Come selezionare con successo un sistema PIM adatto

Un buon sistema di gestione delle informazioni sui prodotti può semplificare molte cose.Ciò che è iniziato molti anni fa con l'e-commerce è ora culminato nel commercio omnicanale. Se i rivenditori non vogliono perdere il contatto con una clientela potenzialmente sempre online e ben informata su prodotti e servizi, non hanno altra scelta che offrire i loro beni e servizi attraverso diversi canali: commercio fisso, negozio online, app per gli acquisti, catalogo, telefono, ecc. Data la complessità di questa impresa, tuttavia, i rivenditori raggiungono rapidamente i loro limiti quando cercano di gestire la marea di dati attraverso un elenco Excel o un sistema ERP. Come se non bastasse, le informazioni sui prodotti, come immagini, grafici, video, audio, descrizioni dei prodotti, misure, taglie disponibili, ecc. sono spesso archiviate in sistemi informatici diversi che non possono comunicare tra loro.La qualità dei dati ha la massima prioritàIl rimedio è un sistema di gestione delle informazioni sui prodotti. Per le aziende di vendita al dettaglio, questo riduce significativamente il lavoro di manutenzione manuale, in quanto possono registrare e gestire centralmente tutti i dati degli articoli, soprattutto se le informazioni sui prodotti sono sempre aggiornate, corrette e complete. Anche i produttori di beni hanno la responsabilità di garantire che i dati dei prodotti siano aggiornati, corretti e completi. Nelle aziende industriali, alla creazione delle informazioni sul prodotto partecipano spesso più persone di diversi reparti: il product management fornisce informazioni sulle caratteristiche tecniche di un prodotto, il marketing contribuisce con i testi pubblicitari, un'agenzia esterna fornisce il materiale d'immagine adatto, ecc. Se i rivenditori utilizzano un PIM, i produttori inseriscono le informazioni sui prodotti in un portale fornitori integrato. Se un controllo automatico della qualità dei dati è negativo, il fornitore deve correggere e/o completare le informazioni sull'articolo. Solo allora i dati entrano nel PIM. Il PIM avverte anche l'utente nelle fasi successive del processo se cerca di riprodurre informazioni sugli articoli che non soddisfano i requisiti di qualità. In questo modo si crea il prerequisito affinché i rivenditori possano presentare i loro articoli in modo coerente e con informazioni aggiornate su tutti i canali.Must-have I: Gestione degli input e dei datiMa come fanno le aziende a trovare il giusto sistema di gestione delle informazioni sui prodotti? Tra le altre cose, la portata delle funzioni è decisiva. Il PIM deve avere funzionalità complete per la gestione degli input e degli output, per la gestione delle informazioni sui prodotti e dei contenuti digitali e per l'internazionalizzazione. Una gestione professionale degli input tiene conto non solo della pura importazione di dati, ma anche di diverse fonti di dati: Merchandise management, ERP e sistemi logistici, senza dimenticare i rivenditori che pubblicano le informazioni sui loro articoli. La sincronizzazione, il consolidamento e la migrazione dei dati nei sistemi di destinazione collegati, nonché il monitoraggio della qualità dei dati e la creazione di report completano la gestione degli input. Il PIM dovrebbe anche fornire funzionalità altrettanto complete per la gestione delle informazioni sui prodotti: Oltre alla creazione e alla cancellazione dei prodotti, gli utenti devono poter definire le relazioni tra i prodotti, aggiungere informazioni sui prezzi e testi, memorizzare informazioni generali, tecniche e logistiche, gestire i dati specifici dei clienti e dei canali, definire gerarchie e classificazioni, controllare la qualità dei dati e creare report.Must-have II: Gestione delle risorse, della traduzione e dell'outputLa gestione degli asset, a sua volta, comprende non solo la creazione e la cancellazione di oggetti multimediali, ma anche la definizione di diversi tipi e categorie di asset. Deve inoltre essere possibile assegnare gli oggetti multimediali a prodotti specifici, recuperare e migrare gli asset e gestire le diverse fonti. In particolare, le aziende con orientamento internazionale hanno bisogno di un sistema di gestione dell'internazionalizzazione affidabile, che consenta di gestire le traduzioni, di tradurre i dati relativi agli oggetti e ai prodotti, di gestire i termini tecnici, di verificare la necessità di traduzioni e di gestire i dati globali e locali. Infine, è necessaria una gestione professionale dell'output, con la possibilità di fornire dati specifici per il canale e di verificarne la qualità, di gestire gli assortimenti e di sincronizzare i dati. Inoltre, gli utenti devono essere in grado di produrre informazioni sui prodotti per un'ampia varietà di canali: per le pubblicazioni cartacee, per il commercio elettronico e mobile, nonché per la business intelligence e le soluzioni per la valutazione interna dei dati. Per poter utilizzare tutte queste funzionalità, il PIM deve essere facile da usare. Dopo tutto, vi lavorano utenti provenienti da aree molto diverse: fornitori, acquirenti, amministratori, specialisti di dati, product manager, specialisti di marketing, personale di vendita, consulenti di e- e m-commerce, personale del servizio clienti, agenzie di stampa e personale di call center.Connessione tramite interfacce preconfiguratePer un'implementazione senza problemi, le interfacce sono l'elemento fondamentale. La maggior parte delle aziende dispone già di sistemi CRM, ERP, di gestione delle merci e di logistica. A causa della molteplicità di questi sistemi, il PIM deve essere altrettanto flessibile per la connessione, a seconda delle fonti da cui i dati entrano nel PIM e dei canali in cui devono essere riprodotti. L'ideale è che sia dotato di interfacce XML preconfigurate per la gestione dell'output, in modo che i sistemi richiesti possano essere collegati via web service utilizzando interfacce basate su file. La riproduzione delle informazioni sui prodotti in base al canale viene effettuata tramite procedure guidate. Nella maggior parte dei casi, tuttavia, non è possibile farlo completamente senza personalizzazione. Di solito è necessaria un'interfaccia individuale per collegarsi al sistema informatico dell'azienda e ai sistemi di gestione della merce e degli asset multimediali. Per ridurre al minimo lo sforzo di programmazione e i costi, le aziende dovrebbero scegliere un PIM i cui componenti siano vicini allo standard o fortemente pre-programmati. La regola dell'80/20 funziona bene: l'80% dei processi dovrebbe essere mappato nello standard, in modo che solo il 20% dei processi richieda una personalizzazione. In questo modo il PIM è rapidamente pronto per l'uso e gli aggiornamenti sono facili da realizzare.Con un partner esperto al vostro fiancoNon c'è dubbio che l'introduzione di un PIM comporti molti cambiamenti e nuovi processi, ai quali i dipendenti reagiscono spesso con riserve. Per questo motivo le aziende dovrebbero coinvolgere fin dall'inizio un fornitore di servizi esperto nella gestione del cambiamento, che accompagni l'implementazione e dimostri i vantaggi del PIM in modo comprensibile per gli utenti successivi nell'ambito di un training-on-the-job. Solo un fornitore di servizi esperto ha la necessaria visione d'insieme del mercato, conosce le ultime tendenze tecnologiche, è in grado di elaborare una tabella di marcia affidabile per l'introduzione del PIM e sa a cosa prestare attenzione durante il roll-out. Inoltre, riconosce tempestivamente eventuali difficoltà e può adottare contromisure adeguate. Per un funzionamento senza intoppi, è necessario un amministratore interno che si occupi del supporto di primo livello, risponda alle domande sul funzionamento del sistema e faccia piccoli aggiustamenti - a condizione che il PIM consenta questa autonomia.Servizi completiUn buon fornitore di servizi si riconosce anche dalle sue offerte di servizi. L'implementazione del PIM è più economica e veloce se il fornitore di servizi può anche collegare il PIM a un negozio online o a una soluzione di gestione delle traduzioni tramite processi e interfacce preconfigurati, ad esempio. Per un rollout internazionale, il fornitore di servizi dovrebbe avere sedi all'estero, preferibilmente in tutto il mondo, e gestire l'introduzione del PIM a livello locale con il proprio personale. Idealmente, il fornitore di servizi dovrebbe anche gestire i propri centri dati ad alta disponibilità dove le aziende possono ospitare il loro PIM. Va da sé che il fornitore di servizi sia in costante contatto con il produttore del PIM, che lo aggiorni regolarmente e che offra un'assistenza di secondo livello 24 ore su 24, 7 giorni su 7.Il piacere più puroUna volta trovato il PIM adatto, l'azienda si convincerà rapidamente dei suoi vantaggi. Se gli utenti devono impiegare circa 15 minuti per inserire un singolo articolo nel sistema ERP, possono farlo cinque volte più velocemente nel PIM. Anche la gestione degli output è più rapida e flessibile: se un listino prezzi deve contenere immagini di prodotti, ad esempio, bastano pochi clic del mouse. Senza il PIM, il reparto vendite dovrebbe procurarsi i file immagine necessari dal reparto IT o da un'agenzia esterna. Anche il commercio di articoli di cancelleria trae vantaggio da un PIM. Ad esempio, è possibile visualizzare i prodotti corrispondenti a un acquisto nel sistema di cassa durante il processo di pagamento o pianificare il rifornimento degli scaffali: poiché i moduli degli scaffali hanno solitamente dimensioni standardizzate, le informazioni sui prodotti memorizzate nel PIM possono essere utilizzate per determinare quali prodotti devono essere collocati su quale scaffale in quale filiale. Un PIM non solo migliora l'efficienza e la produttività, ma riduce anche i costi, ad esempio perché le aziende non hanno più bisogno di altri sistemi per la manutenzione dei dati sui prodotti e possono disattivarli. Infine, ma non meno importante, il fatturato aumenta perché i clienti possono farsi un'idea migliore di un articolo prima di ordinarlo, grazie a informazioni più precise sul prodotto. Un gradito effetto collaterale: si riducono gli ordini errati e diminuisce il tasso di restituzione. Una volta che le aziende hanno fatto la loro scelta, la gestione delle informazioni sui prodotti non è più una tortura, ma un puro piacere.Autore: Achim Reupert, Direttore Vendite di arvato Systems S4M GmbH