Comment choisir un système PIM approprié ?

Un bon système de gestion des informations sur les produits peut simplifier beaucoup de choses.Ce qui a commencé il y a de nombreuses années avec l'e-commerce culmine provisoirement avec le commerce omni-canal. Si les entreprises commerciales ne veulent pas perdre le contact avec des clients qui sont potentiellement toujours en ligne et parfaitement informés sur les produits et les services, elles n'ont pas d'autre choix que de proposer leurs marchandises et leurs services via différents canaux : commerce stationnaire, boutique en ligne, application de shopping, catalogue, téléphone, etc. Compte tenu de la complexité de cette opération, les commerçants se heurtent toutefois rapidement à leurs limites lorsqu'ils tentent de maîtriser le flot de données au moyen d'une liste Excel ou d'un système ERP. Pour compliquer encore les choses, les informations sur les produits telles que les images, les graphiques, les vidéos, les sons, les descriptions de produits, les dimensions, les tailles disponibles, etc. sont souvent stockées dans différents systèmes informatiques qui ne peuvent pas communiquer entre eux.La qualité des données est une priorité absolueUn système de gestion des informations sur les produits permet d'y remédier. Pour les entreprises commerciales, cela réduit considérablement le travail de maintenance manuelle, car elles peuvent saisir et gérer toutes les données des articles de manière centralisée - d'autant plus que les informations sur les produits sont toujours actuelles, correctes et complètes. Les fabricants de marchandises doivent également veiller à l'actualité, à l'exactitude et à l'exhaustivité des données sur les articles. Dans les entreprises industrielles, plusieurs personnes issues de différents domaines participent souvent à la création des informations sur les produits : la gestion des produits fournit des informations sur les caractéristiques techniques d'un produit, le marketing contribue aux textes publicitaires, une agence externe fournit les images appropriées, etc. Si les commerçants utilisent un PIM, les fabricants introduisent leurs informations produits dans un portail fournisseur intégré. Si un contrôle automatique de la qualité des données s'avère négatif, le fournisseur doit corriger et/ou compléter les informations sur les articles. Ce n'est qu'alors que les données arrivent dans le PIM. Même dans les étapes ultérieures du processus, le PIM avertit l'utilisateur s'il tente de publier des informations sur les articles qui ne répondent pas aux exigences de qualité. Les conditions sont ainsi réunies pour que les commerçants puissent présenter leurs articles de manière cohérente et avec des informations actuelles sur tous les canaux.Must-haves I : gestion des entrées et des donnéesMais comment les entreprises trouvent-elles le système de gestion de l'information produit approprié ? L'étendue des fonctions est entre autres décisive. Le PIM doit disposer de fonctionnalités complètes pour la gestion des entrées et des sorties, pour la gestion des informations produit et des contenus numériques ainsi que pour l'internationalisation. Une gestion professionnelle des entrées tient compte non seulement de l'importation pure et simple des données, mais aussi de différentes sources de données : Systèmes de gestion des marchandises, ERP et systèmes logistiques - sans oublier les commerçants qui mettent en place leurs informations sur les articles. La synchronisation, la consolidation et la migration des données dans les systèmes cibles connectés, ainsi que la surveillance de la qualité des données, y compris le reporting, complètent l'input management. Le PIM devrait également proposer des fonctionnalités aussi complètes pour la gestion des informations sur les produits : Outre la création et la suppression de produits, les utilisateurs doivent pouvoir définir les relations entre les produits, ajouter des informations sur les prix et des textes, enregistrer des informations générales, techniques et logistiques, gérer les données spécifiques aux clients et aux canaux, définir des hiérarchies et des classifications, contrôler la qualité des données et créer des rapports.Must-haves II : gestion des actifs, de la traduction et des sortiesLa gestion des actifs, quant à elle, comprend non seulement la création et la suppression d'objets médias, mais aussi la définition de différents types et catégories d'actifs. Il doit également être possible d'attribuer des objets médias à des produits spécifiques, de récupérer et de migrer des actifs et de gérer les différentes sources. Les entreprises à vocation internationale, en particulier, ont besoin d'une gestion de l'internationalisation fiable qui leur permette de gérer les traductions, de traduire les données relatives aux objets et aux produits, de gérer les termes techniques, de vérifier la nécessité des traductions et de gérer les données globales et locales. Enfin, une gestion professionnelle de la production est nécessaire, avec des possibilités de fournir des données spécifiques aux canaux et d'en vérifier la qualité, de gérer les assortiments et de synchroniser les données. En outre, les utilisateurs doivent pouvoir diffuser les informations sur les produits pour les canaux les plus divers : pour les publications imprimées, pour le commerce électronique et mobile ainsi que pour les solutions de Business Intelligence et d'analyse interne des données. Pour pouvoir utiliser toutes ces fonctionnalités, le PIM doit être facile à utiliser. Après tout, des utilisateurs de tous les horizons l'utilisent : fournisseurs, acheteurs, administrateurs, spécialistes des données, chefs de produit, spécialistes du marketing, commerciaux, conseillers en commerce électronique et mobile, collaborateurs du service clientèle, agences d'impression et collaborateurs des centres d'appel.Connexion via des interfaces préconfiguréesPour une implémentation sans faille, les interfaces sont essentielles. La plupart des entreprises disposent déjà de systèmes CRM, ERP, de gestion des marchandises et de logistique. En raison du grand nombre de ces systèmes, le PIM doit être flexible en conséquence pour une connexion - selon les sources des données qui arrivent dans le PIM et les canaux dans lesquels elles doivent être diffusées. Dans l'idéal, il est équipé d'interfaces XML préconfigurées pour l'Output Management, de sorte que les systèmes nécessaires puissent être connectés par un service web via des interfaces basées sur des fichiers. La diffusion spécifique des informations sur les produits s'effectue via des assistants. Dans la plupart des cas, il n'est toutefois pas possible de procéder à une adaptation complète. La connexion au système informatique de l'entreprise, au système de gestion des marchandises et au système de gestion des ressources médias nécessite en général une interface individuelle. Afin de réduire au maximum la programmation et les coûts, les entreprises devraient choisir un PIM dont les composants sont proches du standard ou fortement préprogrammés. La règle des 80/20 leur convient parfaitement : 80% des processus doivent être représentés dans la norme, de sorte que seuls 20% des processus nécessitent une adaptation individuelle. Un PIM est alors rapidement opérationnel et les mises à jour sont faciles à effectuer.Avec un partenaire expérimenté à vos côtésIl ne fait aucun doute que l'introduction d'un PIM entraîne de nombreux changements et de nouveaux processus, ce qui suscite souvent des réserves de la part des collaborateurs. C'est pourquoi les entreprises devraient faire appel dès le début à un prestataire de services expérimenté dans la gestion du changement, qui accompagne l'implémentation et démontre les avantages du PIM de manière compréhensible pour les futurs utilisateurs dans le cadre d'une formation sur le tas. Seul un prestataire de services expérimenté dispose de la vue d'ensemble nécessaire sur le marché, connaît les dernières tendances technologiques, peut élaborer une feuille de route solide pour l'introduction du PIM et sait à quoi il faut faire attention lors du déploiement. De plus, il reconnaît à temps les éventuelles difficultés et peut les résoudre de manière adéquate. Pour un fonctionnement sans faille, il faut un administrateur interne qui assure le support de premier niveau, répond aux questions sur l'utilisation du système et procède à de petites adaptations - à condition que le PIM permette cette autonomie.Des services completsUn bon prestataire de services se reconnaît aussi à ses offres de services. L'implémentation du PIM est moins chère et plus rapide si le prestataire de services peut relier le PIM à une boutique en ligne ou à une solution de gestion de traduction par exemple, via des processus et des interfaces préconfigurés. Pour un déploiement international, le prestataire de services devrait avoir des sites à l'étranger, de préférence partout dans le monde, et s'occuper de l'introduction du PIM sur place avec ses propres collaborateurs. Dans l'idéal, le prestataire de services exploite même ses propres centres de données à haute disponibilité, dans lesquels les entreprises peuvent héberger leur PIM. Il va de soi que le prestataire de services est en contact permanent avec le fabricant du PIM, qu'il installe régulièrement des mises à jour et qu'il offre un support de deuxième niveau 24h/24 et 7j/7.Le plaisir à l'état purUne fois qu'une entreprise a trouvé le PIM qui lui convient, elle est rapidement convaincue de son utilité. Si les utilisateurs doivent consacrer environ 15 minutes à la saisie d'un seul article dans le système ERP, ils le font cinq fois plus vite dans le PIM. La gestion de la production est également plus rapide et plus flexible : si une liste de prix doit par exemple contenir des images de produits, quelques clics de souris suffisent. Sans PIM, le service commercial devrait se procurer les fichiers image nécessaires auprès du service informatique ou d'une agence externe. Le commerce stationnaire profite également d'un PIM. Il est par exemple possible d'afficher les produits correspondant à un achat dans le système de caisse pendant le processus de paiement ou de planifier l'approvisionnement des rayons : comme les modules des rayons ont généralement des dimensions standardisées, il est possible de déterminer quels produits doivent être placés dans quel magasin, dans quel rayon et à quel endroit, sur la base des informations sur les produits stockées dans le PIM. Le PIM améliore donc non seulement l'efficacité et la productivité, mais réduit également les coûts, par exemple parce que les entreprises n'ont plus besoin d'autres systèmes de gestion des données produits et peuvent les désactiver. Enfin, le chiffre d'affaires augmente car les clients peuvent se faire une meilleure idée d'un article avant de le commander grâce à des informations plus précises sur le produit. Un effet secondaire bienvenu : il y a moins d'erreurs de commande et le taux de retour diminue. Une fois que les entreprises ont fait leur choix, la gestion des informations produits n'est plus une corvée, mais un véritable plaisir.Auteur : Achim Reupert, directeur des ventes d'arvato Systems S4M GmbH