Diese Geschäftsberichte und Magazine sind ausgezeichnet

Von der Idee über die Planung und Realisation bis zum Versand einer umfangreichen Unterneh­mens­publikation vergeht viel Zeit. Zeit, die gegen Ende des Prozesses immer kostbarer wird. Welcher Weg führt am effizientesten zum Ziel? Grundsätzlich gibt es drei mögliche Abläufe. Verbreitet ist die Organisation der internen Projektleitung, welche das Projekt von Anfang bis Ende führt. Die zweite Möglichkeit ist, das ganze Projekt an einen oder mehrere Dienstleister auszulagern und «nur» den Content zu liefern. Die dritte Variante ist eine Kombination beider Methoden.

Langfristige Partnerschaften

Bei einem so grossen und sich immer wiederholenden Prozess sind für Jolanda Meyer eingespielte Prozesse wichtig. Darum setzt die St.Galler Kantonalbank auf langfristige Partnerschaften und Professionalität. Die definierten und bewährten Prozesse und Allianzen schaffen Sicherheit für Inhalte, Termine und Kosten.Um eine fehlerfreie Publikation zu erreichen, wird der gesamte Geschäftsbericht am Schluss gründlich (extern) lektoriert. Geprüft wird auch die Plausibilität der Zahlen. Da der Bericht nur in deutscher Sprache erscheint, werden keine Übersetzungen benötigt. Das erleichtert den Ablauf. Die finale Kontrolle erfolgt durch die Finanzabteilung, die externe Revision und die Unternehmenskommunikation. Die endgültige Freigabe erteilen Geschäftsleitung und Verwaltungsrat. Als hilfreiches Tool in der Projektabwicklung hat sich das Publishing-Tool ns.publish bewährt. Es erlaubt allen Beteiligten effizientes Arbeiten ohne Überschneidungen.

Die Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern

Die Clariant, weltweit tätiger Schweizer Konzern im Bereich der Spezialchemie, setzt auf die Zusammenarbeit mit Partnern. Dienstleister aus dem In- und Ausland werden für Redaktion, Konzept, Grafik, Online-Reports, Fotos, Übersetzungen und Druck eingesetzt.Für die Projektkoordination hat die «One source of truth» eine zentrale Funktion. Dieses Excel-Dokument ist das zentrale Datendokument und enthält alle relevanten Kennzahlen des integrierten Berichts. Es liegt auf Sharepoint, um von den jeweiligen Personen, welche die Kennzahlen zur Verfügung stellen, selbstständig gepflegt und aufdatiert zu werden. Als Redaktionssystem kommt ns.publish von Neidhart + Schön zum Einsatz. GlobalLink dient dabei als Übersetzungstool sowie als Re­view­plattform. Der Austausch von Informationen und Dokumenten geschieht intern und extern mithilfe von Sharepoint und E-Mail.

Wer bekommt was?

Die Zielgruppen des integrierten Berichts sind breit gefächert: Private und institutionelle Investoren / Aktionäre, Proxy Advisor (Stimmrechtsberater), Journalisten, Lieferanten, Kunden, Wissenschafter, NGOs, Nachhaltigkeitsexperten, bestehende und potenzielle Mitarbeiter sind Empfänger.Das allgemeine Konzept – und so auch die grundsätzliche Entscheidung für die integrierte Berichterstattung – wird von Clariants Kommunikation vorangetrieben. Das Integrated Reporting Team arbeitet mit einem klaren Mandat des Verwaltungsrats und des Executive Committees. Der Integrierte Bericht wird als Printdokument und online veröffentlicht.

Print und Online mit den richtigen Partnern

Bei der Konzepterarbeitung werden beide Kanäle berücksichtigt. Die Umsetzung läuft integriert mit Einbezug der Stärken des jeweiligen Ausgabekanals und fokussiert auf die jeweilige Zielgruppe.Die Anforderungen an die externen Partner sind unterschiedlich. Je nach Aufgaben, die Swisscom vergibt, sind Know-how und Erfahrung in der Unternehmensberichterstattung, in Layout- oder Online-Umsetzungen gefragt. Gefragt sind auch innovative Ansätze und eine unkomplizierte Vorgehensweise. Ganz wichtig ist eine vertrauenswürdige Basis, welche die Grundlage für eine längerfristige Zusammenarbeit bildet.

Kontrolle und Tipps

Diverse Gremien sind in den Clearingprozess involviert: Review Teams, Disclosure Committee, Steering Board, Abnahme durch Audit Committee und Verwaltungsrat. Die Verantwortung für die Richtigkeit der Sprachversionen der diversen Berichte liegt bei der Projektleitung und dem Kernteam.Wertvoll im Prozess der Berichterstattung ist sicherlich ein eingespieltes Team, das sich auch in hektischen Phasen nicht aus der Ruhe bringen lässt, und klare Verantwortlichkeiten. Der enge Terminplan und die daraus resultierenden Aufgaben müssen ständig überwacht werden. Für den ganzen Projektablauf sind Unterstützung und Akzeptanz des Top-Managements sehr wichtig.