo: i professionisti della grafica in agenzia lavorano naturalmente con Apple, il reparto marketing - come tutta l'azienda - con Windows. A ogni tentativo di conversione, nel file si verificano nuovi interessanti errori, spesso relativi a dieresi e caratteri speciali. Dal punto di vista del cliente, alcuni file multimediali esistono solo in forma stampata - perché nessuno in tutta l'azienda può aprire il documento di Photoshop o il file di InDesign - e rimane un'eccezione il fatto che entrambe le parti parlino esattamente della stessa cosa nei processi di approvazione. La sfida consiste nell'organizzare lo zoo di formati di file e fornire una chiave per ogni gabbia.

Fattore di fastidio 2: il caos dei duplicati

"Se il cliente non può aprire una foto PSD, gli invieremo un JPG". E al posto del file InDesign c'è un PDF. Quale fosse l'ultima versione - chiede il reparto marketing. Questo porta a una miracolosa proliferazione di file multimediali. C'è una versione (originale) presso l'agenzia grafica, una copia JPG nella casella di posta del cliente, un'altra JPG sul server. Dopo le richieste di modifica, che ovviamente il cliente invia all'agenzia via e-mail, viene creata una nuova versione del file PSD originale, che ritorna come JPG e via e-mail al cliente, il quale salva nuovamente il file sul server, ma questa volta forse in una posizione diversa da quella in cui l'aveva salvato il collega al primo turno. A volte si ha l'impressione che il numero di file multimediali che vengono convertiti, inviati avanti e indietro, archiviati qui, archiviati là, sia già superiore alla tiratura del volantino pubblicitario che deve essere creato con essi. Con un sistema DAM, invece, è possibile tenere traccia di tutte le versioni nello stesso luogo.

Fattore fastidioso 3: l'anarchia del voto

In linea con il caos della duplicazione, molti dipartimenti e agenzie di marketing presentano anche un certo grado di anarchia nel coordinamento. In altre parole, non è possibile risalire a quale file multimediale sia stato rilasciato come, quando, da chi e con quale autorizzazione. Di conseguenza, spesso vengono utilizzate anche versioni più vecchie di una foto, semplicemente perché gli addetti al marketing o i grafici sono contenti di averla trovata in qualche directory del server (o in qualche casella di posta elettronica); se questa foto è già stata corretta cromaticamente per l'uso previsto o qual è la situazione dei diritti d'autore, il file JPG spesso non fornisce più alcuna informazione in merito. Un sistema DAM, invece, rende sempre trasparente lo stato di avanzamento dell'elaborazione di un asset multimediale, se è stato approvato definitivamente, per quali contesti applicativi è adatto e qual è la situazione attuale del copyright.

Fattore di fastidio 4: flussi di lavoro puramente manuali

Il quarto fattore di fastidio si verifica quando tutti i processi di coordinamento devono essere avviati manualmente - in caso di dubbio, inviando la nuova versione del file al mondo via e-mail. In un sistema DAM, invece, è possibile memorizzare flussi di lavoro in cui il server esegue automaticamente le attività invece di un lungo lavoro manuale con molti possibili errori. Gli approvatori autorizzati ricevono immediatamente un messaggio quando la nuova versione del file di immagine, dell'annuncio o della presentazione PowerPoint è pronta e, idealmente, l'approvatore autorizzato può lasciare richieste di modifica e commenti direttamente nel file da controllare con lo strumento di annotazione del sistema DAM. Questo aumenta enormemente la trasparenza e l'efficienza, soprattutto nella produzione di materiale pubblicitario. È possibile supportare anche flussi di lavoro molto complessi, tra cui il rendering e la riproduzione automatica di video per il posizionamento su diverse stazioni televisive con un'ampia gamma di specifiche tecniche.

Fattore fastidioso 5: insicurezza dei dati

La collaborazione con parti esterne può facilmente portare a perdere la visione d'insieme di quale risorsa appartiene a quale ordine o progetto e chi è autorizzato a vedere cosa. Alcuni sistemi DAM consentono una gestione dei diritti molto differenziata e garantiscono che i segreti aziendali rimangano tali. Ad esempio, i fornitori possono scambiare le immagini dei loro nuovi prodotti direttamente con la società di vendita al dettaglio, che non ha accesso ad altre aree o funzioni; allo stesso modo, un'agenzia può garantire che l'accesso dei propri clienti sia strettamente limitato alle aree e agli asset multimediali rilevanti, mentre la collezione primaverile del concorrente rimane invisibile. Infine, ma non meno importante, questo consente di rispettare le nuove e più severe normative sulla protezione dei dati. E se lo desiderate, potete anche aumentare la sicurezza dei dati gestendo il sistema DAM in proprio anziché nel cloud da qualche parte nel mondo. Sui propri server o in un centro dati che non solleva problemi di protezione dei dati.*Gunter Leonhardt è l'amministratore delegato di PEAK-14 GmbH.