Esplorare e selezionare

LUOGHI SPECIALI Quando si tratta di individuare e selezionare location speciali per conferenze ed eventi, sono necessarie conoscenze specialistiche. MK ha chiesto a Carole Ramuz, co-proprietaria e amministratore delegato di Brandsoul AG for Live Communication, di parlarne. Questo articolo è stato pubblicato nel numero di ottobre della rivista specializzata "Conferenze ed eventi" è apparso.MK Come e dove può avvenire la ricerca?CAROLE RAMUZ In qualità di agenzia di live communication, lo scouting delle location fa parte della nostra routine quotidiana. Iniziamo la ricerca nel nostro database. Vi sono memorizzate le planimetrie, le specifiche tecniche, le dimensioni, le note sulle esperienze raccolte, il carattere, le immagini. Questo ci dà la possibilità di reagire in modo rapido e mirato alle richieste di informazioni. Inoltre, siamo costantemente contattati da possibili fornitori e società di gestione della destinazione (agenzie di incoming), visitati e informati sulle novità, in modo da poter attivare anche questi contatti.MKCosa devo sapere prima?RAMUZPrima di tutto, si parte dal messaggio da posizionare. L'ubicazione fa parte di un concetto generale e non deve mai essere vista come una misura a sé stante. Tutto comunica! La location deve servire allo scopo dell'evento. Se si tratta di un evento con workshop, sono necessarie sale che consentano di lavorare in gruppo. Si deve tenere conto anche del programma di supporto, come attività all'aperto, concerti o altri spettacoli. Nella maggior parte dei casi, diversi fattori devono lavorare insieme. Ecco un esempio: A febbraio ci è stato chiesto di trovare con poco preavviso una location in Svizzera, preferibilmente in montagna. Per raggiungere l'obiettivo dell'evento era necessaria la neve. Per gli ospiti invitati erano necessarie diverse centinaia di sistemazioni per la notte con breve preavviso. Per testare il prodotto, in questo caso specifico era necessaria una pista da corsa per auto. In una richiesta di questo tipo, la località gioca un ruolo meno centrale. Più importante è l'infrastruttura, che può essere distribuita anche in luoghi diversi se si riesce a integrarla in modo sensato come elemento dell'evento.MK Quali caratteristiche della location devo ricercare, quali non devono essere dimenticate in nessun caso?RAMUZ Come già detto, il concetto gioca il ruolo più importante. Nella ricerca di una location adeguata, sono importanti i tempi di percorrenza, l'accessibilità e le infrastrutture. In questo caso, è necessario considerare anche il punto di vista degli invitati. Se gli ospiti provengono dall'estero, è fondamentale che il trasferimento sia buono e veloce. Se gli invitati sono famiglie, è importante l'accessibilità con i mezzi pubblici. Se si tratta di un evento per persone con difficoltà di deambulazione, il percorso per le persone in sedia a rotelle è fondamentale. Durante il chiarimento dettagliato, vengono verificate la disponibilità e le date. In questa fase deve essere chiaro se l'evento richiede un periodo di allestimento e smontaggio. Inoltre, si deve tenere conto del budget. In fase di definizione del budget, è importante sapere quali sono i costi accessori da sostenere. Per quanto riguarda l'affitto, è importante considerare ancora una volta l'intero quadro. Se si tratta di una sala vuota, l'affitto sarà sicuramente più economico, ma ci saranno molti costi per l'allestimento (dalla tecnologia al catering). Se l'evento si svolge in un hotel, il prezzo può essere inteso come all-inclusive. I costi per l'intera attività (catering, pulizia, tecnologia, decorazioni, sicurezza, ecc.) devono essere noti prima della scelta definitiva della location.MKQuanto è importante il carattere del luogo?RAMUZSoprattutto per un evento pubblico, la location gioca un ruolo importante nel successo di un evento, oltre al programma. Ma la location può suscitare la curiosità e l'entusiasmo del pubblico, anche per gli eventi aziendali. O evocare emozioni come gioia, orgoglio e motivazione. Nella ricerca di una location, non ci sono limiti alla creatività. Musei, stazioni ferroviarie, mezzi di trasporto, scuole, location pop-up, fattorie o luoghi temporanei come le tende sono possibili, interessanti alternative alla classica location per eventi.MK Quando è meglio utilizzare una location speciale, quando è meglio utilizzare un hotel per conferenze? RAMUZSe il budget è limitato, ha più senso prenotare un hotel per conferenze. Un hotel per conferenze ha senso anche se l'evento dura più giorni e l'hotel può essere prenotato esclusivamente per questo scopo. Le location speciali richiedono in genere uno sforzo maggiore. Tuttavia, il carattere di un evento può essere meglio enfatizzato perché la location speciale può essere adattata esattamente alle esigenze dell'evento. Con un hotel per conferenze, l'ospite sa cosa aspettarsi. Con una location speciale, invece, è più aperto a un viaggio di scoperta.MKDevo cercarlo da solo? RAMUZ Naturalmente è possibile effettuare una ricerca da soli. Ma ha senso commissionare una ricerca se il problema è più complesso. Nella maggior parte dei casi non è sufficiente una sola location, ma ne servono diverse, come hotel, locali, strutture di ristorazione ed elementi logistici. Capita spesso che i clienti scelgano la location con l'ulteriore scopo di risparmiare. È un peccato, perché l'evento deve essere organizzato in base alla location. Ma dovrebbe essere il contrario: La location deve servire allo scopo.

5 consigli di Carole Ramuz

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