Reconnaître et sélectionner

LIEUX SPÉCIAUX Des connaissances spécifiques sont nécessaires lorsqu'il s'agit de repérer et de sélectionner des lieux particuliers pour des réunions et des événements. MK a posé des questions à ce sujet à Carole Ramuz, copropriétaire et Managing Director de Brandsoul AG pour la communication en direct. Cet article est paru dans l'édition d'octobre du magazine spécialisé "Réunions et événements" est apparu.MK Comment et où la recherche peut-elle avoir lieu ?CAROLE RAMUZ En tant qu'agence de communication live, le repérage de lieux fait partie de notre quotidien. Nous commençons la recherche dans notre propre base de données. Les plans, les spécifications techniques, la taille, les notes sur les expériences accumulées, le caractère, les images y sont enregistrés. Cela nous permet de réagir rapidement et de manière ciblée aux demandes. De plus, les fournisseurs potentiels et les Destination Management Companies (agences réceptives) nous contactent en permanence, nous rendent visite et nous informent des nouveautés, de sorte que de tels contacts peuvent également être activés.MKQue dois-je savoir en premier ?RAMUZIl faut d'abord commencer par le message à placer. Le lieu fait partie d'un concept global et ne doit en aucun cas être considéré comme une mesure isolée. Tout est communiqué ! Le lieu doit être adapté à l'objectif de l'événement. S'il s'agit d'un événement avec des ateliers, il faut des salles qui permettent aux groupes de travail de se réunir. Il faut également tenir compte du programme d'accompagnement, comme les activités en plein air, les concerts ou autres spectacles. La plupart du temps, différents facteurs doivent être combinés. En voici un exemple : On nous a demandé en février de trouver à court terme un lieu en Suisse, de préférence dans les montagnes. Pour atteindre l'objectif de l'événement, il fallait de la neige. Pour les invités, il fallait trouver à court terme quelques centaines de possibilités d'hébergement. Pour tester le produit, il fallait dans ce cas précis un circuit de voitures. Pour une telle demande, la localité joue un rôle moins central. L'infrastructure est plus importante et peut être répartie dans différents endroits si elle peut être intégrée de manière judicieuse comme élément de l'événement.MK Quelles caractéristiques du lieu dois-je rechercher, que ne faut-il en aucun cas oublier ?RAMUZ Comme nous l'avons mentionné, le rôle le plus important est celui du concept. Lors de la recherche du lieu adéquat, le temps de trajet, l'accessibilité et l'infrastructure sont importants. Le point de vue des personnes invitées doit également être pris en compte. Si les invités viennent de l'étranger, un transfert rapide et de qualité est essentiel. S'il s'agit de familles, l'accès par les transports publics est important. S'il s'agit d'une manifestation pour personnes à mobilité réduite, le chemin pour les personnes en fauteuil roulant est essentiel. Lors de la clarification détaillée, on vérifie les disponibilités et les dates. Il doit également être clair à ce moment-là si l'événement nécessite un temps de montage et de démontage. En outre, le budget doit être pris en compte. Lors de l'établissement du budget, il est important de savoir quels sont les frais annexes. En ce qui concerne la location, il faut à nouveau considérer l'ensemble. S'il s'agit d'une salle vide, la location sera certainement moins chère, mais les frais de montage (de la technique à la restauration) seront très élevés. Si l'événement a lieu dans un hôtel, le prix peut être considéré comme complet. Le coût de l'ensemble des corps de métier (restauration, nettoyage, technique, décoration, sécurité, etc.) doit être connu avant le choix définitif du lieu.MKQuelle est l'importance du caractère du lieu ?RAMUZC'est précisément lors d'un événement public que, outre le programme, le lieu joue un rôle important dans la réussite de la manifestation. Or, le lieu peut éveiller la curiosité et l'enthousiasme du public, y compris pour les événements d'entreprise. Ou encore susciter des émotions telles que la joie, la fierté et la motivation. Lors de la recherche d'un lieu, la créativité n'a pas de limites. Les musées, les gares, les moyens de transport, les écoles, les lieux pop-up, les fermes ou les lieux temporaires, comme les tentes par exemple, sont des alternatives possibles et intéressantes aux lieux d'événements classiques.MK Quand devrais-je plutôt miser sur un lieu spécial ou sur un hôtel de conférence ? RAMUZSi le budget est serré, il est plus judicieux de réserver un hôtel de conférence. Il est également judicieux de réserver un hôtel de conférence lorsque l'événement dure plusieurs jours et que l'hôtel peut être réservé exclusivement à cet effet. Les lieux spéciaux demandent généralement plus d'efforts. Toutefois, le caractère d'un événement peut être mieux mis en valeur, car le lieu spécial peut être adapté exactement aux besoins de l'événement. Dans un hôtel de conférence, le client sait plutôt à quoi s'attendre. Dans un lieu spécial, il est donc plus ouvert à la découverte.MKDois-je chercher moi-même ? RAMUZ Bien sûr, on peut chercher soi-même. Mais il est judicieux de passer un contrat si la recherche est plus complexe. La plupart du temps, on n'a pas besoin d'un seul lieu, mais de différents lieux tels que des hôtels, un lieu de réalisation, des possibilités de repas et aussi des éléments logistiques. Il arrive souvent que les clients choisissent le lieu avec l'arrière-pensée d'économiser de l'argent. C'est très dommage, car l'événement doit ainsi s'adapter au lieu. Or, c'est exactement l'inverse qui devrait se produire : Le lieu doit servir l'objectif.

5 conseils d'emplacement de Carole Ramuz

1. design de luxe et aventure à l'hôtel ION à Selfoss, Islande2. Hôtel Kakslauttanen, Arctic Resort dans l'outback finlandais à Saariselkä3. Jumbo Stay, réunion et nuitée dans un B747 à Stockholm, Suède4. Un tube de canal pour passer la nuit au Das Park Hotel à Ottensheim, Autriche5. La nature à l'état pur au Treehotel, au cœur de la forêt vierge de Harads, Suède Auteur : Ruedi Ulmann