Comment atteindre ses collaborateurs ?

La liste des journaux du personnel supprimés se lit comme le Who's who de l'économie suisse. Des entreprises du secteur bancaire et des assurances comme Swiss Re, Swiss Life, Julius Bär CS et Raiffeisen renoncent au journal du personnel imprimé. Tamedia et NZZ sont les représentants les plus éminents du secteur de la presse qui n'envoient plus de magazine à leurs collaborateurs.Imprimé, en ligne, les deux ou tout à la fois ?Parmi les 100 plus grandes entreprises suisses, 60% publient encore une publication imprimée destinée aux collaborateurs. (Source : Perikom Faktencheck 2017). Souvent, la version imprimée est également mise à disposition sous forme de fichier PDF. Il est rare que des versions en ligne spécialement préparées soient créées et contiennent des contenus interactifs et audiovisuels.MK a demandé à des experts en communication comment les entreprises atteignent aujourd'hui au mieux leurs collaborateurs, quels canaux sont choisis et quels contenus sont transmis de préférence.La communication interne doit être adaptée à la mobilitéIK goes mobile, Cordula Rieger, membre de la direction de Farner Consulting AG, Zurich, en est convaincue. Pour la communication interne (CI), l'Intranet est actuellement le média principal dans la plupart des grandes entreprises suisses. Ce canal de communication interne est toutefois de plus en plus remplacé par des plateformes de dialogue mobiles et des "Corporate Chats". C'est le seul moyen d'atteindre les collaborateurs du service externe ou ceux qui ne disposent pas d'un poste de travail PC avec leurs terminaux privés. Exemple : Globus a entièrement converti sa communication interne dans les magasins à l'application de chat interne Beekeeper.Renaissance hors ligne ?Malgré ou justement à cause de la numérisation croissante, nous assistons à une sorte de "renaissance de la communication hors ligne". Les réunions en salle, les conférences de direction ou la bonne vieille fête des collaborateurs restent des éléments importants du mix CI. Le fait est que les rencontres physiques ont tendance à se raréfier. Mais quand on le fait, c'est pour de vrai : pour des événements de qualité, de vraies interactions et des expériences émotionnelles. Et comme toujours : les morts vivent plus longtemps. Les publications imprimées destinées aux collaborateurs ont toujours ou à nouveau une grande valeur auprès des destinataires.Qui doit communiquer quoi ?Cette question met en évidence un dilemme central de la communication interne : Les services de communication communiquent naturellement ce qui tient à cœur à la direction, c'est-à-dire les "grands thèmes" comme les visions et les stratégies. Les collaborateurs recherchent avant tout deux choses : une orientation claire sur l'orientation de l'entreprise et des informations concrètes sur les "petits sujets proches". Ainsi, un client a étudié en détail l'utilisation des différents contenus de l'intranet afin de déterminer lesquels devraient être disponibles sur mobile. Le menu actuel de la cafétéria et le plan d'occupation des salles de réunion sont arrivés en tête de liste.Le secteur détermine le canal de communicationComment et sur quoi les collaborateurs s'informent-ils actuellement ? Pour Jana Leonhard, conseillère chez Prime Communications à Zurich, ce sont les premières questions à se poser pour connaître la situation actuelle.L'expérience montre que le bon canal pour atteindre les collaborateurs dépend fortement de la branche. Ainsi, une entreprise de services atteint aujourd'hui ses collaborateurs le plus rapidement par le biais du canal numérique. En revanche, dans les entreprises industrielles, qui comptent beaucoup d'employés de production, un magazine imprimé destiné aux collaborateurs permettra d'atteindre davantage de collaborateurs que les canaux numériques.Des questions qui demandent une réponse :- le contenu : les contenus peuvent-ils être clairement véhiculés par le canal choisi?- la rapidité : à quelle vitesse le groupe cible peut-il ou doit-il être atteint?- l'acceptation : les canaux choisis sont-ils effectivement utilisés et acceptés?- la capacité de dialogue et de feedback : le canal permet-il l'échange d'idées et d'opinions?- l'émotion : le canal permet-il de transmettre des émotions?Que ce soit sous forme numérique ou imprimée, l'expérience en matière de communication interne montre qu'un mélange équilibré de thèmes reste l'alpha et l'oméga du succès de la communication interne - à condition que les collaborateurs soient interpellés par les bons canaux.Contact numérique ou personnel, lequel est le plus apprécié ?Les canaux numériques ont l'avantage de pouvoir fournir des informations rapidement et globalement, pour autant qu'Internet soit disponible. "Différents formats sont disponibles en fonction du message, des textes courts aux vidéos, qui ont un effet plus authentique qu'un magazine imprimé", explique le Dr Cornelia Bachmann, propriétaire de P-Art. Il est également plus facile de lancer un dialogue avec des plateformes numériques, par exemple avec des outils de messagerie d'entreprise qui fonctionnent de la même manière que le très populaire WhatsApp.Comment se prémunir contre les erreurs ?"Ne vous lancez pas à corps perdu, mais élaborez un concept", conseille Bachmann. "Impliquez le service du personnel, les représentants des employés et les collaborateurs dans la conception et, le cas échéant, dans un test. Demandez quels contenus sont importants pour les collaborateurs, faites-les participer". La communication interne ne peut être efficace que si elle est acceptée par les collaborateurs.Les canaux de communication peuvent être choisis différemment selon la taille de l'entreprise. Ceux qui sont finalement utilisés sont généralement une question de ressources. "Une communication régulière, ouverte et transparente est à mon avis essentielle", déclare Andreas Schneider, directeur et propriétaire de F+W Communications. "L'utilisation cross-média du contenu a du sens, car on peut jouer sur plusieurs canaux avec une seule communication".La régularité donne de la sécuritéIl peut être utile d'approfondir les thèmes abordés sur l'Intranet ou par le biais de la newsletter électronique dans un magazine mensuel ou trimestriel destiné aux collaborateurs. "Les PME ayant plusieurs sites devraient également envisager la possibilité d'organiser des déjeuners tous les deux mois", déclare Schneider. "La direction a ainsi la possibilité de prendre position sur les événements actuels sur les différents sites". Cela peut s'avérer judicieux dans les entreprises où les collaborateurs travaillent souvent en dehors des sites. Cela permet de renforcer les liens avec l'entreprise.Quels sont les contenus qui sont bien accueillis ?Pour Tanja Hollenstein, membre de la direction de cR Kommunikation, une couverture complète par différents canaux est très importante. Les collaborateurs doivent avoir un accès facile aux informations, avec les moyens qui leur sont familiers. Même les collaborateurs qui n'ont pas accès à un ordinateur doivent pouvoir accéder aux informations via leur téléphone portable. Les thèmes complexes de l'entreprise doivent être transmis de manière ludique par différents canaux afin que les faits puissent être compris. Un dialogue doit être stimulé, amorcé et mené à différents niveaux dans le cadre d'un échange personnel. En complément, on privilégie souvent des thèmes qui sont également intéressants pour les collaborateurs à titre privé et qui peuvent néanmoins avoir un lien avec l'entreprise. De plus, des thèmes tels que le sport, les loisirs ou la mobilité renforcent la fidélisation des collaborateurs.