Idee per il congresso del futuro da regalare

I circa cento rappresentanti dell'industria hanno approfittato dell'opportunità di incontrarsi e scambiare esperienze durante i workshop open space.Inoltre, il laboratorio sui topi è stato presente per la prima volta dall'11 al 13 giugno all'evento Fiera MEXCON 2014 a Berlino. Il progetto di ricerca sul "Congresso del futuro" è stato lanciato nel 2013 dal Lake Constance Meeting Network. Quest'anno, il team del progetto ha invitato al laboratorio di ricerca sei nuovi esperti di diverse professioni: un giornalista, un architetto, un ricercatore di giovani, uno sviluppatore organizzativo, un formatore outdoor e un rappresentante del settore. Dopo un ritiro di due giorni, il terzo e ultimo giorno i ricercatori hanno presentato i loro risultati a un centinaio di rappresentanti del settore nella Festspielhaus di Bregenz. In modo esemplare, non si è trattato di una conferenza convenzionale: in sei presentazioni Pecha Kucha di sei minuti e quaranta secondi ciascuna, gli esperti hanno coinvolto il pubblico in modo tematico. Nei successivi workshop open space, si sono impegnati in un intenso scambio di esperienze con i partecipanti.Uscire dalla zona di comfortIl credo della moderatrice e giornalista Andrea Thilo, ad esempio, è stato "uscire dalla propria zona di comfort". Basandosi sul detto "prendere ti rende felice - dare ti rende beato", ha suggerito di utilizzare l'intelligenza di sciame di un gruppo. I partecipanti al congresso dovrebbero avere l'opportunità di diventare "condivisori" e di condividere le proprie conoscenze ed esperienze con gli altri, "ma senza perdere di vista l'importanza dei relatori", ha sottolineato Thilo.

Urs Treuthardt, responsabile del Convention Bureau del Turismo di San Gallo-Lago di Costanza, raccomanda di uscire dagli standard, anche nelle pubbliche relazioni. Ad esempio, la sua azienda non comunica più tramite newsletter, ma tramite video straordinari: Treuthardt ha anche sottolineato quanto sia importante "riflettere le esigenze di tutti i partecipanti al congresso". Cioè quelle dei partecipanti, dei relatori, degli organizzatori, della sede e persino degli sponsor: "questa è la grande sfida".

Lo spazio come attore sottovalutatoTutti hanno concordato sul fatto che gli spazi giocano un ruolo centrale. Non è solo l'architettura delle sedi degli eventi - parola chiave: sedie avvitate - a dover essere ripensata. Per l'architetto Andrea Hofmann, "gli spazi stessi diventano attori, anche quelli intermedi o di rottura. Non sono solo passivi, ma possono ispirare". Consentono il movimento e quindi favoriscono la capacità di apprendere e ricordare, ha aggiunto l'istruttore outdoor Charly Siegl.

Anche lo spazio, nel senso di spazio libero, è stato preso in considerazione: È importante "dare ai congressi una struttura, ma allo stesso tempo consentire libertà e flessibilità, sia in termini di spazio che di contenuti", ha spiegato la programmatrice e drammaturga dell'evento Tina Gadow.Cultura MICE sostenibileAscolto passivo e co-creazione attiva, fasi di movimento e di riposo, creatività co-creativa e desiderio di controversia: Per soddisfare le esigenze di tutti i partecipanti, gli organizzatori del congresso devono trovare un ampio equilibrio. Il laboratorio dei topi non fornisce una ricetta pronta per l'uso: "I partecipanti e le parti interessate ricevono da noi sensibilizzazione e domande che dovrebbero porsi quando pianificano un evento", ha riassunto Tina Gadow. "Si può capire se un congresso è ben preparato o meno".Informazioni sul Bodensee MeetingIl Bodensee Meeting, promotore del mice lab, è una rete transnazionale di 14 rappresentanti del settore congressuale, turistico ed economico. Da oltre vent'anni si occupa di commercializzare la regione del Lago di Costanza come destinazione per congressi e conferenze. Ogni anno sul Lago di Costanza si tengono più di mille congressi ed eventi di più giorni. Con il progetto mice lab per la ricerca sul futuro dei congressi, la regione è diventata anche un centro di impulso per il settore.I membri provengono da Germania, Austria, Svizzera e Liechtenstein. I membri provengono da Germania, Austria, Svizzera e Liechtenstein e sono: Insel Mainau, Kultur- & Congress-Centrum Graf-Zeppelin-Haus di Friedrichshafen, Lindau Tourismus und Kongresse, Meersburg Tourismus, Milchwerk Radolfzell, Singen Congress, Tourist-Information Konstanz, Überlingen am Bodensee, Convention Partner Vorarlberg, Festspielhaus Bregenz, Säntis-Schwebebahn, St. Gallen-Bodensee Convention, Würth Haus Rorschach, SAL - Saal am Lindenplatz di Schaan.Info: www.bodenseemeeting.com