"Après trois jours de travail à domicile, nous sommes déjà une agence différente de celle d'il y a une semaine".

Le coronavirus n'est pas seulement omniprésent dans les médias, mais il fait lentement mais sûrement son entrée dans le travail quotidien concret des gens. Afin de protéger les collaborateurs et donc leur propre entreprise, de nombreuses entreprises délocalisent de plus en plus le travail vers le Home Office. C'est le cas de Spinas Civil Voices. L'agence zurichoise spécialisée dans les ONG a envoyé ses collaborateurs - à quelques exceptions près - à la maison pour qu'ils y travaillent. Comment cela fonctionne-t-il ? Werbewoche.ch s'est entretenu avec le fondateur de l'agence, Lorenz Spinas.

Werbewoche.ch : Lorenz Spinas, qu'est-ce qui vous a concrètement incité à passer en grande partie au travail à domicile en raison du coronavirus ?

Lorenz Spinas : Le danger potentiel : un employé infecté signifie : une mise en quarantaine de toute l'agence, des dizaines de rendez-vous de livraison manqués, bref, un scénario qui mettrait en péril la poursuite de notre existence.

Comment était réglé le travail à domicile avant le coronavirus chez Spinas Civil Voices ?

De manière situationnelle et individuelle, peut-être un tiers des collaborateurs ont utilisé cette possibilité de temps en temps. Cela a été un grand avantage lors du changement radical de lundi de cette semaine, car il n'y avait rien de complètement nouveau pour l'équipe et les outils de communication nécessaires avaient déjà été testés.

Un noyau de six personnes arrivant par transport individuel reste à l'agence. Sont-ils volontaires ou "obligés" de rester en place ?

Absolument volontaire et libre de tout mécontentement. Il était clair pour tous que nous ne pouvions gérer cette situation exceptionnelle qu'en équipe. Ce qui a suscité le plus de discussions, c'est que personne ne devait venir à l'agence avec les transports publics en raison du risque accru de contagion.

Cela fonctionnerait-il si ces six personnes rentraient également chez elles ?

Nous essayons de l'éviter autant que possible, car ce n'est que petit à petit que nous verrons si nous avons encore besoin de l'une ou l'autre chose de l'agence. Par exemple, seules les données des deux dernières années se trouvent dans le cloud. En cas de besoin, les gens de l'agence peuvent plus facilement télécharger des données plus anciennes dans le cloud que via un accès externe au serveur dans la cave. Mais nous pourrions aussi assurer la plupart des choses si tout le monde devait travailler de chez soi.

Comment organisez-vous la communication au sein de l'équipe et avec les clients ?

Nous utilisons trois outils pour communiquer : 1. Slack pour la documentation interne des projets, 2. Dropbox Business pour les données, 3. Whereby pour les réunions en équipe et avec les clients.

Et comment fonctionne l'échange ?

Jusqu'à présent, la collaboration se passe très bien, nous ne ressentons aucun retard dans les projets.

Quels processus sont plus difficiles à mettre en place lorsque la plupart des collaborateurs travaillent à domicile ?

De nombreux créatifs préfèrent s'asseoir ensemble dans un bureau pour concevoir plutôt que devant un écran. Nous verrons bien si la créativité en pâtit.

Constatez-vous également des domaines dans lesquels le travail à domicile présente des avantages par rapport au travail en agence fixe ?

"Parfait, maintenant nous avons d'un seul coup une agence 100 % numérisée", a déclaré notre stratège numérique après l'annonce interne.

Y a-t-il des activités quotidiennes de l'agence - comme les pitchs - qui ne peuvent pas être réalisées "à distance" et qui nécessitent donc la présence physique des collaborateurs ?

Les clients sont actuellement très disposés à utiliser la vidéoconférence. Cela pourrait tout à fait être valable au-delà de la phase Corona. Jusqu'à présent, nous communiquions déjà en grande partie de cette manière avec nos clients en Allemagne, car sinon nous devrions prendre l'avion à chaque fois.

Est-il possible de mettre en œuvre une campagne de A à Z via Home Office si la phase Corona se prolonge ?

Si cette crise se prolonge, cela doit être possible. Nous partons du principe que nous trouverions une solution pour tout, sauf pour l'esprit d'équipe et les échanges informels dans les couloirs et en cuisine. Mais une période de vaches maigres de quelques mois ne serait pas non plus un problème.

Le travail à domicile n'est pas à la portée de tout le monde - il faut être "fait" pour cela et avoir l'autodiscipline nécessaire. Votre équipe est-elle bien équipée à cet égard ?

C'est une question d'habitude, mais la grande motivation de notre équipe y contribue.

Les industries créatives se prêtent-elles bien au travail à domicile - par rapport à d'autres secteurs ?

Les personnes qui travaillent dans le domaine de la communication aiment s'ouvrir à la nouveauté, ce sont donc des conditions idéales.

Combien de temps continuez-vous à travailler à domicile ?

Personne ne sait comment les choses vont évoluer, pas même nous.

Une fois que le coronavirus aura été éliminé, reviendrez-vous à votre quotidien d'agence habituel ou, le cas échéant, y aura-t-il des choses que vous reprendrez de votre temps de travail à domicile ?

Après trois jours, nous sommes déjà une autre agence qu'il y a une semaine. Ce qui fait ses preuves en cette période de crise, nous le poursuivrons sans doute sous une forme ou une autre.